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通用的合同管理工具集

一、适用场景与价值

合同管理工具集适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的需求，覆盖从合同起草、审批、签署到履行、归档的完整流程。具体场景包括：

企业日常经营：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等标准化合同的批量管理；

项目合作管理：长期项目中分阶段合同的签订、履行跟踪及变更控制；

跨部门协作：法务、财务、业务等部门对合同条款的协同审核与风险把控；

合规审计需求：合同台账的规范化记录、查询及审计支持，保证流程可追溯。

通过工具集的应用，可实现合同流程标准化、审批效率提升、风险提前预警，同时降低人工管理成本，保障企业合法权益。

二、全流程操作指南

合同管理工具集遵循“需求发起—起草审核—签署生效—履行跟踪—归档管理”的核心流程，具体操作步骤

（一）需求发起与合同起草

需求提交

业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（含合作方基本信息、合作内容、预算金额、期望履行期限等），提交至部门负责人*审批。审批通过后，启动合同起草流程。

合同起草

根据合同类型（如采购、服务、租赁等），从工具集模板库中选择对应的标准模板；

填写核心条款：合同主体（甲方/乙方名称、地址、联系人*）、标的物/服务内容、数量与质量要求、合同金额（含币种、大写小写一致）、履行期限与地点、支付方式（如分期支付、验收后支付）、违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）等；

附件补充：如有技术协议、验收标准等附件，需一并起草并标注“附件1”“附件2”等。

（二）内部审批流程

多部门协同审核

业务部门初审：确认合作内容、金额、期限等与需求一致，重点审核标的物/服务可行性；

法务部门审核：重点审查合同条款合法性（如是否符合《民法典》相关规定）、权利义务对等性、违约责任明确性、知识产权归属等，必要时出具《法律风险评估表》；

财务部门审核：核对金额准确性、支付方式是否符合财务制度、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）约定等；

分管领导终审：对重大合同（如金额超50万元或合作期限超1年）进行最终审批，确认合作风险可控。

审批意见反馈与修改

审核部门需在2个工作日内反馈意见，起草人根据意见修改后重新提交，直至所有环节审批通过。审批记录自动留存于工具集，全程可追溯。

（三）合同签署与生效

签署方式确认

根据合作方及企业内部规定，选择纸质签署或电子签署：

纸质签署：打印合同文本，双方加盖公章或合同专用章，骑缝章（多页合同）需齐全；

电子签署：通过合规电子签名平台（如符合《电子签名法》的平台）完成签署，保证签署人身份真实及合同文本不可篡改。

生效条件确认

合同自双方签字盖章（或电子签名）之日起生效，或根据合同约定附条件生效（如“自甲方支付首付款之日起生效”）。生效后，工具集自动更新合同状态为“履行中”。

（四）履行跟踪与变更管理

履行过程跟踪

业务部门指定专人（如项目经理*）作为合同履行负责人，按合同约定记录履行进度（如交付节点、验收情况、付款进度）；

工具集设置“履行提醒”功能，对关键节点（如付款截止日、验收期限）提前3天提醒相关负责人，避免逾期。

合同变更处理

履行过程中如需变更（如金额调整、期限延长、内容补充），由双方协商一致后，签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及原合同其他条款效力；

变更协议需经原审批流程审核通过后签署，工具集同步更新合同内容及履行计划。

（五）归档与查询管理

合同归档

合同履行完毕或终止后10个工作日内，由行政或档案管理部门完成归档：

纸质合同：原件按“合同编号+年份”分类存放，扫描件至工具集电子档案库；

电子合同：直接归档至工具集，标注“已归档”状态，关联合同审批、履行记录等附件。

历史查询与统计分析

支持按合同编号、合同类型、签订日期、合作方名称等多维度查询历史合同；

工具集自动合同台账，统计合同数量、总金额、履行率、逾期情况等数据，为企业决策提供支持。

三、核心工具表格模板

表1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

合同类型

甲方信息（名称、地址、联系人*）

乙方信息（名称、地址、联系人*）

签订日期

生效日期

履行期限

合同金额（元）

支付方式

主要条款摘要

附件清单

归档状态

CG2024001

*设备采购合同

采购合同

科技有限公司（张）

商贸有限公司（李）

2024-03-01

2024-03-02

2024-03-02至2024-06-02

500,000

分期支付（3:7）

详见附件1（设备清单）、附件2（技术参数）

已归档

表2：合同审批流程记录表

审批环节

审批部门/人

审批意见

审批时间

备注

需求发起

业务部（王*）

需求属实，同意起草

2024-02-25

采购预算已确认

业务审核

业务部（赵*）

条款清晰，同意

2024-02-28

法务审核

法务部（孙*）

建议补充违