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企业采购审批流程及管理标准工具模板

一、适用范围与情境

本工具模板适用于各类企业日常采购业务管理，涵盖办公用品、生产设备、服务外包、原材料等不同类型采购场景。适用于采购部门、使用部门、财务部门、管理层等多角色协同，可根据企业规模（中小型企业/集团型企业）及采购金额（小额采购/大额采购）灵活调整流程节点。特别适用于需规范采购行为、控制成本、防范风险的标准化管理需求，如年度集中采购、紧急采购、战略供应商合作等场景。

二、采购审批全流程操作指南

（一）需求发起与初步审核

操作主体：使用部门申请人、部门负责人

步骤说明：

需求提报：使用部门根据业务需求，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途、需求时间、供应商建议（如有）等信息，并附相关支撑材料（如技术参数、比价依据、市场调研报告等）。

部门初审：部门负责人审核采购需求的必要性（是否符合部门年度工作计划）、合理性（数量、规格是否匹配实际需求）及预算匹配度（是否在部门年度预算额度内）。初审通过后，签字确认并提交至采购部门。

（二）采购方案制定与专业审核

操作主体：采购专员、采购部负责人、财务部

步骤说明：

需求对接：采购专员接收《采购申请单》后，与使用部门沟通确认细节，明确技术要求、交付标准等关键信息。

市场调研与供应商筛选：

小额采购（如5万元以下）：采购专员通过询价、电商平台比价等方式获取3家及以上供应商报价，形成《比价记录表》。

大额采购（如5万元以上）：启动供应商寻源流程，需提供供应商资质文件（营业执照、相关行业资质、质量体系认证等），必要时进行实地考察，筛选出2-3家候选供应商，编制《供应商评估报告》。

采购方案拟定：根据比价结果或供应商评估情况，拟定采购方案（含最终供应商选择、报价、交付周期、付款方式等），提交采购部负责人审核。

财务合规性审核：财务部对采购方案的预算合规性（是否超预算、预算调剂流程是否合规）、资金支付计划（是否符合企业财务制度）及成本合理性（市场价格是否公允）进行审核，出具《财务审核意见书》。

（三）分级审批与决策

操作主体：采购部负责人、分管领导、总经理/决策委员会

步骤说明：

根据采购金额及重要性，实行分级审批：

小额采购（5万元以下）：由采购部负责人审批，采购部负责人签字后生效。

中等金额采购（5万-20万元）：由分管采购业务的副总经理/总监审批，需附采购部负责人及财务部审核意见。

大额采购（20万元以上）：由总经理/决策委员会审批，需附采购部、财务部、使用部门联合意见及完整的《供应商评估报告》《比价记录表》等材料。

审批通过后，《采购申请单》加盖“审批通过”印章，进入采购执行阶段；若未通过，由采购部门反馈至使用部门，说明原因并调整方案。

（四）采购执行与合同签订

操作主体：采购专员、法务部（如需）、供应商

步骤说明：

订单下达：审批通过后，采购专员根据采购方案向供应商下达《采购订单》，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款。

合同签订：

单次采购金额10万元及以上或长期合作项目，需签订正式《采购合同》，法务部对合同条款（法律风险、知识产权、争议解决等）进行审核，保证合规性。

小额采购可简化流程，以《采购订单》作为执行依据，但需保留供应商盖章确认的回执。

订单跟踪：采购专员实时跟踪订单执行进度，协调供应商按时交付，若遇延迟或变更，及时与使用部门及供应商沟通，调整计划并记录《采购变更日志》。

（五）验收与入库

操作主体：使用部门、采购专员、仓储部（如需）

步骤说明：

到货验收：供应商交付物品/服务后，由使用部门牵头，采购专员、仓储部（涉及实物入库时）共同参与验收。

实物验收：核对物品名称、规格型号、数量、外观质量、生产日期等是否符合《采购订单》要求，必要时进行功能测试或第三方检测，填写《实物验收单》。

服务验收：对照服务合同约定的交付成果（如项目报告、运维服务）完成情况，由使用部门出具《服务验收报告》。

异常处理：验收不合格时，需在《验收单》中注明问题详情，拍照留存证据，并通知供应商限期整改或退换货；整改后需重新验收，直至合格。

入库登记：验收合格的实物物品，由仓储部办理入库手续，填写《入库单》，更新库存台账；服务类项目验收通过后，相关资料归档至采购部。

（六）付款结算与档案归档

操作主体：财务部、采购专员

步骤说明：

付款申请：采购专员根据验收合格文件（《实物验收单》《服务验收报告》）、采购合同/订单、供应商开具的合规票据（如增值税发票），填写《付款申请单》，附完整单据包，提交财务部审核。

付款审批：财务部核对单据一致性（合同、订单、验收单、发票信息是否匹配）、金额准确性及付款节点是否符合合同约定，按财务审批权限报相关领导签字后，安排付款。

档案归档：采购完成后，采购专员负责整