行政部常规工作tirp.xlsxVIP

行政部常规工作tirp

流程步骤 操作说明 时间节点 风险控制措施 依据文件

1.办公用品管理 1.需求收集：每周收集各部门办公用品申领需求，核对库存余量

2.采购执行：根据需求+库存制定采购计划，选择合格供应商下单

3.入库发放：到货后验收入库，按申领清单分发并更新库存台账

4.库存盘点：每月末对办公用品库存进行盘点，形成盘点报告 每周一：收集本周申领需求

采购需求确认当日：完成下单

到货当日：完成入库与分发

每月末：完成库存盘点 1.采购前核验供应商资质，避免交付风险

2.发放时需申领人签字，杜绝冒领

3.库存低于预警线时及时补货，避免断供 《办公用品采购管理办法》

《库存盘点规范》

2.固定资产管理 1.登记入库：新采购固定资产验收后，录入资产台账，粘贴唯一标识

2.日常运维：定期巡检办公设备，协调维修人员处理故障

3.盘点清查：每季度对固定资产进行实地盘点，核对台账与实物一致性

4.处置报废：对达到报废标准的资产，走审批流程后统一处置 资产到货当日：完成登记入库

每月初：设备巡检

每季度末：固定资产盘点

报废申请获批当日：启动处置流程 1.资产标识需清晰可查，防止丢失

2.维修需选择合规服务商，避免二次损坏

3.报废需留存审批记录，杜绝违规处置 《固定资产管理办法》

《设备运维规范》

3.办公环境管理 1.保洁管理：监督保洁人员日常清洁，检查办公区、卫生间等区域卫生状况

2.绿植维护：定期养护办公绿植，及时更换枯萎植株

3.安全巡检：每日检查消防设施、水电线路，排查安全隐患

4.环境优化：根据员工反馈调整办公区域布局，提升空间利用率 每日：安全巡检+卫生抽查

每周：绿植养护

每月：环境优化需求收集

每季度：消防设施全面检查 1.消防设施需定期送检，确保可用

2.保洁服务需按月考核，保障清洁质量

3.隐患排查需闭环跟进，避免安全事故 《办公环境管理规范》

《消防安全管理办法》

4.员工差旅管理 1.申请审核：审核员工差旅申请，核对行程合理性与预算标准

2.资源预订：根据审批后的申请，预订机票/酒店/车辆，同步给申请人

3.报销处理：核验差旅报销凭证，确保票据合规、金额与预算一致

4.数据汇总：每月汇总差旅数据，分析成本波动原因 申请提交当日：完成审核

审核通过后1个工作日内：完成预订

报销凭证提交后3个工作日内：完成审核付款

每月末：差旅数据汇总分析 1.预订需选择协议服务商，控制成本

2.报销凭证需与行程匹配，杜绝虚假报销

3.超预算申请需额外审批，避免成本超支 《员工差旅管理办法》

《费用报销规范》

5.会议与活动支持 1.会议筹备：确认会议时间/地点/参会人，准备会议室、投影、物料等

2.活动执行：配合活动策划，完成场地布置、物资采购、人员协调

3.纪要与复盘：重要会议记录纪要并分发，活动后收集反馈复盘优化 会议前1天：完成筹备

活动前3天：完成物料与人员确认

会议/活动结束后24小时内：输出纪要/复盘报告 1.会议设备需提前调试，避免故障

2.活动物资需备份预案，应对突发情况

3.纪要需经参会人确认，确保信息准确 《会议管理办法》

《活动执行规范》

6.员工关怀与福利 1.福利发放：按节日/季度计划，采购并发放员工福利（节日礼品、下午茶等）

2.考勤协助：配合人事部门核对员工考勤数据，处理异常考勤反馈

3.关怀跟进：员工入职/离职/生日时，提供相应关怀支持（入职礼包、离职手续协助等） 节日前3天：福利发放

每月5日前：考勤数据核对

员工入职/离职当日：完成关怀动作 1.福利采购需兼顾员工需求，提升满意度

2.考勤数据需双人核对，避免错误

3.关怀动作需及时响应，增强员工归属感 《员工福利管理办法》

《考勤管理规范》

7.公文与档案管理 1.公文收发：外部公文登记、初审后流转至对应部门，内部公文按审批流程发布

2.档案归档：定期整理各类合同、报表、凭证等档案，分类存储并建立检索目录

3.借阅管理：办理档案借阅手续，登记借阅人、时间与用途，到期催还 公文收文当日：完成流转

每月末：当月档案归档

借阅申请当日：完成登记与审批 1.涉密公文需加密流转，仅限授权人员查阅

2.档案需防潮防火，定期检查存储环境

3.借阅到期需及时催还，避免档案丢失 《公文处理办法》

《档案管理规范》

8.行政费用管控 1.预算编制：每年末编制下一年度行政费用预算，细化到各品类

2.支出审核：审核行政类费用报销，确保符合预算与合规要求

3.成本优化：定期分析费用支出数据，识别可优化项并推动落地 每年11月：完成预算编制

报销申请提交后3个工作日内：完成审核

每季度：费用分析与优化 1.预算需