会议策划与执行流程模板会议管理优化版.docVIP

会议策划与执行流程模板（管理优化版）

一、适用范围与场景描述

二、会议策划与执行全流程指南

阶段一：会议前期规划（提前7-15天）

明确会议核心目标与类型

操作说明：由发起部门（如市场部、项目部）填写《会议目标确认表》，明确会议目的（如决策、沟通、培训、汇报）、预期成果（如输出方案、达成共识、明确行动计划）及会议类型（定期例会/临时会议/正式会议）。

示例：市场部“新产品发布会”目标为“向客户传递产品核心价值，收集市场反馈，签订意向订单5个以上”。

确定会议基本信息

操作说明：根据目标确认会议名称、时间（建议避开节假日及工作高峰时段，如周一上午或周五下午）、地点（线上会议需指定平台，如腾讯会议/Zoom；线下会议需评估场地容量、交通便利性）、预计时长（一般会议不超过2小时，大型研讨会可分时段进行）。

关键动作：与场地/平台方提前锁定资源，避免临时变更。

拟定参会人员与分工

操作说明：

参会人员：明确主持人（需控场能力强、熟悉议题）、主讲人（负责核心内容输出）、记录人（实时整理会议纪要）、决策人（对最终结果负责）及普通参会人（根据议题相关性邀请）。

分工：填写《参会人员及分工表》，提前3天告知参会人角色与准备要求（如主讲人需提前提交PPT，参会人需准备相关材料）。

制定会议议程与时间节点

操作说明：按“开场-议题讨论-决策-总结”逻辑设计议程，每个环节分配具体时间（如开场5分钟、议题讨论40分钟、决策15分钟），明确各环节负责人及输出物。

示例：

时间

环节

内容

负责人

14:00-14:05

主持人开场

介绍会议目标与议程

*经理

14:05-14:25

主讲人汇报

新产品功能与市场定位

*主管

14:25-14:50

分组讨论

客户需求反馈收集

各小组组长

14:50-15:00

总结与行动计划

明确任务分工与完成时间

*总监

筹备会议资源与物料

操作说明：

物料清单：线下会议需准备签到表、投影设备、麦克风、会议资料、饮用水、桌牌等；线上会议需提前测试平台功能（如共享屏幕、投票、分组讨论），准备备用会议。

预算管理：填写《会议预算表》，明确场地费、物料费、茶歇费等支出，审批通过后执行。

阶段二：会议中期执行（提前1-3天）

发布会议通知与提醒

操作说明：通过企业/邮件发送正式通知，包含会议目标、议程、时间、地点（或）、参会人员准备要求及联系人。提前1天发送提醒，保证参会人知晓。

会前最后检查

操作说明：

线下会议：提前2小时布置场地，检查设备（投影、麦克风、网络）运行情况，摆放物料（签到表、资料、饮用水）。

线上会议：提前30分钟测试会议平台，邀请参会人员提前进入，调试音视频设备。

阶段三：会议现场管理（会议当天）

签到与暖场

操作说明：线下会议采用电子签到（如扫码）或纸质签到，记录参会人员到会情况；线上会议设置等候室，主持人提前5分钟进入，播放暖场音乐或背景资料。

按议程推进会议

操作说明：

主持人严格按照时间节点控场，避免超时；若某环节讨论激烈，可适当延长但需同步调整后续环节时间。

记录人实时记录关键讨论内容、决策结果及行动项（含负责人、完成时间），保证信息准确无误。

处理突发情况

操作说明：

设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、投影仪），或临时调整议程（如先进行分组讨论）。

参会人员迟到/缺席：主持人可根据情况决定是否等待，或由记录人会后同步会议纪要。

阶段四：会议后期跟进（会后1-3天内）

整理会议纪要与行动项

操作说明：记录人根据现场记录，整理《会议纪要模板》，内容包括会议基本信息、议程回顾、关键结论、待办事项（负责人、截止时间），经主持人审核后24小时内发送给所有参会人。

跟踪行动项落实

操作说明：负责人在截止日期前反馈行动项进展，记录人每周汇总进度，未按时完成的需说明原因并协调资源支持。

会议效果评估与复盘

操作说明：通过问卷收集参会人对会议内容、组织效率、场地安排的反馈（如“您认为本次会议目标是否达成？”“对下次会议有何建议？”），分析问题并优化后续流程。

三、核心工具表格模板

表1：会议基本信息表

会议名称

会议编号

会议类型（□例会□临时□发布）

会议目标

时间

年月日时分

时长（分钟）

地点/平台

□线下：□线上：

参会人数

应到人，实到人

主持人

记录人

联系方式

审批人

部门

表2：会议议程安排表

序号

时间

环节名称

内容描述

负责人

输出物

1

09:00-09:10

开场

介绍目标与议程

*经理

PPT（1-2页）

2

09:10-09:40

议题一汇报

项目进度与风险分析

*主管

项目进度报告

3

09:40-10:10

议题二讨论

资源调配方案

全体参会

讨论记录

4

10:10-10:20

总结与行动

明确任务分工

*总监

行动项清单

表3：会议纪要模板

会议基