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公司会议资料管理流程及规范

一、引言

会议作为公司内部信息传递、决策制定、问题解决及工作协调的重要手段，其效率与质量直接影响公司整体运营。会议资料作为会议活动的核心载体，记录了会议的议题、过程、决策及行动方案，是后续工作开展、责任追溯及知识沉淀的关键依据。为规范公司会议资料的管理，确保其完整性、准确性、安全性与可追溯性，提升会议效率与决策质量，特制定本流程及规范。本规范适用于公司内部各类正式会议，全体员工均需严格遵照执行。

二、基本原则

1.服务决策原则：会议资料的产生、流转与管理应以支持会议决策、推动工作落实为根本目标。

2.真实准确原则：会议资料内容必须真实、客观、准确，数据及信息来源可靠，避免误导性陈述。

3.规范有序原则：会议资料的格式、编号、传递、归档等环节应遵循统一标准，确保管理有序。

4.安全保密原则：严格遵守公司保密规定，对涉及商业秘密、敏感信息的会议资料，应采取相应保密措施，防止信息泄露。

5.高效便捷原则：在确保规范的前提下，简化不必要的流程，提高会议资料的生成、查阅与利用效率。

6.持续改进原则：定期对会议资料管理流程进行回顾与评估，根据实际运行情况进行优化调整。

三、组织与职责

1.会议发起部门/人：负责会议议题的提出，组织会前资料的收集、整理、初审与提交；明确会议资料的密级（如需）；负责会议过程中临时资料的分发与记录。

2.参会人员：根据会议要求准备相关汇报材料或意见；妥善保管会议期间获取的资料，对涉密资料承担保密责任；按要求反馈会议资料相关意见。

3.会议记录人：负责准确、完整地记录会议过程、讨论要点、形成的决议及待办事项，会后及时整理形成会议纪要。

4.资料审核人（通常为会议主持人或部门负责人）：负责对会议资料（尤其是会议纪要、决策性文件）的完整性、准确性、合规性进行审核。

5.行政部/档案室（或指定的资料管理部门）：负责公司层面重要会议资料的统一归档、保管、借阅管理；制定和维护会议资料管理相关模板与标准。

6.IT部门（如涉及电子系统）：提供会议资料电子化管理所需的系统支持与技术保障，确保电子资料存储安全与访问便捷。

四、管理流程

（一）会前资料准备与分发

1.议题确认与资料收集：会议发起部门/人在会议通知发出前，应明确会议议题，并围绕议题收集、整理必要的背景材料、数据报表、方案草案等。

2.资料编制与初审：会议资料应符合公司规定的格式要求（如适用），内容简明扼要，重点突出。发起部门/人对收集或编制的资料进行初步审核，确保内容准确、完整。

3.资料审批（如需）：对于重要或敏感的会议资料，需按公司审批流程报请相关领导审核批准。

4.资料分发：

*会议资料原则上应在会议召开前（至少提前一个工作日，特殊情况除外）通过公司指定的内部通讯工具、邮件系统或协同平台分发给参会人员，以便提前审阅。

*分发时应注明会议名称、日期、议题及资料版本（如为修订版）。

*对于不便提前分发的涉密资料或实物材料，可在会议现场分发，并做好签收记录。

（二）会中资料管理

1.资料接收与确认：参会人员应确认收到会议资料，如有疑问及时向会议发起部门/人提出。

2.会议记录：会议记录人应使用规范的会议记录模板，详细记录会议议程进展、讨论焦点、各方意见、形成的共识、决策结果、待办事项（明确责任部门/人和完成时限）。

3.临时资料管理：会议过程中产生的临时补充资料、手写笔记等，会后由会议发起部门/人或记录人负责收集、整理。

4.资料回收（如需）：对于标注“会后回收”的涉密资料或敏感纸质材料，会议结束时由指定人员负责回收。

（三）会后资料整理与归档

1.会议纪要形成与审批：

*会议结束后，会议记录人应在规定时限内（通常为一个工作日内）整理完成会议纪要初稿。

*会议纪要应包含会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、参会人、缺席人及原因）、议题、主要讨论内容、决议事项、待办事项等核心要素。

*会议纪要初稿经会议发起部门负责人审核后，报请会议主持人或相关领导审批。

2.资料汇编与版本控制：将审批通过的会议纪要、会前分发的资料、会中产生的重要补充资料等汇编成册（电子版或纸质版）。如资料有修订，应明确版本号，确保使用的是最新有效版本。

3.资料分发与共享：审批通过的会议纪要及最终版会议资料，应及时分发给相关参会人员及需执行决议的部门/人员。可通过公司内部共享平台实现授权范围内的便捷查阅。

4.资料归档：

*归档范围：包括但不限于会议通知、会议议程、会议资料（含PPT、报告、数据等）、会议签到表、会议纪要（审批版）、决议文件、相关附件等。

*归档要求：纸质资料应字迹清晰、装订整齐；电子资料应命名规范、格式统一（