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最新会议管理制度

会议管理制度

1。目的

为使公司级会议高质量、高效率运作,规范与会议有关事项,以便达到凝聚共识,分派任务

合法授权、强化执行，资讯共享,工作检核,问题解决之目的,特制订本制度。

2。范围

适用于公司跨部门会议及部门内部会议,不适用紧急会议。3。权责

3.１会议主席职责：点评会议内容,就会议内容指示后续工作方向，争议载决,签核会议纪要。

３。２会议主持(行政部经理)职责:

3。2.1确定会议主题;

3。2。２确定会议议程及参会人员；

3.2。３主持会议，控制会议节奏，确保会议有效并高效地进行；3．2。4会议纪律要求与执行;

3.2.5上次会议决议追踪通报．

3。3会议秘书(行政部经理)职责:

3.3.１会前相关工作准备，包括会议通知呈签、发布与确认,会场按排准备、设备调试、必要时

的座位牌摆放以及会议资料准备与发发放;

3.３。2会议召开时点到与报告到会状况,会议签到表回收存档,会议异常记录与提报;

3.3。3会后决议追踪表发布与决议追踪.

3。3。4记录会议决议和重要的会议精神,并于4个小时内完成呈签，发放至相关部门及参会者。

3.４参会人员职责:

3.4。１事前需报告的资料准备;

3。４。2会后传达会议精神；

3。4.３临时突发事件导致不能准时参加或缺席的请假或代理安排.4.定义:（无）。

５。内容

5。1公司级会议议程：

见《公司级会议议程对照表》,具体时间可适情调整。5。２会前准备：

5.2。1会议召开前,对于敏感议题,如涉及员工薪酬福利、公司政策方针等,应预先请示总经理

以上人员或相关负责人;

５．2.２针对四大主题月会,凡需于会议上检讨改善的议题,应于会前知会责任部门由其填写《指

标异常反馈单》,并在会前完成上交。

5。2。3会议通知:

5.２。3.1任何跨部门会议召开前至少提前四小时发布《会议通知》,若时间较紧还应通过电话等

方式确保与会者能收到通知;

5。２。3。2强调与会者相关性,重要相关与会者不得缺席会议，次重要相关与会者如不能出席会议

或需中途到会时,需至少在会前２小时向会议秘书申请，统一报备会议主席，征得同意后方可请

人代席或请假;

5。２。3。3会议通知通常应明确十大要素:A会议主题；B会议时间；Ｃ会议地点;Ｄ会议主席;Ｅ

会议主持;F会议秘书;G列席人员；H与会人员;Ｉ会前准备；J部门相关性。5。２。3.4所有会议都应有签到表,所有与会者都应在《会议签到表》上签到。5。3会议的召开:

5。3。１例会第一议题应报告上一次会议决议执行追踪,由责任人亲自报告，若到时未完成，则纳

入下次会议持续追踪，自至会议主席宣布取消或暂停止.

５．3。2会议主持不断提升主持水平,会前做好充分准备，开会时详细分析与解说,引导参会者思

维，提高会议效果；主持人还应做好会场控制,会中与会人员可充分发表意见，针对会议中有争

议而非必要当场决议的议题，应请示主席指定负责人召集相关人员,进行会后专题讨论,以免延

误会议时间及影响会议效果。

5。３.３会议进行中当讲到有要求填《指标异常反馈单》的内容时,需请责任人亲身在大会上报告

改善对策。

５．3。4会议结束时，与会者将使用过的会议设施复位并做好整理清洁工作.5。4会后工作:

5。4。1会议纪要：由会议秘书进行记录,经会议主席签核后发布至所有与会人员及相关部门．

5。４.2会议决议追踪：会议纪要中的决议事项,亦需由会议秘书摘录于《会议决议执行追踪表》

中,明确执行者与追踪者，预计完成时间等内容,于下次同样会议中提报执行效果。5。4。３会议传达：各部门在收到公司级会议纪要后,需在3个工作日内向主任、班组长传达重要

决议及与本部相关事项,形成会议纪要。班组长需在早会上向员工传达.5．5会议检核:所有会议由检核部门适情检核会议召开状况,每月将检核结果汇总于综合办,并

于行政月会上报告．

5。6会议纪律:

5.6。1会议室设置会议异常记录本,由会议秘书将会议相关异常及责任者记录在案,并会后提报

人力资源部依规则奖惩。

5．6。2与会人者应严守会议时间，与会人员出席会议迟到５分钟（含）以内罚款２0元，迟到5

分钟以上罚款50元,缺席者罚款10０元.

5。6.3会议召开时间不得超过1.5小时,必要时超过则需征得会议主席同意或进行适当会间休息，

最高也不能超过2小时。

５．６．４会议期间，所有与会者应将手机关机或设置为静音状态,避免电话及其他噪音干扰，否则

电话每响一次罚款１０元;如非必要电话尽量不接，若重要客户电话必须接听时,请轻声离开会

场接听,若未离开接听电话罚款20元/次。

5。7其它事项:

5.71与会者应本着“解决问题，持续改