企业行政工作管理工具集.docVIP

企业行政日常事务管理工具集

一、会议管理工具

适用场景

适用于部门例会、项目启动会、跨部门协调会、年度总结会等各类企业内部会议的筹备、召开及后续跟进，保证会议高效有序、目标明确。

操作流程

会议发起：由会议发起人（如*经理）填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、预计时间（精确到上/下午）、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员范围及核心议题，提前3个工作日提交至行政部审批。

会议通知：行政部审批通过后，提前2个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送会议通知，包含会议主题、时间、地点（或）、参会人员、会议议程及需提前准备的资料（如PPT、数据报表）。

会议准备：

线下会议：行政部提前1天布置会场，调试投影仪、麦克风、空调等设备，摆放会议资料、饮用水、签到表；

线上会议：提前测试会议平台稳定性，提前1小时将会议发送至参会人员，提醒设备调试。

会议召开：

参会人员提前10分钟到场签到，会议主持人（如*主管）按议程主持会议，控制各环节时间；

安排专人记录会议要点（含决议事项、负责人、完成时限），形成《会议记录初稿》。

会后跟进：会议结束后24小时内，行政部整理《会议记录》（经主持人确认无误后），同步至所有参会人员及相关负责人，并跟踪决议事项落实情况，每周汇总进度反馈至发起人。

表单模板

会议申请表

项目

内容

会议主题

例：Q3销售目标分解会

会议目的

明确Q3各销售团队目标，分解任务，协调资源

预计时间

2023年X月X日14:00-16:00

地点/形式

3号会议室（线下）/腾讯会议（线上，会议号：XXX-XXXX-XXXX）

参会人员

经理（销售部）、主管（市场部）、*专员（财务部）、各销售团队负责人

会议议程

1.销售部Q2业绩回顾（15分钟）；2.Q3目标分解说明（30分钟）；3.资源协调讨论（40分钟）；4.总结（15分钟）

需提前准备资料

各团队Q2业绩报表、Q3目标草案

发起人

*经理

审批人（行政部）

*行政主管

提交日期

2023年X月X日

会议记录表

会议主题

Q3销售目标分解会

日期

2023年X月X日

地点/形式

3号会议室（线下）

主持人

*经理

参会人员

经理、主管、*专员、各销售团队负责人

记录人

*助理

会议议程及要点

1.Q2业绩回顾：销售部整体完成率85%，A团队超额10%，B团队未达标；2.Q3目标分解：总目标500万，各团队分配A团队200万、B团队150万、C团队150万；3.资源协调：市场部增加C团队线上推广预算2万（主管负责）；财务部优化B团队回款流程（专员负责）；4.决议：各团队3日内提交目标执行计划，行政部周进度跟踪。

决议事项

1.A/B/C团队3日内提交Q3目标执行计划；2.市场部3个工作日内完成C团队推广预算审批；3.财务部5个工作日内出台B团队回款优化方案。

负责人

经理（计划汇总）、主管（预算）、*专员（回款）

完成时限

3月5日

后续跟进

行政部每周一17:00前汇总进度，同步至*经理

关键提示

会议通知需明确“拒绝无故缺席”，如需请假需提前1天向发起人申请；

会议记录需包含“决议事项+负责人+完成时限”，避免模糊表述；

线上会议需开启“录制”功能（如涉及敏感内容需提前告知参会人员），会后3天内将录像存档。

二、办公用品管理工具

适用场景

适用于企业日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹）、电子耗材（如U盘、墨盒）、劳保用品（如口罩、消毒液）的申领、采购、库存管理及发放，保证物资供应充足、成本可控。

操作流程

需求提报：每月25日前，各部门员工通过《办公用品申领表》（线上系统或纸质表）提交次月需求，注明物品名称、规格、数量、用途（如“行政部日常打印”“新员工入职”），部门负责人审核后提交至行政部。

需求汇总：行政部汇总各部门需求，结合当前库存（通过《办公用品库存台账》查询），编制《月度采购计划》，明确采购物品清单、数量、预算（如A4纸100包/500元，签字笔50支/200元），提交至财务部审批。

采购执行：审批通过后，行政部通过合格供应商（需提前建立供应商名录）采购，要求供应商提供物品清单及收据（不涉及发票），验货时核对物品名称、规格、数量是否与采购一致，确认无误后入库。

入库登记：行政部在《办公用品库存台账》中新增入库物品信息，更新库存数量（如入库A4纸100包，库存从20包增至120包），同步在库存管理系统中标记“已入库”。

领用发放：员工凭审批通过的《办公用品申领表》至行政部领用，行政部核对申领信息与库存，发放后在台账中登记领用人、领用时间、领用数量，并同步更新系统库存（如领用A4纸5包，库存从120包降至115包）。

月末盘点：每月最后一个工作日，行政部组织各部门专员进行库存盘点，核对台账数量与实际库存，差异率超5%需查找原因（如漏登