项目管理文档归档及命名规范.docVIP

一、规范应用场景与价值说明

本规范适用于各类企业内部项目管理场景，涵盖IT研发、工程建设、产品开发、市场活动等多类型项目全生命周期（从立项审批到项目收尾）。通过统一的文档归档流程与命名标准，可实现项目资料的有序管理、快速检索与高效复用，降低因文档混乱导致的信息差、协作低效及合规风险，尤其适用于跨部门协作项目、长期持续型项目及需要接受内外部审计的重点项目。

二、文档归档全流程操作指南

（一）前期准备：建立文档分类与编码体系

明确文档分类维度

按项目阶段划分：立项阶段文档（如《项目建议书》《可行性研究报告》）、规划阶段文档（如《项目计划书》《WBS分解表》）、执行阶段文档（如《周报》《会议纪要》《技术方案》）、监控阶段文档（如《风险登记册》《变更申请单》）、收尾阶段文档（如《验收报告》《总结报告》）。

按文档性质划分：管理类（计划、报告、纪要）、技术类（方案、设计、测试记录）、合同类（协议、订单、备忘录）、成果类（交付物、专利、用户手册）。

制定项目代码与文档类型编码

项目代码格式：公司/部门缩写-年份-项目序列号（示例：ABC-2024-001，其中ABC代表研发部，2024为年份，001为当年第1个项目）。

文档类型编码：管理类（GL）、技术类（JS）、合同类（HT）、成果类（CG），可细分二级编码（如管理类中计划为GL-01，报告为GL-02）。

（二）文档命名规范详解

标准命名格式

项目代码-文档类型编码-版本号-创建日期-责任部门/人

各字段定义与规则

项目代码：按前期准备阶段确定的编码填写，保证唯一性（示例：ABC2024001）。

文档类型编码：结合分类维度使用一级+二级编码（示例：管理类计划为GL-01，技术类设计为JS-02）。

版本号：格式为VX.Y，X为主版本号（重大修订如结构调整时递增，初始为1），Y为次版本号（日常修订如内容补充时递增，初始为0）（示例：V1.0→V1.1→V2.0）。

创建日期：使用YYYYMMDD格式（示例。

责任部门/人：部门全称或姓名缩写（示例：项目部-李*、Zhang*）。

命名示例

项目计划：ABC2024001-GL-01-V1.0项目部-李*

技术方案：ABC2024001-JS-02-V1.0研发部-Zhang*

验收报告：ABC2024001-GL-05-V1.0项目部-王*

（三）文档归档操作步骤

文档创建与初稿

项目启动后，由项目负责人根据《项目计划书》明确需创建的文档清单及责任人。

责任人按命名规范创建文件，保存为Word、Excel或PDF等常用格式（建议优先PDF格式保证排版稳定）。

审核与修订

文档初稿完成后，提交至项目负责人或指定审核人（如技术负责人、部门经理）进行内容合规性、完整性审核。

审核通过后定稿；若需修改，修订人更新版本号（如V1.0→V1.1），并保留修订痕迹（使用Word“修订模式”或标注修订说明）。

归档存储

审核通过后，由文档管理员或责任人将文件存储至指定服务器路径（示例：\\服务器\项目归档\ABC-2024-001\管理类\），路径结构建议按“项目代码-文档分类”分层。

同步更新《项目文档登记表》（见模板），记录文档编号、存储路径、版本信息等。

版本控制与借阅

旧版本文件保留至新版本稳定运行后1个月，或按公司档案管理要求定期清理（避免冗余）。

借阅文档需填写《文档借阅登记表》，明确借阅人、借阅时间、用途及归还期限，归还时由文档管理员检查文件完整性。

三、文档管理模板示例

表1：项目文档登记表

序号

文档编号

文档名称

版本号

创建日期

创建人

审核人

所属阶段

文档类型

存储路径

借阅状态

备注

1

ABC2024001-GL-01-项目计划书

ABC2024001项目计划书

V1.0李*

王*

规划阶段

管理类

\服务器-001\

否

初稿

2

ABC2024001-JS-02-技术方案

ABC2024001系统技术方案

V1.1Zhang*

赵*

执行阶段

技术类

\服务器-001\

是

借阅至测试部

表2：文档命名示例对照表

文档类型

命名规则模板

实际命名示例

立项建议书

项目代码-GL-01-VX.Y-YYYYMMDD-责任人

ABC2024001-GL-01-V1.0项目部-李*

会议纪要

项目代码-GL-03-VX.Y-YYYYMMDD-会议主持

ABC2024001-GL-03-V1.0项目部-王*

技术测试报告

项目代码-JS-04-VX.Y-YYYYMMDD-测试负责人

ABC2024001-JS-04-V1.0测试部-陈*

用户验收单