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财务报销流程规范与操作手册

前言

为进一步加强公司财务管理，规范财务报销行为，明确报销流程及相关人员职责，提高工作效率，确保公司资金安全与合理使用，特制定本手册。本手册旨在为公司全体员工提供清晰、实用的报销指引，确保各项费用支出符合国家法律法规及公司内部管理制度。请各部门及全体员工认真学习并严格遵照执行。

第一章报销基本原则

1.1真实性原则

所有报销业务必须基于真实的经济业务发生，报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚构、伪造或变造原始凭证。

1.2合法性原则

报销的费用支出必须符合国家财经法律法规、税收政策及公司内部财务管理制度的规定。

1.3合规性原则

报销流程、审批权限、报销标准等必须严格遵守公司相关规定，确保各项审批手续完整、合规。

1.4及时性原则

各项费用支出发生后，经办人应及时整理相关凭证并办理报销手续，避免长期积压。

1.5经济性原则

在符合业务需求的前提下，力求节约，杜绝不必要的开支，提高资金使用效益。

1.6权责对等原则

报销业务实行“谁经办、谁负责”的原则，经办人对报销业务的真实性、合法性、合规性负直接责任。

第二章报销准备与原始凭证要求

2.1原始凭证的种类

原始凭证是指在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。主要包括：

*发票：国家税务部门监制的各类发票，如增值税专用发票、增值税普通发票等。

*财政票据：行政事业单位开具的财政非税收入票据等。

*其他合法凭证：如行程单、付款凭证、验收单、合同（协议）复印件、情况说明等能够证明经济业务发生的辅助性凭证。

2.2原始凭证的基本要求

*真实性：凭证上的经济业务内容、数量、金额等必须真实无误。

*完整性：凭证的各项要素（如开票日期、开票单位、发票抬头、税号、品名、规格、数量、单价、金额、开票人、复核人、收款人等）必须填写齐全、清晰，不得涂改、挖补。

*合法性：凭证必须符合国家税务管理规定，套印全国统一发票监制章或财政票据监制章。

*关联性：原始凭证应与报销业务内容直接相关，能够清晰反映费用发生的原因、对象和过程。

2.3特殊原始凭证的处理

*电子发票：电子发票与纸质发票具有同等法律效力。报销时应提供电子发票的打印件或电子版，并确保其真实性和唯一性，防止重复报销。建议使用公司指定的电子发票管理系统进行管理。

*分割单：对于共同负担的费用，若无法取得全额发票，可凭发票复印件和费用分割单（需注明费用总额、分割金额、分摊依据及各方签字）办理报销。

*境外票据：境外取得的原始凭证，应附有中文译本，并由经办人对其真实性、合规性负责。若票据为外文，需标注关键信息的中文含义。

2.4原始凭证的粘贴

*原始凭证应分类整理，按照一定的顺序（如时间顺序或金额大小顺序）整齐粘贴在“原始凭证粘贴单”上。

*粘贴时应从右至左、从上至下，留有装订线位置，避免覆盖票据金额、印章等关键信息。

*同类票据应集中粘贴，较大的票据可折叠成与粘贴单大小一致。

*粘贴应牢固，防止脱落，但不可使用订书机装订原始凭证。

第三章报销单填写规范

3.1报销单的选择

根据费用性质选择合适的报销单类型，如“费用报销单”、“差旅费报销单”等。

3.2填写要求

*内容完整：报销单上的各项栏目（如报销部门、报销日期、报销人、事由、附件张数、费用明细、大小写金额等）均需如实、完整填写。

*字迹清晰：填写时应使用蓝黑墨水或碳素笔，字迹工整、清晰，不得潦草、涂改。如有错误，应重新填写。

*金额准确：大小写金额必须一致，不得有涂改痕迹。小写金额前应加“￥”符号，大写金额前应顶格填写，无数字的位数用“零”补齐。

*事由明确：“报销事由”应简明扼要地说明费用发生的原因、时间、地点、涉及人员等关键信息，便于审批人理解和审核。

*附件齐全：如实填写附件张数，并确保所附原始凭证与报销单内容相符。

第四章报销审批流程

4.1一般审批流程

常规费用报销通常遵循以下审批路径：

1.经办人填写报销单并粘贴原始凭证：确保所有信息准确无误，附件齐全。

2.部门负责人审核：对本部门费用支出的真实性、必要性、合规性及费用标准执行情况进行审核。

3.财务部门审核：财务人员对报销凭证的合法性、合规性、完整性，报销金额的准确性，以及报销流程的完整性进行专业审核。

4.分管领导审批：（根据公司授权体系确定是否需要）对分管范围内的费用支出进行审批。

5.总经理/董事长审批：（根据公司授权体系及费用金额大小确定）对超出一定额度或特定类型的费用支出进行最终审批。

6.出纳付款：财务部门在收到审批完整的报销单后，按照公司资金支付管理规定办理付款手续。

4.2审批职责