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企业合同管理规范流程汇编

前言

合同是企业经营活动中权利义务关系的基石，规范的合同管理是企业防范法律风险、保障经营安全、提升运营效率的核心环节。本汇编旨在系统梳理企业合同管理的全流程，明确各环节的操作规范与职责要求，为各部门及员工提供清晰、可操作的指引，确保企业合同管理工作的制度化、标准化和精细化。全体员工在合同相关工作中均应严格遵循本流程规定，共同维护企业的合法权益。

第一章合同管理的组织与职责

1.1管理架构

企业合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理与业务部门协同配合的管理架构。

*企业领导层：负责审批重大合同、确定合同管理战略方向及协调处理重大合同纠纷。

*法务部门（或指定的合同管理部门）：作为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定与修订、合同标准范本的拟定与推广、合同法律风险的审核、合同纠纷的处理指导、合同管理培训及监督检查。

*各业务部门：是合同的发起部门和履行主体，负责合同的初步洽谈、业务需求的明确、合同相对方的选择与评估、合同履行过程的跟踪与反馈。

*财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关事项进行审核，并根据合同履行情况办理收付款业务。

*其他相关职能部门：根据合同内容及部门职责，参与相应的合同审核与管理工作。

1.2职责分工

*业务部门：发起合同需求，提供真实、准确的业务背景资料；负责与合同相对方进行初步商务谈判；草拟或参与草拟合同文本；跟踪合同履行情况，及时上报履行中出现的问题；收集、整理和归档本部门承办合同的相关资料。

*法务部门：审查合同的合法性、合规性、完整性和严谨性；参与重大合同的谈判与起草；提供合同相关的法律咨询；管理合同专用章；建立和维护合同台账；组织合同管理培训。

*财务部门：审核合同的资金安排、支付方式、税务处理等财务条款的合规性与可行性；根据审批通过的合同及履行凭证办理款项收付；对合同履行过程中的财务风险进行提示。

第二章合同的发起与准备

2.1合同发起条件

凡属企业经营管理范围内的经济往来，符合以下条件之一者，均应订立书面合同：

*涉及金额达到企业规定标准的；

*权利义务关系复杂或存在较大风险的；

*法律、行政法规规定应当采用书面形式的；

*企业认为有必要订立书面合同的其他情形。

2.2合同相对方评估

业务部门在发起合同前，应对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行必要的调查与评估。评估内容通常包括：

*企业法人营业执照、相关资质证书等主体资格证明文件；

*近期财务状况、经营业绩及商业信誉；

*以往合作历史（如有）；

*必要时，可要求对方提供履约担保。

评估结果应形成书面记录，作为合同审批的依据之一。

2.3合同发起与立项

业务部门根据业务需求，填写《合同立项申请表》或在指定合同管理系统中发起合同申请，明确合同名称、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、业务背景、相对方信息等基本要素，并附上相关的可行性分析、相对方评估材料等支撑文件。

第三章合同的谈判与起草

3.1谈判原则与策略

合同谈判应遵循平等互利、协商一致、诚实信用的原则。业务部门应根据项目具体情况制定谈判策略，明确谈判底线和目标。重大或复杂合同的谈判，应有法务部门人员参与，提供法律支持。谈判过程中应注意记录重要的谈判内容和达成的共识。

3.2合同文本的起草

*优先使用标准范本：企业法务部门应制定和发布常用合同的标准范本。业务部门在起草合同时，应优先选用标准范本，以提高效率、降低风险。

*合同要素的完整性：合同文本应包含当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本要素，并确保内容明确、具体、可操作。

*语言规范与严谨：合同用语应准确、简洁、无歧义，避免使用模糊、含混或易产生误解的词句。涉及专业术语的，应明确其含义。

*权利义务对等：合同条款应体现权利义务的对等性，合理分配双方的责任与风险。

3.3合同起草注意事项

*明确双方的联系人及联系方式，以便沟通。

*约定清晰的付款条件、付款期限和付款方式。

*明确交付标准、验收方式和期限。

*违约责任条款应具体、可量化，具有威慑力和可执行性。

*争议解决方式应明确选择诉讼或仲裁，并约定具体的管辖机构。

第四章合同的审核与审批

4.1审核流程

合同草案拟定后，业务部门应按照企业规定的审批权限和流程，提交相关部门进行审核。审核通常包括业务部门内部审核、相关职能部门审核（如财务、技术、风控等）及法务部门审核。

4.2审核内容

*业务部门审核：主要审核合同内容是否符合业务需求，商务条款是否合理，相对方信息是否