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机关档案管理与利用操作规范

一、总则

机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌的基础性工作，对于机关科学决策、规范管理、历史研究具有不可替代的作用。为进一步加强和规范我单位档案管理与利用工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业标准，结合本单位实际，特制定本规范。

本规范适用于本单位各部门及所属机构的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。所有档案工作人员及档案利用者均须遵守本规范。

档案管理工作遵循统一领导、分级管理，真实准确、完整系统，安全保密、依法利用的原则。

二、归档与接收

归档范围与分工：各部门应明确本部门归档文件材料的范围，主要包括本部门在职能活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。部门负责人对本部门归档工作负总责，并指定专人（兼职档案员）负责日常文件材料的收集、整理和向单位档案管理部门移交。

归档时间：日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的次年上半年内完成整理归档工作。专项工作、重大活动等形成的文件材料，应在工作结束或活动结束后三个月内完成归档。

归档要求：

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。

2.文件材料的纸张规格应符合标准，字迹清楚、耐久，手写材料应使用蓝黑或碳素墨水，禁用易褪色的书写工具。

3.复印件作为归档材料时，应注明原件保管处及复印日期，并由相关负责人签字确认。

4.电子文件的归档应符合国家关于电子档案管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料建立关联。

5.声像、实物等特殊载体档案，应同时归档文字说明材料，注明事由、时间、地点、人物、背景等信息。

接收手续：档案管理部门接收各部门移交的档案时，应认真核对移交清单，检查档案质量。核对无误后，双方在移交清单上签字，并各执一份备查。

三、整理与编目

整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

分类方法：应根据本单位实际情况，采用符合国家规范的档案分类方案。通常可按年度、组织机构（或问题）、保管期限进行分类。分类方案应保持相对稳定。

排列与编号：

1.在分类的基础上，按照文件形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。

2.对排列好的档案应逐件或逐卷（盒）进行编号，编制档号。档号应具有唯一性和稳定性。

编目著录：

1.应依据档案著录规则，对每份（卷、盒）档案进行著录，形成条目。

2.著录项目应包括：档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、备注等核心字段。

3.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。有条件的应建立档案管理信息系统，实现计算机辅助编目和检索。

装具要求：档案应使用符合国家标准的档案盒、卷皮等装具进行装订和存放。装订应牢固、整齐，便于翻阅。

四、保管与保护

库房管理：

1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。

2.库房内温湿度应控制在规定范围内，并配备必要的调控设备和温湿度监测仪器。

3.库房内严禁存放易燃易爆物品和腐蚀性化学药品。

4.建立库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。

档案存放：

1.档案应按档号顺序整齐排列于档案柜（架）中。柜（架）应有明显的标识，标明存放档案的年度、类别、保管期限等信息。

2.不同保管期限、不同载体的档案应尽可能分开存放。

日常维护：

1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理并记录。重点检查档案是否有霉变、虫蛀、破损等现象。

2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。修复工作应遵循“整旧如旧”原则，采用可逆性技术。

3.电子档案的保管应特别注意防病毒、防磁干扰、定期备份数据，确保数据安全和可读。

保密管理：

1.严格执行国家保密法律法规，明确涉密档案的管理要求。

2.涉密档案应单独存放，并采取更为严格的保密措施。查阅、复制、传递涉密档案必须遵守相关保密规定。

五、利用与服务

利用范围与权限：

1.本单位工作人员因工作需要，可以查阅本单位形成的非涉密档案。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。

2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案或控制使用档案，须报请单位分管领导批准。

3.涉及党和国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，以及尚未解密的档案，其利用应严格按照国家有关保密规定执行。

利用手续：

1.查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案内容、查阅人身份等信息，按审批权限履行报批手续。

2.档案管理人员