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企业合同签订流程管理与审核模板

一、适用业务场景

日常采购合同（原材料、设备、服务采购等）；

销售合同（产品销售、服务提供等）；

合作协议（项目合作、联合开发等）；

劳动合同（新员工录用、岗位调整等）；

租赁合同（办公场地、设备租赁等）；

其他具有法律约束力的业务协议。

通过标准化流程管理，保证合同签订的合规性、效率性，降低法律风险，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程

步骤1：合同需求发起与起草

责任主体：业务部门（如采购部、销售部、人力资源部等）。

操作说明：

业务部门根据合作需求，明确合同双方主体信息（合作方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容、权利义务、金额、履行期限、违约责任等核心条款；

使用企业标准合同模板（无模板时参考行业范本），起草合同文本，保证条款表述清晰、无歧义；

起草完成后，发起合同审批流程，通过OA系统或纸质流程提交至法务部门及相关部门负责人。

步骤2：法务部门审核

责任主体：法务部门（或指定法务专员）。

操作说明：

法务部门收到合同后，重点审核以下内容：

合同主体资格是否合法（合作方是否具备相应资质、授权是否有效）；

合同条款是否符合法律法规及企业内部制度；

权利义务是否对等，违约责任是否明确；

知识产权、保密条款等特殊约定是否完整；

审核通过后，在审批系统中签署“同意”意见；若存在需修改条款，标注具体修改意见并退回业务部门重新起草。

步骤3：财务部门审核

责任主体：财务部门（或指定财务专员）。

操作说明：

财务部门重点审核合同中的财务相关条款：

合同金额、付款方式、结算周期是否符合企业财务制度；

税费承担、发票开具要求是否明确；

履约保证金、违约金等财务条款是否合理；

审核通过后，签署“同意”意见；若存在财务风险（如付款条件不明确、金额超出预算等），提出修改意见并退回业务部门。

步骤4：业务分管领导审批

责任主体：业务分管副总经理/总监。

操作说明：

业务分管领导结合合同的业务价值、合作方背景、资源投入等，从业务角度审核合同可行性；

审批通过后，签署“同意”意见；若涉及重大合作（如金额超限、战略级合作），需提交总经理办公会审议。

步骤5：总经理/法定代表人最终审批

责任主体：总经理/法定代表人。

操作说明：

对重大合同或涉及企业核心利益的合同，进行最终审批；

审批通过后，签署“同意”意见，合同文本进入用印环节。

步骤6：合同用印与签署

责任主体：行政部（用印管理）、业务部门（签署对接）。

操作说明：

业务部门凭最终审批通过的合同文本，至行政部申请用印；

行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批意见一致性后，加盖企业合同专用章或公章；

用印完成后，业务部门与合作方正式签署合同（可采用纸质签署或电子签署，电子签署需符合《电子签名法》要求）。

步骤7：合同分发与归档

责任主体：行政部、业务部门、法务部门。

操作说明：

行政部留存合同正本1-2份（根据企业规定），复印件分发至业务部门、财务部门、法务部门；

业务部门负责与合作方履行合同，并跟踪履约进度；

法务部门建立合同台账，记录合同编号、名称、合作方、金额、签署日期、履行期限等信息，定期更新；

合同履行完毕或终止后，行政部负责将合同正本、审批流程、相关附件等资料统一归档，保存期限不少于合同履行期后5年。

三、合同审批流程记录表

合同编号

合同名称

合作方名称

合同类型

合同金额（元）

合同期限

发起部门

发起日期

审核环节

审核人

审核部门

审核意见

审核日期

备注

法务审核

*

法务部

财务审核

*

财务部

业务分管领导

*

总经理审批

*

用印登记

*

行政部

签署信息

签署日期

签署地点

合同份数

持有部门

归档日期

四、流程执行要点

合同主体审查：合作方需提供营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签署时）等资质文件，保证签约主体合法有效。

条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、期限等需明确具体；违约责任需与权利义务对等，避免“霸王条款”。

审批时限要求：各部门需在收到合同后2个工作日内完成审核，紧急合同可缩短至1个工作日，超时未反馈视为默认同意。

用印规范性：严禁在空白合同、未审批合同上加盖公章；用印前需核对合同文本与审批意见一致，避免涂改（涂改处需加盖骑缝章）。

保密要求：合同文本及审批信息涉及企业商业秘密，相关人员需严格遵守保密制度，不得外泄。

履约跟踪：业务部门需定期向法务部、财务部反馈合同履行情况，对逾期未履行或存在违约风险的，及时启动应对措施。

电子合同管理：采用电子签署的合同，需保证签署平台具备资质，签署过程留痕，电子文本与纸质文本具有同等法律效力。