零基础快速掌握财务报销流程.docxVIP

零基础快速掌握财务报销流程

对于初入职场的新人，或是较少接触财务工作的朋友而言，“财务报销”这四个字可能既熟悉又陌生。熟悉，是因为它是日常工作中高频出现的事务；陌生，则源于对其具体流程、规范要求的不了解。其实，财务报销并非深不可测的专业壁垒，它更像是一套需要遵循的工作规范和流程。掌握了它，不仅能提高工作效率，避免不必要的麻烦，更是职场人必备的基础技能。本文将以通俗易懂的方式，带你快速入门，轻松掌握财务报销的核心要点。

一、报销前：明明白白，准备先行

报销流程的顺畅与否，很大程度上取决于报销前的准备工作是否充分。这就像打仗，粮草先行，方能无虞。

1.明确报销范围与标准

首先要清楚，哪些费用是公司政策允许报销的。这通常会体现在公司的《费用报销管理制度》中。一般而言，常见的可报销费用包括差旅费（交通、住宿、补贴）、业务招待费、办公费、通讯费、交通费等。但具体到每家公司，甚至不同级别、不同岗位的员工，其报销标准（如住宿上限、交通方式选择等）可能存在差异。务必在发生费用前，向直属领导或行政、财务部门确认清楚，避免因“超标”或“非合规项目”导致报销受阻。

2.索取并核对原始凭证——“发票是王道”

原始凭证是报销的“生命线”，最主要的就是发票。

*合规性检查：拿到发票后，首先要检查其是否合规。这包括：

*抬头准确：发票抬头必须是公司全称，有些公司还要求填写统一社会信用代码，务必与公司提供的信息完全一致。

*内容清晰：发票上的商品或服务名称、规格、数量、单价、金额等信息需清晰可辨，不得涂改。如果是增值税专用发票，相关的税率、税额等信息也需完整。

*发票专用章：发票右下角必须加盖开票单位的“发票专用章”，印章清晰、完整。

*及时性：费用发生后，应尽快索取发票，避免时间过长导致遗忘或票据丢失。

*其他凭证：除了发票，某些情况下还需要辅助凭证，如差旅费中的行程单（机票、火车票）、酒店水单；招待费中的消费明细等。这些凭证能佐证费用发生的真实性和合理性。

3.规范粘贴原始凭证

零散的票据需要整齐地粘贴在“票据粘贴单”上（若无专用粘贴单，也可用空白A4纸替代）。

*粘贴原则：通常按照“从上到下、从左到右、从小到大”的顺序粘贴。票据之间可以稍微重叠，但要确保所有票据的关键信息（如金额、发票抬头、印章）都清晰可见，不被覆盖。

*分类粘贴：如果一张报销单涉及多种费用类型（如同时有差旅费和办公费），建议将同类票据粘贴在一起，并在粘贴单上注明费用类别，方便后续审核。

*大小适中：对于较大的票据，可以进行折叠，使其与粘贴单大小相当，避免边缘超出或折叠过多导致信息隐藏。

4.准确填写报销单

报销单是你向公司申请报销的正式“申请书”，务必认真填写。

*基本信息：填写清楚报销人姓名、部门、报销日期、联系方式等。

*费用明细：逐项填写费用发生的日期、事由（简明扼要描述费用用途，如“XX项目客户招待”、“XX地出差住宿费”）、金额（区分大小写）、附件张数等。如果涉及多个费用项目，建议分行填写，确保清晰明了。

*合计金额：务必核对各项费用金额的合计是否准确无误，大小写是否一致。

*签名：报销人需亲笔签名。

二、报销中：按部就班，流程畅通

准备工作就绪后，就进入了正式的报销流程。

1.逐级审批

填写完整的报销单及粘贴好的原始凭证，需要按照公司规定的审批权限和流程进行报批。

*直属领导审批：通常首先需要直属领导签字审批，以确认费用发生的真实性和必要性。

*更高层级审批：根据报销金额的大小或费用性质，可能还需要部门负责人、分管领导甚至总经理的审批。

*遵守顺序：一般情况下，审批需逐级进行，不可越级。

2.提交财务部门审核

经过所有相关领导审批完毕后，将报销单及原始凭证提交给公司财务部门。

*了解对接人：明确公司负责报销业务的财务人员或指定的提交地点/邮箱/系统。

*提交时间：有些公司会规定固定的报销单提交时间（如每周二、周四），请留意并遵守。

三、报销中：耐心等待，及时沟通

提交单据后，并非万事大吉，还需要关注审批进度。

*跟踪进度：可以向直属领导或财务部门询问报销单的审批进展。部分公司可能有线上报销系统，可自行登录查询。

*积极配合：如果财务部门在审核过程中发现问题（如票据不全、填写有误等），会通知你补充或更正。此时应积极配合，尽快处理，以免耽误报销。

四、报销后：确认到账，妥善保管

*关注到账：财务审核通过并完成付款后，注意查收个人银行账户（或公司指定的收款账户）的到账通知。

*保管凭证：建议将已报销的相关凭证（如银行回单、报销单复印件）在个人处短期留存，以备后续可能出现的查询需求。

五、通用原则与注意事项

*真实性原则：这是报销的