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企业合同管理模板标准化版本

一、适用范围与背景

本标准化模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）在开展业务过程中涉及的合同管理工作，覆盖采购、销售、服务、租赁、合作研发等常见合同类型。旨在通过统一模板结构、规范操作流程，降低合同法律风险，提升合同审批效率，保证合同条款的合规性与完整性，为企业运营管理提供标准化支撑。特别适用于企业初创期搭建合同管理体系、成长期优化管理流程、成熟期实现全流程管控的场景。

二、标准化操作流程

合同管理全流程需遵循“需求发起—起草审核—签署用印—履行跟踪—归档复盘”五步法，保证每个环节责任明确、操作规范。

第一步：合同需求发起与前置准备

明确需求主体：由业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据实际业务需求发起合同申请，填写《合同需求审批单》，明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求（如标的物规格、服务标准、付款周期等）。

合作方资格审查：业务部门需对合作方主体资格进行初步核查，包括但不限于：

营业执照（加盖公章的复印件，确认经营范围、有效期）；

特殊行业资质（如食品行业需《食品经营许可证》，建筑行业需《建筑业企业资质证书》）；

信用状况（通过“信用中国”等官方平台查询无严重失信记录）。

资料收集：收集与合同相关的支撑材料，如技术参数表、招投标文件、往来函件、会议纪要等，作为合同附件。

第二步：合同起草与模板匹配

选择基础模板：根据合同类型（如采购合同、服务合同），从企业《合同模板库》中匹配最新版本的标准模板，避免直接使用外部模板或旧版本模板。

填写核心条款：依据需求审批单及支撑材料，填写模板中的可变条款，重点包括：

主体信息：甲方（企业全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）、乙方（合作方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人），保证与营业执照一致；

标的描述：明确产品名称、型号规格、数量（或服务范围、内容），避免模糊表述（如“一批”“类似产品”）；

权利义务：双方核心权利（如交付要求、验收标准）与义务（如付款时间、售后服务）；

履约期限：起止日期、关键节点（如分阶段交付的时间点）；

金额与支付：合同总价（含税/不含税）、支付方式（如电汇、承兑）、支付条件（如验收合格后30日内）、发票要求（如“提供增值税专用发票，税率X%”）；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）及对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%支付违约金”），上限不超过合同总额的30%；

争议解决：约定诉讼/仲裁管辖（如“向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”），避免选择“由某地法院管辖”等模糊表述。

附件整合：将技术参数表、验收标准等支撑材料作为合同附件，在合同中注明“附件为本合同不可分割的组成部分，与具有同等法律效力”。

第三步：合同审核与修订

部门初审：由业务部门负责人审核合同内容与业务需求的一致性，重点关注标的描述、履约能力、付款条件等是否匹配业务目标，审核通过后提交至法务部门。

法务审核：法务部门重点审核法律风险，包括：

主体资格是否合法；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）；

权利义务是否对等，是否存在“霸王条款”；

违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式是否合规。

法务部门需在2个工作日内反馈审核意见，重大风险合同需出具《法律风险评估报告》。

会签审批：涉及跨部门协作的合同（如采购合同需财务部审核付款条款，服务合同需项目部审核技术标准），由相关部门依次会签；金额超过万元（或企业规定的重大合同标准）的，需提交至总经理/总经理办公会审批。

修订确认：业务部门根据审核意见修改合同，重大修订需重新提交审核；最终版本由发起部门、法务部门、审批人共同签字确认，形成《合同审批表》。

第四步：合同签署与用印管理

签署方式：根据合同金额及重要性，选择纸质签署或电子签署（需符合《电子签名法》要求，保证签署主体身份真实、意思表示真实）。

用印申请：凭《合同审批表》《合同文本》（最终版）及附件，向企业行政部门申请用印。用印前需核对：

合同文本是否与审批版本一致；

乙方名称、盖章处是否填写完整；

多页合同是否加盖骑缝章。

用印登记：行政部门在《合同用印登记簿》中记录合同编号、名称、用印份数、经办人等信息，用印后返还合同文本正本（至少2份，甲乙双方各执1份）。

第五步：合同履行与归档管理

履行跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪履约进度（如交付时间、验收节点），填写《合同履行台账》，记录关键节点完成情况、对方履约表现（如是否逾期、质量是否达标）。

变更与解除：如需变更合同内容（如调整金额、履行期限），需签订《合同补充协议》，履行原审批流程；合同解除的，需书面通知对方，明确解除原因、财产清算及责任承担方式，避免口头解除。

归档存储：合同履行完毕（或终止）后，由业务部门将合同文本、审批表、履行