合同评审及管理工具模板.docVIP

合同评审及管理工具模板使用指南

一、适用业务场景

本工具模板适用于企业各类合同的规范化评审与全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等合作合同的条款审核与风险把控；

销售类合同：产品销售、服务提供等业务合同的合规性审查与履约能力评估；

合作类合同：联合研发、市场推广、渠道合作等协议的权利义务界定；

其他类合同：劳动合同、保密协议、租赁协议等需标准化管理的合同文本。

通过系统化评审与管理，可降低合同风险、明确责任分工、提升履约效率，保证企业业务合规运营。

二、标准化操作流程

步骤1：合同接收与初步登记

操作内容：

业务部门发起合同评审时，需提交《合同评审申请表》（见模板1）及合同文本（初稿），明确合同类型、合作方背景、核心需求及紧急程度；

法务/行政部门收到材料后，1个工作日内完成合同编号登记（编号规则：年份+合同类型代码+流水号，如“2024-CG-001”），并在《合同评审进度跟踪表》（见模板3）中记录合同基本信息及状态。

输出成果：合同唯一编号、初步登记台账。

步骤2：主体资格与基础信息审核

审核部门：业务部门（初审）、法务部门（复审）。

审核要点：

合作方主体资格：核查营业执照、资质证书（如行业许可证）的有效性及经营范围，确认合作方具备履约能力（如生产型企业需核查生产资质，服务型企业需核查服务资质）；

合同基础信息：检查合同名称、签订主体、合同金额、标的物/服务内容、履行期限等关键信息是否准确完整，是否存在歧义；

主体信用风险：通过企业信用信息公示系统等公开渠道（需合规）查询合作方失信、涉诉等风险信息。

输出成果：主体资格审核表（业务部门出具）、基础信息审核意见（法务部门出具）。

步骤3：专项条款评审

评审部门：根据合同类型组织专项评审，包括但不限于：

法务部门：审核合同条款合法性、合规性（如是否符合《民法典》《合同法》等法律法规）、违约责任、争议解决方式、知识产权归属等；

财务部门：审核合同金额、付款方式、税务条款（如发票类型、税率）、履约保证金、财务风险点（如大额预付款风险）；

业务部门：审核技术/服务要求、交付标准、验收流程、合作方履约能力匹配度等业务条款；

风控部门（如有）：评估合同履行中的潜在风险（如市场波动、政策变化影响）及应对措施。

操作要求：各部门在收到评审材料后2个工作日内出具书面评审意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改建议。

步骤4：综合评审与结论确认

组织部门：法务/行政部门。

操作内容：

汇总各部门评审意见，梳理核心争议点及修改需求，形成《合同评审意见汇总表》（见模板2）；

组织业务、法务、财务等部门召开评审会议（紧急合同可线上沟通），逐条讨论修改方案，达成一致意见；

根据会议结论确定合同最终版本，明确“通过评审”“修改后通过”或“不通过”（不通过需说明理由，退回业务部门重新协商）。

输出成果：合同评审会议纪要、最终版合同文本。

步骤5：合同修订与签署确认

操作内容：

业务部门根据评审会议纪要对合同文本进行修订，形成《合同修订记录表》（见模板4），记录修订条款、修订前后内容及修订人；

修订后合同需再次提交法务部门复核，保证所有评审意见落实；

复核通过后，按企业内部审批流程签署合同（如需法定代表人签字或盖章，需同步完成用印申请）。

输出成果：最终签署版合同、修订记录表、用印审批记录。

步骤6：合同归档与履约跟踪

操作内容：

合同签署后3个工作日内，法务/行政部门将合同正本（含附件、评审资料）扫描存档，并在《合同归档信息表》（见模板5）中登记档案编号、存放位置（如档案柜号/电子路径）、保管责任人等信息；

业务部门负责合同履约跟踪，定期记录履行进度（如交付节点、付款情况），发觉异常及时上报；

合同履行完毕或终止后，在归档信息表中标注“已履行”“已终止”及归档日期。

输出成果：合同档案、履约跟踪记录、归档状态台账。

三、核心模板清单

模板1：合同评审申请表

序号

字段名称

填写要求示例

1

合同名称

如“公司办公设备采购合同”

2

合同类型

□采购□销售□合作□其他（请注明）

3

合作方名称

科技有限公司

4

合同金额

人民币50万元

5

履行期限

2024年1月1日至2024年12月31日

6

核心需求简述

采购办公电脑100台，要求3个月内交付完成

7

附件清单

1.合作方营业执照复印件2.技术参数要求

8

申请人

*某某（业务部经理）

9

申请日期

2023年12月15日

模板2：合同评审意见汇总表

评审部门

评审意见

修改建议（如适用）

评审人

日期

法务部

1.第5条违约责任过轻，建议提高违约金比例；2.争议解决方式未约定管辖法院

1.违约金比例从5%提升至10%；2.增加“由甲方所在地人民法院管辖”

*某某