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人力资源部门员工离职管理流程模板

一、引言

员工离职是组织生命周期中不可避免的一环，有效的离职管理不仅能够确保组织运营的连续性和稳定性，保护公司的合法权益，更能体现组织的人文关怀，维护良好的雇主品牌形象。本流程模板旨在为人力资源部门提供一套系统、规范且具有操作性的离职管理指引，适用于公司内部所有员工的离职处理。各部门在实际操作中，应结合具体情况灵活运用，并确保符合相关法律法规及公司内部规章制度。

二、离职申请的提出与受理

1.员工提出离职：员工若有离职意向，应提前以书面形式（通常为《离职申请书》）向其直接上级提交离职申请，明确离职原因、拟离职日期等关键信息。若员工因特殊情况无法提前书面申请，人力资源部应指导其尽快补全手续。

2.直接上级初步沟通：直接上级在收到员工离职申请后，应首先与员工进行非正式的初步沟通，了解其离职的真实原因，判断是否存在挽留的可能性与必要性。对于核心骨干员工或关键岗位人员，应更加重视此环节。

3.离职申请的提交：经初步沟通后，员工将填写完整的《离职申请书》提交给直接上级，直接上级签署意见后，连同初步沟通情况一并提交至人力资源部门。

三、离职面谈的实施

1.面谈安排：人力资源部门在收到离职申请后，应在适当时间（通常在员工提交离职申请后、正式审批前）安排与离职员工进行正式的离职面谈。面谈人一般为人力资源部指定人员，对于重要岗位员工，可由部门负责人或更高层级管理者参与。

2.面谈目的：离职面谈旨在深入了解员工离职的根本原因（如薪酬福利、职业发展、工作环境、人际关系、企业文化等），听取员工对公司管理、业务发展等方面的意见和建议，同时解答员工在离职过程中的疑问，并表达公司对员工的感谢与祝福。

3.面谈记录与分析：面谈过程中，面谈人应做好详细记录（填写《离职面谈记录表》），确保信息的客观性与准确性。面谈结束后，人力资源部应定期对离职原因及员工反馈进行汇总分析，为公司改进管理、优化制度提供依据。

四、离职审批的规范

1.审批流程启动：员工的《离职申请书》及《离职面谈记录表》（若已完成）将进入公司既定的离职审批流程。审批权限及路径应根据员工的岗位级别、所属部门等因素设定。

2.各级审批：直接上级、部门负责人、相关职能部门（如涉及财务、IT等）及分管领导应根据各自职责，对员工离职申请进行审批。审批内容包括对离职原因的确认、工作交接安排的初步意见、是否同意离职及拟离职日期等。

3.审批结果通知：人力资源部在收到最终审批意见后，应及时将审批结果（同意离职及最终确定的离职日期）书面或口头通知员工本人及其直接上级。

五、工作交接的监督与执行

2.交接过程监督：直接上级负责监督工作交接的全过程，确保交接工作的质量和完整性。人力资源部应提供必要的支持与协调。对于关键岗位，交接过程可考虑安排接任者参与，或进行一段时间的交接过渡期。

3.交接确认：离职员工与接任者（或直接上级指定的接收人）需共同对《工作交接清单》中的各项内容进行逐项核对、交接，并签字确认。直接上级应对交接完成情况进行审核并签字。如有必要，相关部门负责人也需进行复核。

六、离职手续的办理

1.离职手续办理通知：人力资源部在员工离职日前，应提醒并通知员工按时办理各项离职手续，并提供《离职手续办理清单》作为指引。

2.部门内部手续：员工在离开部门前，需完成与本部门的所有交接事宜，并由直接上级在《离职手续办理清单》的相应栏目签字确认。

3.跨部门手续办理：员工需持《离职手续办理清单》到相关部门办理手续，如：

*财务部：结清所有借款、报销费用，确认薪资、补偿金等支付事宜。

*IT部门：交还公司配备的电脑、手机、网络设备等，注销系统账号及邮箱。

*行政/后勤部门：交还工牌、门禁卡、办公用品、宿舍钥匙等公司财物。

*其他相关部门：根据员工岗位性质涉及的其他特定部门。

4.人力资源部最终审核与手续办理：员工完成所有部门手续后，将《离职手续办理清单》交回人力资源部。人力资源部负责审核所有手续是否办理完毕，确认无误后：

*为员工开具《解除/终止劳动合同证明书》。

*核算并确认员工的薪资结算、经济补偿（如适用）、未休年假工资等。

*办理社保、公积金等关系的停缴与转移手续。

*回收员工的劳动合同文本及其它公司存档的个人资料（如有）。

*提醒员工关于竞业限制、保密义务等后续责任（如适用）。

七、离职后的跟进与管理

1.离职信息存档：人力资源部应将员工的《离职申请书》、《离职面谈记录表》、《工作交接清单》、《离职手续办理清单》、《解除/终止劳动合同证明书》等相关文件整理归档，确保档案的完整性与保密性。

2.薪资与福利结算：人力资源部应按照公司规定的薪资发放日，按时足额支付离职员工