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办公室岗位责任制及工作制度

办公室作为企业日常运营的核心枢纽，其高效、规范、有序的运行直接关系到整个组织的决策执行、信息流通和内部协调。为确保各项工作职责明确、流程清晰、执行有力，特制定本岗位责任制与工作制度，旨在构建权责对等、协同高效、纪律严明的工作环境，提升整体办公效能与管理水平。

一、核心岗位职责体系

（一）办公室主任职责

1.全面主持办公室行政管理工作，是办公室工作的第一责任人。负责组织制定、完善并监督执行办公室各项规章制度、工作流程及年度工作计划。

2.发挥参谋助手作用，深入调查研究，及时收集、整理、分析各类信息，为领导决策提供有价值的参考建议和方案。

3.负责重要会议的组织筹备、记录及决议的督办落实。协调安排领导公务活动，处理重要来信来访。

4.统筹管理公司行政事务，包括但不限于固定资产、办公环境、后勤保障、安全保卫、接待工作等，确保行政支持系统高效运转。

5.负责办公室团队建设与管理，包括人员的选拔、培训、绩效考核及日常工作的指导与监督，营造积极向上、团结协作的工作氛围。

6.负责与公司内外各部门、单位的沟通协调，确保政令畅通、衔接顺畅。代表公司或办公室处理相关对外事务。

7.严格控制办公室行政费用预算，审核相关开支，倡导节约，杜绝浪费。

8.完成上级领导交办的其他重要工作任务。

（二）行政文秘岗职责

1.负责公司级公文（请示、报告、通知、函件等）的起草、核稿、排版、印制、分发、归档工作，确保公文格式规范、内容准确、传递及时。

2.负责公司内部会议的通知、会场布置、会议资料准备与分发、会议记录及纪要的撰写与分发，并跟踪会议决议的执行情况。

3.管理公司印章、介绍信、证明函的使用，严格执行用印审批登记制度，确保用印安全、合规。

4.负责公司档案资料的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、借阅与销毁工作，建立并维护科学的档案管理体系，确保档案的完整性、安全性与保密性。

5.处理日常来电、来函、来访的接待与记录，根据内容进行转办、催办或直接回复。

6.协助办公室主任进行日常行政事务的处理，包括办公用品采购与管理、名片印制、员工通讯录更新等。

7.负责公司内部信息的上传下达，保持沟通渠道的畅通。

（三）后勤保障岗职责

1.负责办公环境的管理与维护，确保办公区域整洁、有序、安全。监督保洁、绿化等工作的质量。

2.管理公司固定资产（办公设备、家具等）及低值易耗品，建立台账，定期盘点，负责采购申请、分发、维修、报废等全生命周期管理。

3.负责员工食堂、宿舍（如有）、通勤班车（如有）等后勤服务的协调与监督管理，提升员工满意度。

4.统筹安排公务用车，负责车辆调度、维护保养、费用报销及驾驶员的管理与安全教育。

5.负责办公区域的安全管理，包括消防安全、用电安全、防盗等，定期组织检查，消除安全隐患。管理门禁、监控系统。

6.负责大型活动或重要接待的后勤支持与保障工作。

7.完成上级交办的其他后勤相关任务。

（四）信息与督办岗职责

1.负责公司内部信息平台的日常维护与管理（如OA系统、内部网站等），确保系统稳定运行，推进办公自动化。

2.收集、筛选、编辑、报送公司内部工作动态、经验交流等信息，编发内部简报或通讯。

3.负责公司领导批示、重要会议决议、年度重点工作、专项任务等事项的分解、立项、交办、跟踪、协调与反馈，建立督办台账，定期通报进展情况，确保事事有回音、件件有着落。

4.分析与研究工作流程中存在的问题，提出优化建议，协助推进流程再造与效率提升。

5.协助进行跨部门项目的协调与推进工作。

6.负责部分数据的统计、分析工作。

二、综合工作制度细则

（一）公文处理制度

1.收文管理：所有外部来文（包括电子公文）由行政文秘岗统一签收、登记、编号，填写公文处理单，提出拟办意见，报办公室主任阅批后，按批示迅速传阅或交办。紧急公文需即收即办。

2.发文管理：拟稿人根据工作需要起草公文，部门负责人审核内容与政策依据，办公室负责核稿（文字、格式、规范），报分管领导或主要领导签发。行政文秘岗根据签发意见进行编号、印制、用印、分发、归档。涉密公文严格按保密规定处理。

3.归档要求：办理完毕且具有保存价值的公文，由经办人及时整理，定期移交档案管理人员归档。个人不得保存应归档的公文。归档文件须齐全、完整，符合档案管理标准。

（二）会议管理制度

1.计划与审批：实行会议计划审批制度。各部门召集的跨部门或公司级会议，需提前向办公室申报，由办公室统筹协调时间、场地，避免冲突。提倡开短会、开视频会，注重实效。

2.会前准备：明确会议议题、目标、议程、参会人员、时间地点。提前准备并分发会议材料。行政文秘或指定人员做好会场