会议线上线下筹备执行方案模版.docVIP

会议线上线下筹备执行方案模板

一、适用场景与价值

二、全流程操作步骤

（一）筹备阶段：明确目标与框架

会议目标与范围定义

明确会议核心目标（如决策、同步信息、解决问题、培训等），输出《会议目标说明书》。

确定会议主题、时间（精确到分钟，考虑时差若涉及异地线上参会）、地点（线下场地+线上平台）、参会人员（区分必须/可选，标注线上/线下身份）。

会议形式与工具选择

根据目标确定形式：纯线下、纯线上、线上线下混合（推荐混合模式，兼顾灵活性与参与度）。

线上平台选择：优先支持视频会议（如腾讯会议、Zoom）、屏幕共享、实时互动（投票、问答、白板）的工具，提前测试功能稳定性。

线下场地：需确认容量、投影设备、电源、网络稳定性、茶歇区等，预留10%-15%备用空间。

筹备团队组建与分工

设立总协调人（经理），统筹全局；

内容组（主管）：负责议程设计、材料准备、嘉宾对接；

技术组（专员）：负责线上平台搭建、设备调试、现场技术支持；

后勤组（助理）：负责场地预订、物料准备、签到安排、茶歇统筹。

（二）会前准备：细化执行细节

会议议程与材料准备

制定详细议程（含时间节点、议题负责人、预期成果），提前3天发送给参会者。

准备会议材料：PPT（简洁图文，控制单页信息量）、背景资料、签到表、反馈问卷等，线上提前平台，线下打印纸质版（按参会人数+备用份数）。

参会人员沟通与确认

发送正式会议通知（含议程、参会/地址、注意事项），要求线上参会者提前测试设备（麦克风、摄像头、网络）。

提前1天再次提醒参会者，确认无法参会人员，同步调整议程或安排补发会议纪要。

场地与设备调试

线下场地：提前1天布置桌椅（按议题分组摆放）、调试投影仪、麦克风、音响、灯光，检查网络稳定性，摆放签到台、指示牌。

线上平台：提前创建会议房间，设置等候室、权限管理（如静音、共享屏幕权限），测试录制、直播功能（若需）。

突发情况预案

制定设备故障预案（备用麦克风、4G热点、备用电脑）；

人员缺席预案（提前指定议题代讲人）；

线上参会者网络问题预案（提供会议录屏回放，会后24小时内发送）。

（三）会议执行：保证流程顺畅

会前签到（会议开始前30分钟）

线下：签到台签到，发放会议材料、胸牌，引导入座；

线上：技术组在等候室接待，核对身份，协助调试设备，提醒开启摄像头（可选）。

开场与议程推进（总协调人主持）

介绍会议目标、议程、时长、规则（如发言时间、提问方式）；

按议程逐项推进，严格控制各环节时间，提前5分钟提醒下一议题转换；

线上互动：定时开启弹幕/问答，收集线上参会者问题，由主持人统一提问或转接给议题负责人。

现场管理与互动

线下：安排专人记录会议要点（拍照、文字记录），引导发言顺序，避免跑题；

线上：技术组全程监控设备状态，及时处理黑屏、声音中断等问题，通过投票、白板工具提升参与感。

决策与行动项确认

关键议题需明确结论，由议题负责人复述确认；

记录行动项（负责人、完成时间、交付物），会后24小时内整理成《行动项清单》同步给相关人员。

（四）会后总结：闭环管理

资料整理与归档

整理会议纪要（含议程、结论、行动项），附会议录屏（若有），于会后48小时内发送给所有参会者；

归档材料：通知、议程、签到表、纪要、行动项清单，按日期分类存储（企业共享盘/云文档）。

效果评估与复盘

发放《会议反馈问卷》（线上/线下纸质），收集对内容、流程、互动效果的评价；

筹备组召开复盘会，分析问题（如议程超时、线上互动不足），优化下次会议流程。

行动项跟踪

总协调人每周跟进行动项进度，在团队例会中同步完成情况，保证闭环。

三、配套工具模板

模板1：会议基本信息表

项目

内容示例

填写说明

会议名称

2024年Q3产品规划研讨会

需体现核心主题

会议时间

2024年7月15日14:00-17:00

含时区（如UTC+8）

线下地点

公司总部3楼第一会议室

线上填写平台+会议号（如腾讯会议X）

会议形式

线下+线上混合（线下20人，线上15人）

明确线上线下比例

参会人员

线下：总、经理、主管；线上：工程师团队

标注身份/部门

会议目标

明确Q3产品迭代优先级，分配研发资源

需可量化、可达成

负责人

*经理（总协调）

联系方式（企业内部通讯号）

模板2：筹备任务分工表

任务名称

负责人

完成时间

交付物

备注（如依赖项）

议程设计

*主管

7月10日前

会议议程表（含时间、议题、负责人）

需与总协调人确认

线上平台搭建

*专员

7月12日前

会议、等候室设置说明

需测试功能兼容性

线下场地布置

*助理

7月14日17:00前

场地布置照片、设备调试报告

需确认投影仪分辨率

会议材料印刷

*助理

7月14日12:00前

签到表（25份）、议程（25份）

预留5份备用

模板3：会议签到表

序号

姓名

部门

参会形