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行业通用采购管理平台应用指南

一、平台适用业务场景与对象

本采购管理平台旨在为企业提供覆盖全生命周期的采购管理解决方案，适用于制造业、零售业、服务业等多行业场景，支持企业内部各部门（如生产部、行政部、项目部等）的标准化采购需求管理。具体应用场景包括：日常办公用品采购、生产原材料批量采购、固定资产（设备、仪器）采购、项目专项物资采购、服务类采购（如咨询、运维）等。平台通过流程化、数字化管理，实现采购需求提报、审批、供应商选择、订单执行、验收、付款等环节的协同高效运作，帮助企业降低采购成本、提升采购透明度、规范采购流程。

二、采购全流程标准化操作指南

（一）采购需求发起与提报

需求发起人：由各部门采购需求负责人（如生产部物料员张、行政部后勤专员李）通过平台“需求管理”模块提交采购申请。

信息填写：需准确填写以下必填项：

需求部门、申请人、联系方式；

物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、需求数量；

预估单价、总预算、用途说明（如“生产车间A设备维修”“办公区6月耗材补充”）；

期望到货日期（紧急需求需勾选“加急”并注明原因）。

附件：如涉及技术参数图纸、样品要求、历史采购记录等，需对应附件（支持PDF、Word、Excel格式）。

提交流转：确认信息无误后“提交”，系统自动流转至部门审批人。

（二）需求审批与立项

部门审批：需求首先由申请人所在部门负责人审批（如生产部经理王*），重点审核需求必要性、预算合理性。审批通过后，根据金额分级流转：

金额≤5000元：流转至采购部专员审核；

5000元＜金额≤50000元：流转至采购部经理赵*审核；

金额＞50000元：需额外提交分管副总刘*审批。

采购部审核：采购专员审核需求的合规性（如是否属于集中采购目录、是否存在替代方案）、预算准确性，并判断采购方式（招标、询价、单一来源等）。审核不通过时，需注明原因并退回申请人修改。

审批完成：所有审批节点通过后，系统自动“采购需求立项单”，更新需求状态为“已立项”，同步推送给采购执行人员。

（三）供应商选择与管理

供应商池筛选：采购人员根据需求类型（如标准物料、定制服务），从平台“合格供应商库”中筛选候选供应商。供应商库信息包括：名称、主营品类、合作历史、资质证书（如ISO认证）、评级结果（A/B/C级）。

采购方式确定：

公开招标：金额≥100000元或涉及重要设备采购，通过平台发布招标公告，接受供应商投标；

询价采购：5000元＜金额＜100000元，向不少于3家合格供应商发出询价单，对比价格、交期、售后后确定候选；

单一来源：因技术专利、唯一供应商等特殊情况，需提交“单一来源采购申请说明”，经分管副总审批后执行。

供应商确认：选定供应商后，通过平台发送“合作意向确认函”，供应商确认后在系统中锁定合作资格。

（四）采购订单与下达

订单创建：采购专员在“订单管理”模块根据已立项需求和供应商信息创建采购订单，填写以下内容：

订单编号（系统自动）、订单日期、供应商信息；

物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货地点、交货批次（如分批到货需注明批次计划）；

付款条件（如“验收合格后30天付款”“预付30%余款70%”）、质量标准、违约责任条款。

订单审核：订单需经采购经理（赵*）和法务专员（如涉及合同条款）审核，重点核对数量、金额、供应商信息与需求一致性。审核通过后，系统自动电子订单，通过平台推送给供应商确认。

订单下达：供应商确认订单后，系统更新订单状态为“已下达”，同步至仓库（备货）和需求部门（准备验收）。

（五）订单执行与进度跟踪

供应商履约：供应商按订单约定时间、数量发货，并在发货后通过平台物流单号（如适用）、发货清单。

进度跟踪：采购专员通过平台“订单跟踪”模块实时查看订单状态（待发货、已发货、部分到货、已完成），对延迟交货订单及时发起“催办提醒”，并记录沟通情况。

异常处理：若出现供应商无法履约（如停产、断供）或需求变更（如数量调整），需由需求部门提交“订单变更申请”，经原审批流程审核通过后，采购专员在平台中修改订单信息并通知供应商。

（六）到货验收与入库

验收准备：货物到货后，仓库管理员（如陈*）根据订单信息核对到货通知单，通知需求部门（如生产部、行政部）和采购专员共同参与验收。

现场验收：验收组按订单要求对以下内容逐一核对：

数点：实际到货数量与订单数量是否一致（短装、溢装需记录）；

质检：检查物品外观、规格型号是否符合技术参数，必要时送检（如原材料需检测报告）；

单证：核对供应商提供的合格证、质检报告、发货清单等是否齐全。

验收结果录入：

验收合格：需求部门、仓库、采购三方在平台“验收管理”模块中确认签字，系统“到货验收单”，更新订单状态为“已验收”；

验收不合格：记录不合格原因（如“规格不符”“质量缺陷”