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企业业务合规流程指引手册

前言

为规范企业内部业务开展流程，保证各项业务符合国家法律法规、行业监管要求及企业内部规章制度，有效降低合规风险，保障企业持续健康发展，特制定本手册。本手册旨在为各部门、各岗位人员提供清晰的合规操作指引，明确各环节责任与要求，助力企业实现“业务合规、风险可控、管理规范”的目标。

一、手册适用场景与对象

（一）适用业务场景

本手册适用于企业内部所有涉及合规要求的业务活动，包括但不限于：

合同签订与履行（如采购合同、销售合同、服务合同等）；

供应商与客户管理（如供应商准入、客户资质审核等）；

数据安全管理（如客户信息收集、使用、存储等）；

市场营销活动（如广告宣传、促销推广等）；

对外合作与投资（如项目合作、股权投资等）。

（二）适用对象

业务经办人：负责具体业务发起、材料准备及初步合规自查；

部门负责人：负责业务合规性初审及资源协调；

合规审查岗：负责对业务材料进行专项合规审查，出具审查意见；

审批负责人：根据权限对业务进行最终审批，决策是否开展；

归档管理人员：负责合规相关材料的整理、归档与保管。

二、业务合规全流程操作步骤

（一）第一阶段：业务需求发起与材料准备

目标：明确业务内容，保证基础材料完整、真实，初步判断业务合规方向。

操作步骤：

业务需求确认

业务经办人根据业务目标，与需求方（如客户、供应商、内部部门）充分沟通，明确业务核心要素（如业务性质、合作方背景、服务范围、权利义务等），形成《业务需求说明》。

合规自查初判

业务经办人对照国家相关法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》《数据安全法》等）及企业《合规手册》，对业务需求进行初步合规自查，重点识别是否存在以下风险：

合作方资质是否齐全（如营业执照、行业许可证等）；

业务内容是否涉及禁止性领域（如非法集资、侵权产品等）；

数据收集、使用是否获得用户明确授权；

合同条款是否显失公平或存在法律歧义。

自查完成后，填写《业务合规自查表》（详见模板一）。

材料整理与提交

业务经办人根据自查结果，准备以下基础材料（根据业务类型可增减）：

业务需求说明；

合作方资质证明文件（复印件加盖公章）；

业务合同草案（如适用）；

合规自查表；

其他相关证明材料（如检测报告、用户授权书等）。

将上述材料整理成册，提交至部门负责人进行初审。

（二）第二阶段：部门初审与材料补正

目标：保证材料完整性，从业务角度审核合规可行性，提出初步改进建议。

操作步骤：

材料完整性审核

部门负责人收到材料后，首先核对材料清单是否齐全，重点检查资质证明是否在有效期内、合同草案是否包含核心条款（如标的、数量、质量、违约责任等）。对材料不完整的，要求业务经办人在2个工作日内补正。

业务合规性初审

部门负责人结合业务实际，对业务合规性进行初审，重点关注：

业务是否符合部门职责范围及企业战略规划；

合作方过往合作记录是否存在合规问题（可通过企业合规管理系统查询）；

业务流程是否与企业现有制度冲突（如采购业务是否符合《采购管理办法》要求）。

初审通过后，在《业务合规初审意见表》（详见模板二）中签署“同意，提交合规审查”意见；初审不通过的，注明具体原因并退回业务经办人整改。

（三）第三阶段：专项合规审查

目标：从法律、监管、企业制度等维度，全面评估业务合规风险，出具专业审查意见。

操作步骤：

审查任务分配

合规管理部收到部门负责人提交的材料后，根据业务类型（如合同类、数据类、营销类等），将审查任务分配至对应的合规审查岗（如合同合规岗、数据合规岗）。

合规风险深度评估

合规审查岗通过以下方式开展审查：

文件审查：逐项核对业务材料是否符合法律法规要求（如合同条款是否违反《民法典》强制性规定、数据收集是否超出“最小必要”原则等）；

背景调查：对合作方进行合规背景核查（如是否列入经营异常名录、是否存在重大诉讼等，可通过“信用中国”等公开渠道查询）；

跨部门协同：对涉及专业领域的业务（如进出口贸易、税务处理等），可邀请法务部、财务部等部门联合审查。

出具审查意见

审查完成后，合规审查岗在《合规审查意见表》（详见模板三）中明确以下结论：

“合规通过”：业务无重大合规风险，可进入审批环节；

“合规通过（附条件）”：存在轻微风险，需满足特定条件（如补充协议、修改条款等）后方可开展；

“不合规”：存在重大合规风险，业务不得开展，并说明具体理由及整改建议。

（四）第四阶段：审批决策与执行

目标：根据权限完成业务审批，保证决策合规，推动业务有序落地。

操作步骤：

分级审批

根据业务金额、风险等级等，由不同层级审批负责人进行决策（审批权限详见企业《授权管理办法》）：

一般业务：由部门负责人+合规审查岗+分管领导审批；

重大业务：由分管领导+合规管理部负责人+总经理审批；

特殊业务（如涉及重大投资、跨境合作等）：需提交