会议纪要编写指南项目进度同步版.docVIP

项目进度同步会议纪要编写指南

一、适用场景说明

本指南适用于项目管理中各类需要同步进度、明确责任、跟踪行动的会议场景，包括但不限于：

项目启动会（明确目标、分工、里程碑）

周期性进度例会（周/双周/月度，同步阶段性成果与问题）

跨部门协调会（解决资源冲突、依赖事项）

关键节点复盘会（阶段性总结、风险应对调整）

突发问题专项会（紧急风险、需求变更讨论）

二、会议纪要编写流程

会前准备：明确聚焦重点

明确会议目标：提前与主持人确认会议核心议题（如“Q3季度进度同步与风险排查”“项目模块交付协调”），避免纪要偏离主题。

收集基础信息：提前获取会议议程、参会人员名单（含部门、职务）、上一阶段行动项完成情况（若有），作为纪要背景补充。

准备纪要模板：根据会议类型选择对应模板（如常规例会模板、专项会议模板），预留关键信息填写栏位（如进度数据、风险描述）。

会中记录：抓取关键，客观准确

基础信息实时记录：会议开始后5分钟内完成“会议基本信息”栏填写（时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因）。

议题与进度同步结构化记录：

按议程顺序逐项记录，每项议题包含“当前进度描述”（如“需求文档已完成80%，待技术评审”）、“负责人”（*工）、“计划完成时间”（YYYY-MM-DD）、“风险/问题”（如“第三方接口数据延迟，影响联调进度”）。

区分“事实陈述”（如“测试用例通过率70%”）与“观点讨论”（如“*经理建议增加测试资源”），前者需精确，后者标注发言人。

行动项重点标记：对会议中明确的任务、责任方、截止时间单独记录，格式建议为“【行动项】任务描述（负责人：*工，截止：YYYY-MM-DD）”，避免使用“尽快”“尽快完成”等模糊表述。

会后整理：核对补充，形成初稿

信息核对与补全：会议结束后2小时内，根据会议录音（若允许）或笔记补充遗漏信息，重点核对进度数据、行动项细节、责任人姓名（*号代替），保证与会议决议一致。

逻辑梳理与精简：按“议题-进度-问题-行动项”结构整理内容，删除无关讨论（如闲聊、与主题无关的争议），保留对项目推进有价值的信息。

审核与确认：初稿完成后，发送至主持人（经理）及关键参会人（如总监、*主管）审核，确认无遗漏或偏差后定稿（审核时间不超过1个工作日）。

分发与归档：同步信息，留存依据

分发范围：会议纪要需发送至所有参会人员、项目相关方（如客户对接人女士、上级领导总），抄送项目组存档。

归档要求：定稿纪要按“项目名称-会议日期-会议类型”命名（如“项目周进度例会纪要”），存储至项目共享文档库，保存期限至项目结束后1年。

三、项目进度同步会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

项目Q3季度第3周进度同步例会

会议时间

2023年10月15日14:00-16:00

会议地点

3号会议室（线上会议：腾讯会议ID123-456-789）

主持人

*经理（项目总监）

记录人

*助理（项目专员）

参会人员

工（开发组长）、主管（测试经理）、专员（产品经理）、工（UI设计师）

缺席人员及原因

*工（运维组长，因客户现场支持请假）

一、议题与进度同步

议题1：需求开发进度

-当前进度：前端模块完成60%，后端接口完成70%，工负责核心功能开发，按计划推进。-问题描述：第三方支付接口文档延迟提供，影响支付模块联调（工提出）。-计划完成时间：2023-10-20（前端）、2023-10-18（后端）。

议题2：测试进度与风险

-当前进度：测试用例编写完成85%，执行通过率70%，*主管负责。-问题描述：发觉3个高优先级Bug（涉及数据校验逻辑），需开发组优先修复。-计划完成时间：2023-10-17完成所有测试用例执行。

议题3：UI设计交付

-当前进度：主界面设计稿已完成，待评审；*工负责。-计划完成时间：2023-10-16提交设计终稿。

二、行动项跟踪

任务描述

负责人

截止日期

优先级

状态

1

协调第三方团队支付接口文档

*工

2023-10-16

高

进行中

2

修复高优先级Bug（3个）

*工

2023-10-18

高

待开始

3

提交UI设计终稿并组织评审

*工

2023-10-16

中

进行中

三、下次会议安排

时间

2023年10月22日14:00（暂定，如有变动提前1天通知）

议题

1.Q3季度第4周进度同步；2.Bug修复情况验证；3.UI设计评审结果反馈

四、编写要点与注意事项

内容客观性：仅记录会议中明确达成的决议、确认的进度、提出的问题，避免加入个人主观评价或未经证实的猜测。

行动项明确性：每个行动项必须包含“具体任务+唯一负责人+可量化截止时间”，避免“相关部门配合”“尽快处理”等模糊表述。

进度数据化：进度描述尽量使用百分比、里程碑节点（如“已完成模块