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标准化档案管理工作流程规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案工作的法律法规及行业标准，结合本单位实际，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本单位及所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体档案的管理。

（三）基本原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密、便于利用的原则。各部门应将档案管理纳入日常工作范畴，确保档案工作与业务工作同步规划、同步实施、同步发展。

二、档案工作流程

（一）文件材料的形成与收集

1.文件材料的形成

各部门在业务活动中，应按照国家及本单位有关公文处理和技术文件编制的规定，规范形成各类文件材料，确保文件材料的真实性、准确性、完整性和有效性。文件格式、签署、用印等应符合相关标准。

2.文件材料的收集

各部门档案员（或指定专人）负责本部门形成的各类文件材料的及时收集。收集范围包括但不限于：行政管理类、业务管理类、经营管理类、科研技术类、基本建设类、设备仪器类、会计类、人事类等文件材料。收集工作应做到定期进行，确保不遗漏、不延误。对于具有长远保存价值的电子文件，应连同其元数据一并收集。

（二）档案的整理与归档

1.文件材料的整理

档案员对收集到的文件材料，应按照档案整理的原则和方法进行系统整理。整理工作包括：

分类：依据本单位档案分类方案，对文件材料进行科学分类。

排列：在分类的基础上，按照文件材料形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。

编号：根据排列结果，对每份文件材料赋予唯一的档号。

编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷封面。电子文件应进行规范化命名、存储和组织。

2.归档

整理完毕的文件材料，应按照规定的时间和要求向单位档案管理部门（或综合档案室）移交归档。归档时需填写《档案交接登记表》，办理交接手续。档案管理部门应对接收的档案进行质量检查，符合要求的方可接收。

（三）档案的保管

1.库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。建立健全库房管理制度，明确库房管理人员职责。

2.档案装具

档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放。不同门类、不同保管期限的档案应分区、分类存放，并设置清晰的标识。

3.日常维护

定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。严格控制库房温湿度，做好记录。

4.安全保密

严格执行档案保密制度，定期进行保密检查和教育。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理系统及存储介质应采取严格的安全保密措施。

（四）档案的利用与服务

1.利用手续

单位内部人员查阅档案，须凭有效工作证件，并履行借阅登记手续；外部单位查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅涉密档案，须严格按照保密规定执行。

2.利用要求

查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。档案一般不得带出阅档室，确因工作需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，限期归还。

3.利用服务

档案管理部门应积极开展档案利用服务，为单位各项工作提供档案支持。可根据需求提供档案查阅、复制、证明、咨询等服务，并做好利用效果反馈记录。

4.利用反馈

建立档案利用效果反馈机制，了解档案利用对工作的实际作用，不断改进档案管理和服务工作。

（五）档案的鉴定与销毁

1.定期鉴定

档案管理部门应会同有关业务部门，按照档案保管期限表，定期对已到保管期限的档案进行价值鉴定。鉴定工作小组由单位分管领导、档案管理人员及相关业务骨干组成。

2.销毁程序

经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。具有永久保存价值的档案，应按规定向同级国家档案馆移交。

三、保障措施

（一）组织保障

明确单位档案工作的领导机构和分管领导，设立或明确档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员。各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。

（二）人员保障

档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，熟悉档案业务知识和相关法律法规。单位应定期组织档案管理人员参加业务培训和学习交流，不断提高其业务能力和水平。

（三）制度保障

建立健全档案管理各项规章制度，如文件材料收集归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度等，并确保制度的有效执行。

（四）经费保障

单位应将档案管理所需经费（包括档案库房建设与维护、档案装具购置、档案数字化、档案保护、人员培训等）纳入