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公司备用金申请流程及审批操作规范

一、总则

为进一步规范公司备用金的管理，明确申请、审批、使用及核销各环节的操作要求，确保资金使用的合规性、安全性与效率性，特制定本规范。本规范适用于公司各部门及全体员工因公务需要领用备用金的相关事宜。备用金管理应遵循“按需申请、专款专用、及时报销、总额控制”的原则。

二、备用金的定义与分类

备用金是指公司为满足员工日常公务活动（如差旅费、零星采购、小额办公费用等）的临时资金需求，而预先拨付给指定员工的款项。根据使用频率和期限，备用金可分为：

1.临时备用金：因一次性或短期特定公务需要而申请的备用金，任务完成后需立即办理报销核销手续。

2.定额备用金：对于经常发生高频次、小额公务支出的岗位或部门，经审批后可核定一定额度的长期备用金，定期（如每月）办理一次报销核销和补足手续。

三、申请与审批流程

（一）申请条件与额度限制

1.申请备用金必须基于真实、合法的公务需求，严禁虚构事由套取资金。

2.申请人应为公司正式员工，且具备完全民事行为能力，能够承担相应的经济责任。

3.备用金申请额度应根据实际公务需要合理估算，原则上不超过该类公务活动通常所需的合理金额。对于大额或长期的备用金申请，需提供更详细的用途说明和预算依据。

（二）申请材料

申请人需填写《备用金申请单》（公司统一格式），清晰、完整地注明以下信息：

*申请人姓名、所属部门、职务；

*申请日期；

*备用金用途（需具体、明确，如“XX项目差旅费”、“日常办公用品采购”等）；

*申请金额（大小写须一致）；

*预计使用期限（针对临时备用金）或申请定额期限（针对定额备用金）；

*收款账户信息（原则上应为申请人本人的公司指定薪酬卡账户，特殊情况需书面说明并经审批）。

（三）审批权限与流程

1.部门负责人审核：申请人将填写完整的《备用金申请单》提交至部门负责人。部门负责人对申请的真实性、必要性及金额合理性进行初步审核并签署意见。

2.财务部复核：经部门负责人审核通过后，申请单提交至财务部。财务部负责人（或指定财务人员）对申请单的合规性、完整性以及是否符合公司备用金管理制度进行复核，重点关注金额是否在合理范围内，用途是否符合规定。

3.分管领导审批：根据公司授权体系及备用金金额大小，由相应层级的分管领导进行审批。审批人应对备用金的整体合理性及风险进行把控。

4.总经理审批（如适用）：对于超出分管领导审批权限的大额备用金申请，需报请总经理进行最终审批。

5.财务付款：所有审批手续完成后，财务部根据审批通过的《备用金申请单》，按照公司资金支付管理规定，在约定时间内将备用金足额支付至申请人指定账户，或开具现金支票。

四、备用金的使用与管理

1.专款专用：备用金必须严格按照申请用途使用，不得挪作他用，不得用于个人消费或与公司业务无关的支出。

2.妥善保管：申请人是备用金的第一责任人，应妥善保管领用的备用金，防止遗失、被盗或挪用。如发生意外损失，需承担相应责任。

3.及时报销：

*临时备用金：公务完成后，申请人应在规定期限内（通常为公务结束后一周内，具体时限由公司根据业务特点确定）整理好相关合法、合规的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等），填写《费用报销单》，按规定流程办理报销手续，多退少补。

*定额备用金：领用部门或个人应定期（如每月固定日期）或在备用金快用尽时，整理期间内发生的费用凭证，办理报销核销手续，补足定额。

4.禁止长期占用：严禁无正当理由长期占用备用金。对于超过规定报销期限仍未办理报销手续的，财务部有权发出催报通知，并可根据情况暂停该申请人或部门后续的备用金申请权限。

五、报销与核销

1.凭证要求：报销时提供的原始凭证必须真实、合法、有效，内容完整（包括开票日期、单位名称、品名、数量、单价、金额、开票单位盖章等）。不符合要求的凭证，财务部有权拒绝报销。

2.报销审批：报销流程参照公司费用报销管理制度执行，通常包括部门负责人审核、财务部复核、分管领导审批等环节。

3.核销处理：财务部在完成报销支付后，将相应的备用金进行核销。对于临时备用金，报销后该笔备用金业务即告终结；对于定额备用金，报销后补足至原核定额度。

4.备用金清理：员工因离职、调动等原因离开原岗位或公司时，必须结清所有领用的备用金。人力资源部门应提前通知财务部，确保备用金在员工离岗手续办理完毕前得到妥善处理。

六、监督与责任

1.财务部作为备用金管理的职能部门，负责对公司备用金的申请、审批、使用、报销全过程进行监督与检查，定期或不定期对各部门备用金使用情况进行抽查。

2.各部门负责人对本部门员工备用金的申请真实性、使用合规性负有管理责任。

3.对于违反本规范，出现