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企业采购合同管理与供应商管理模板

一、适用范围与应用场景

新供应商开发：企业首次引入原材料、设备或服务供应商时的资质审核与评估；

现有供应商维护：定期对合作中的供应商进行绩效评估与分级管理；

采购合同签订：涉及采购标的、价格、交付、验收等条款的合同拟定与审批；

合同履行跟踪：对供应商交货、质量、售后等环节的监控与问题处理；

供应商优化：基于评估结果淘汰低绩效供应商或调整合作策略。

二、供应商全流程管理步骤

1.供应商寻源与初步筛选

操作目标：识别潜在合作供应商，建立初步候选池。

具体步骤：

需求明确：采购部门根据生产/业务需求，梳理采购品类（如原材料A、服务B）、技术标准、预估年采购量等，形成《采购需求明细表》；

寻源渠道：通过行业展会、招标平台、供应商自荐、同行推荐等渠道收集供应商信息，记录供应商名称、主营产品、联系方式等；

初步筛选：根据供应商资质（如营业执照、行业认证）、产能、合作案例等，剔除明显不符合要求的供应商，保留3-5家候选供应商进入下一环节。

2.供应商资质审核与现场考察

操作目标：验证供应商的合法性与履约能力。

具体步骤：

资质文件收集：要求候选供应商提供以下材料（加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

生产许可证/经营许可证（若涉及特殊行业）；

相关质量体系认证（如ISO9001）、行业资质证书（如医疗器械生产许可证）；

近3年主要合作案例及客户评价。

现场考察：由采购经理、技术工程师组成考察小组，实地核查供应商的生产场地、设备状况、工艺流程、质量控制体系、库存管理能力等，填写《供应商现场考察记录表》，重点评估其是否稳定满足交付与质量要求。

3.供应商评估与分级

操作目标：量化供应商综合能力，确定合作优先级。

具体步骤：

评估维度与权重：制定《供应商评估评分表》，设定以下维度（可根据行业调整权重）：

质量管理（30%）：产品合格率、质量投诉处理时效、质量体系认证有效性；

交付能力（25%）：准时交货率、订单满足率、应急交付能力；

价格水平（20%）：报价合理性、成本控制能力、价格优惠政策；

服务水平（15%）：售后响应速度、技术支持能力、问题解决效率；

合规性（10%）：合同履约率、税务合规性、社会责任（如环保、劳动用工）。

评分与分级：总分100分，根据得分将供应商分为四级：

A级（≥90分）：优秀供应商，优先合作，可签订长期合同；

B级（80-89分）：良好供应商，稳定合作，定期优化；

C级（60-79分）：合格供应商，需限期改进问题；

D级（60分）：不合格供应商，终止合作。

4.供应商动态维护与退出

操作目标：保障供应商持续履约，优化合作结构。

具体步骤：

绩效跟踪：每月/每季度对合作供应商进行绩效评分，评分结果作为订单分配、合同续签的依据；

改进沟通：对C级供应商，由采购部门发出《供应商改进通知书》，明确改进项及时限，跟踪整改效果；

退出机制：出现以下情况之一的，启动供应商退出流程：

连续两次绩效评分低于60分；

提供假冒伪劣产品或严重违约；

企业破产、停产或丧失履约能力；

违反法律法规（如商业贿赂）。

退出清算：与供应商结清款项，回收相关资料，更新《供应商名录》，并将退出原因存档备查。

三、采购合同全生命周期管理步骤

1.合同起草与需求对接

操作目标：明确合同条款，保证内容合法合规且满足采购需求。

具体步骤：

需求确认：采购部门与使用部门（如生产部、行政部）确认采购标的、数量、质量标准、交付时间、付款方式等核心需求，形成《合同需求确认单》；

条款拟定：根据《合同法》及企业内部制度，起草合同文本，包含以下核心条款：

双方基本信息（供应商名称、地址、联系人*等；采购方名称、开户行、账号等）；

采购标的（名称、型号、规格、技术参数）；

数量与价格（含单价、总价、是否含税、价格调整机制）；

交付条款（交付时间、地点、运输方式、风险转移节点）；

验收标准（质量检测方法、验收流程、异议处理期限）；

付款条件（预付款比例、到货款比例、质保金比例及支付节点）；

违约责任（逾期交货、质量不达标、违约金计算方式等）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼管辖地）。

2.合法性审核与内部审批

操作目标：防范合同风险，保证条款合规。

具体步骤：

法务审核：将合同文本提交法务部门*审核，重点核查主体资格、条款合法性、违约责任明确性、知识产权归属等，法务部门出具《合同审核意见书》；

多部门会签：根据合同金额与重要性，组织相关部门会签：

采购部门：确认商务条款；

技术部门：确认技术参数与验收标准；

财务部门：确认付款方式与税务合规；

使用部门：确认需求匹配度。

最终审批：根据合同金额分级审批（如10万元以下由采购总监审批，10万元以上由总经理审批），审批通过后加盖合同专用章，生效执行。