会议计划与会议纪要模版.docVIP

会议计划与会议纪要工具模板

一、工具概述

会议计划与会议纪要是高效会议管理的核心工具，前者通过规范化的筹备流程保证会议目标明确、流程有序；后者则通过结构化记录留存关键信息，明确行动项，推动会议成果落地。本模板适用于各类工作会议场景，帮助团队提升会议效率、减少沟通成本，保证信息传递准确、责任分工清晰。

二、适用场景与价值

（一）项目型会议

场景：项目启动会、阶段复盘会、问题解决会等，需明确项目目标、分工节点及风险应对。

价值：通过会议计划统一团队对齐目标，会议纪要固化责任分工，避免项目推进中出现职责模糊或目标偏移。

（二）例行沟通会议

场景：部门周例会、月度总结会、跨部门协调会等，需同步工作进展、协调资源。

价值：标准化会议流程保证议题聚焦，纪要快速同步未参会人员，提升信息传递效率。

（三）决策型会议

场景：方案评审会、预算审批会、战略研讨会等，需形成明确决议并推动执行。

价值：会议计划提前梳理决策依据，纪要清晰记录决议内容及执行人，保证决策落地有据可依。

（四）专项任务会议

场景：突发事件处理会、临时任务部署会等，需快速响应并明确行动步骤。

价值：简化流程聚焦核心问题，纪要直接输出行动项，加速任务推进。

三、会议计划制定流程

（一）明确会议核心要素

确定会议目标：清晰定义会议需达成的结果（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决跨部门协作流程卡点”），避免目标模糊（如“讨论一下工作”）。

锁定参会人员：根据目标区分“必要参会人”（决策者、执行负责人）和“列席参会人”（提供信息支持者），避免无关人员参会导致效率低下。

（二）规划会议议程与时间

设计议程框架：按“开场（明确目标）→议题讨论（按优先级排序）→决议形成→总结行动”的逻辑梳理，每个议题预留讨论时间（如“需求评审（20分钟）：（产品负责人）介绍方案，（技术负责人）评估可行性”）。

控制总时长：例行会议建议不超过60分钟，决策型或专项会议不超过90分钟，避免疲劳讨论。

（三）准备会议材料与场地

材料准备：提前收集议题相关资料（如数据报告、方案文档），整理成“会议资料包”，提前1天发送给参会人员预览，保证会议讨论基于共同信息基础。

场地与工具：确认会议室（线上会议需测试软件稳定性）、投影设备、记录工具（如会议纪要模板、录音设备，需提前告知参会人员是否录音）。

（四）发送会议通知

通过邮件或即时通讯工具发送正式通知，包含：

会议主题、时间、地点（线上会议附）

会议目标及核心议程

必备参会人员及列席人员

需提前预览的材料清单

截止报名时间（便于统计人数）

四、会议纪要撰写流程

（一）会议前：准备记录工具

熟悉议程：提前对照会议计划，标记需重点记录的环节（如决议事项、争议点、行动项）。

搭建记录框架：按“基本信息→议程回顾→关键讨论→决议事项→待办事项→下次会议安排”准备纪要模板，避免临时遗漏结构。

（二）会议中：实时抓取关键信息

客观记录讨论要点：聚焦“谁提出什么观点”“存在哪些分歧”“共识是什么”，避免记录个人主观评价（如“的方案不切实际”改为“提出方案需评估资源投入，*认为优先级应调整”）。

明确标注决议与行动项：对当场形成的决议（如“同意采用A方案”）和行动项（如“*（市场部）于3月20日前提交推广初稿”）单独标记，保证责任到人、时限明确。

（三）会议后：整理与审核

信息补全与核对：会议结束后2小时内整理初稿，对照会议录音（如有）补充遗漏，重点核对决议内容、行动项负责人及截止时间，保证信息准确。

多方确认：将初稿发送给主持人及关键行动负责人确认，避免理解偏差（如“确认‘3月20日’为提交初稿截止日，非终稿”）。

正式分发与存档：确认无误后24小时内发送给所有参会人员及相关方，同步在团队共享文档中存档（命名格式：产品迭代评审会纪要”）。

五、会议计划表模板

会议基本信息

会议主题

例：Q3产品迭代优先级评审会

会议时间

2024年3月20日14:00-15:30（星期三）

会议地点

公司3楼会议室A/线上（腾讯会议：X–）

主持人

*（产品总监）

记录人

*（项目经理）

必要参会人员

（技术负责人）、（设计负责人）、*（运营负责人）

列席参会人员

*（数据分析师）

会议目标

明确Q3产品迭代3个核心功能的优先级，确定开发资源分配及时间节点

会议议程

环节内容

负责人

预计时间

1.开场与目标确认

主持人介绍会议目标，同步上季度迭代成果

*

5分钟

2.需求提案与评估

（产品负责人）介绍3个核心功能需求，（数据分析师）同步用户调研数据

、

20分钟

3.技术可行性讨论

*（技术负责人）评估开发资源与周期，提出技术风险

*

15分钟

4.优先级投票与决议

参会人员投票确定优先级，主持人总结最终决议

全体

20分钟

5.行动项确认与总结

明确各功能开发