采购申请审批流程模板含供应商选择与谈判策略.docVIP

企业通用采购申请审批流程模板（含供应商选择与谈判策略）

一、应用场景描述

二、采购审批与供应商管理全流程操作详解

步骤1：采购需求确认与申请发起

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公消耗、项目实施），填写《采购申请单》，明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、预算总价；

需求紧急程度（常规/紧急）、交付时间、使用场景；

供应商特殊要求（如品牌授权、资质认证）。

附支撑材料：如技术图纸、报价单（初步询价）、项目立项批复等。

提交至采购部门初审，保证需求描述清晰、预算合理。

输出物：《采购申请单》（含附件）

步骤2：采购申请分级审批

责任主体：采购部门、财务部门、分管领导、总经理/采购委员会

审批权限划分（示例）：

小额采购（≤5万元）：需求部门负责人→采购经理→财务部备案；

中额采购（5万-20万元）：需求部门负责人→采购经理→财务部→分管副总；

大额采购（≥20万元）：需求部门负责人→采购经理→财务部→分管副总→总经理/采购委员会。

审批要点：

财务部门重点审核预算合理性、资金来源；

分管领导/总经理评估采购必要性、与业务目标的匹配度。

特殊情况：紧急采购（如生产突发故障需立即备件），可先口头报备后补流程，但需在《采购申请单》中注明“紧急采购”及原因。

输出物：审批通过的《采购申请单》

步骤3：供应商寻源与初步筛选

责任主体：采购部门

操作内容：

寻源方式（根据采购类型选择）：

标准化物料（如办公耗材、标准件）：通过公开招标、电商采购平台（如企业采购商城）、长期合作供应商名录寻源；

非标物料/服务（如定制设备、咨询服务）：邀请3家及以上合格供应商参与投标/报价，优先选择有合作记录或行业口碑的供应商。

供应商资质审核（必查项）：

营业执照、相关行业资质（如ISO9001认证、特种设备生产许可证）；

财务状况（近1年资产负债表、利润表，避免供应商资金链风险）；

业绩案例（同类项目/产品合作记录，可要求提供客户评价）。

初步筛选：剔除资质不全、报价异常偏离市场均价（±20%以上）或存在不良记录的供应商，形成《合格供应商候选名单》（2-3家）。

输出物：《合格供应商候选名单》《供应商资质审核记录》

步骤4：供应商评估与确定

责任主体：采购部门、需求部门、技术部门（如适用）

评估维度与权重（示例）：

评估维度

权重

评估内容说明

价格合理性

30%

对比市场均价、供应商报价明细（含运费、税费）

质量保障能力

25%

质量体系认证、检测报告、售后承诺

交付及时性

20%

历史交期准时率、产能匹配度、应急方案

服务水平

15%

技术支持响应速度、培训服务、投诉处理

合作稳定性

10%

合作年限、合同履约率、信用记录

操作流程：

采购部门向候选供应商发出《询价函》，要求提供详细报价单（含技术参数、交付周期、付款条件）；

需求部门、技术部门从专业角度评估供应商方案是否符合技术要求；

采购部门汇总评分，得分最高者为首选供应商，次选者为备选（如首选供应商谈判失败启用备选）。

输出物：《供应商评估表》《采购结果报告》

步骤5：商务谈判与合同拟定

责任主体：采购部门、法务部门（如适用）、财务部门

谈判策略制定：

成本导向型采购（如标准化物料）：以价格为核心，通过批量采购、长协合作争取折扣，参考底价（市场均价×0.9）设定谈判目标；

质量导向型采购（如关键设备）：重点关注技术方案、售后条款，价格可适度上浮，但需明确质保期、违约责任；

服务导向型采购（如咨询服务）：聚焦服务团队资质、交付成果标准，采用“固定总价+绩效奖金”模式。

谈判关键条款：

价格（含阶梯价、浮动价机制）、付款方式（如预付款30%、到货70%、质保期满10%）；

质量标准（验收依据、抽检比例）、交付时间（违约责任：延迟1天扣合同额0.5%）；

保密条款、知识产权归属、争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）。

操作流程：

采购部门与供应商谈判，形成《谈判记录》（明确双方立场、达成一致条款）；

法务部门审核合同条款，保证合规性；

财务部门审核付款条件与资金计划。

输出物：《谈判记录》《采购合同（草案）》

步骤6：合同审批与签订

责任主体：采购部门、法务部门、财务部门、总经理

审批流程：

采购部门提交《采购合同》及《谈判记录》；

法务部门审核法律风险（如条款歧义、责任界定）；

财务部门审核付款条款与预算匹配度；

总经理最终审批，授权采购代表签订合同（需加盖合同专用章）。

输出物：正式签订的《采购合同》

步骤7：订单下达与履约跟踪

责任主体：采购部门、需求部门

操作内容：

采购部门根据合同《采购订单》，明确数量、交付时间、交付地点，发送至供应商；

需求部门跟踪供应商生产/备货进度，关键节点（如生产启动、