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企业办公流程及审批制度工具

一、本工具的应用场景

本工具适用于各类企业内部的办公流程规范化管理，涵盖日常事务处理、资源调配、业务协作等场景。具体包括但不限于：员工请假与加班审批、办公物资采购申请、项目经费支出、合同签订流程、跨部门协作任务发起等。通过标准化审批流程，可明确责任分工、提高决策效率、保障流程合规，尤其适用于需要多层级审批、跨部门协同或需留存书面记录的企业场景。

二、标准化操作流程

（一）流程发起阶段

明确需求与类型：申请人根据实际需求（如请假、采购、报销等），确定审批事项类型，对照企业《审批权限表》确认是否需要发起流程。

填写申请信息：通过企业OA系统或纸质表单，准确填写申请信息，包括申请人姓名*、所属部门、联系方式、申请事由、明细事项（如请假类型、采购物资清单、费用金额等）、期望完成时间等。

必要附件：根据事项类型补充支撑材料，如请假需附《假期证明》（病假附病历、事假附情况说明）、采购需附《采购需求清单》、费用报销需附《费用明细清单》及原始凭证（如合规收据，避免提及“发票”）。

（二）部门内部审批

直属上级审核：申请提交后，自动流转至申请人直属部门负责人*，负责人需在1个工作日内完成审核，重点确认：

申请内容是否符合部门工作计划；

事项明细是否真实、完整；

资源需求（如人力、物资、费用）是否合理。

部门负责人审批意见：审核通过后，部门负责人在系统中签署“同意”意见并流转至下一环节；若需补充材料或调整内容，需注明修改意见并退回申请人，申请人完善后重新提交。

（三）跨部门/专项审核（如涉及）

关联部门会签：事项涉及其他部门职责（如采购需行政部审核价格、项目需财务部审核预算），系统自动将申请推送给关联部门负责人*，关联部门需在2个工作日内反馈意见，重点确认：

跨部门协作接口是否清晰；

资源调配是否冲突；

预算、合规性是否符合要求。

专项审核：涉及大额支出、重大合同或特殊事项时，需提交至专项审核小组（如财务风控小组、法务部*），专项小组需在3个工作日内完成合规性、风险评估并出具意见。

（四）最终审批与决策

权限人审批：根据《审批权限表》，申请流转至最终审批人（如分管领导、总经理），审批人需在1-3个工作日内（根据事项紧急程度）做出决策：

同意：签署“同意”意见，流程进入执行阶段；

驳回：注明驳回理由，流程终止并退回申请人；

需补充说明：要求申请人或审核部门进一步补充材料后重新审批。

紧急事项加急：如遇紧急工作需求，申请人可在发起流程时勾选“加急”选项，说明紧急事由，审批人需优先处理，各环节审批时限缩短50%。

（五）结果反馈与归档

审批结果通知：审批完成后，系统自动通过OA消息、邮件或企业通知申请人审批结果（同意/驳回及理由），申请人需及时关注并跟进。

流程执行与记录：审批通过后，申请人根据审批意见执行（如办理请假手续、启动采购流程），行政部或财务部同步在《审批台账》中记录流程信息（申请编号、事项类型、审批人、完成时间等）。

资料归档：所有审批表单、附件材料由行政部统一整理归档（电子档留存服务器，纸质档定期装订），保存期限不少于3年，便于后续查阅与审计。

三、常用审批模板示例

（一）日常事务审批表（模板）

申请编号

申请人*

所属部门

申请日期

事项类型

□请假□加班□用章□会议室申请□其他______

期望完成时间

事由明细

（详细说明事项背景、具体内容，如请假需注明起止时间、类型）

附件清单

□证明材料□需求清单□其他______（注明附件名称）

部门负责人意见

□同意□不同意□需修改（修改意见：______________）签名：______日期：______

关联部门意见（如涉及）

□同意□不同意□需修改（修改意见：______________）签名：______日期：______

最终审批意见

□同意□不同意□需补充说明（说明：______________）签名：______日期：______

执行结果

申请人确认：□已执行□未执行（原因：______________）签名：______日期：______

（二）采购类审批表（模板）

申请编号

申请人*

需求部门

申请日期

物资/服务名称

规格型号

需求数量

预算单价

用途说明

（说明物资/服务用于具体项目/日常工作，附《采购需求清单》）

供应商信息

（如有意向供应商，填写名称、报价；如无，注明“需比选”）

行政部/采购部审核意见

□符合采购流程□需调整供应商/价格□不合规（理由：______________）签名：______日期：______

财务部审核意见

□预算合规□超预算（说明：______________）□需补充明细签名：______日期：______

分管领导审批意见

□同意采购□驳回