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作者：ZHANGJIAN

仅供个人学习，勿做商业用途

外场活动标准流程

一、会场租赁标准

为满足活动要求，最大化的利用会场布置出最好的活动氛围，对会场租赁标准作出如下标准及规定：

1、会场必须有开放式大厅，避免完全是独立包间或隔断式的会场，优先选择视野开阔，少柱，少遮挡的会场；

2、会场宜选择当地较出名的中高档酒店或茶楼，地址位于市区中心位置，标志醒目，附近有地标型建筑最佳，且交通方便，停车方便；文档来自于网络搜索

3、会场必须能划分出舞台区域，用来布置投影仪、礼品、金蛋桌等，优先考虑有现成舞台和背景墙的会场；

4、优先考虑能提供投影设备、音响设备的会场；

5、优先考虑通道较短，无复杂分路的会场；

6、根据活动实际情况，会场大小宜以能布置20张以上谈判桌为准，且最好能提供免费的员工休息区；

7、提前7--10天确定活动会场。

二、外场活动负责人与企划部工作对接标准流程

阶段

时间

事项

要求

活动前

活动前7--10工作日

向企划部申请活动

活动负责人向企划部出示有***签字批准的《活动申请书》；

活动负责人邀约企划部一同考察现场；

企划部确定布置方案；

企划部准备活动物料并列出物料清单；

活动前一个工作日

领取物料

活动负责人按物料清单领取物料并签字确认

活动前一个工作日

物料运送及布置

活动负责人安排车辆及人员运输物料，布置会场；

企划部负责到现场对指导会场布置。

活动中

活动日

（9:00--18:00)

活动现场监督工作

企划部负责现场展示物料维护；

企划部负责现场监督及拍照。

活动日

物料拆卸及运回公司

活动负责人安排人员及车辆拆卸物料并运回公司；

活动负责人安排人员于活动结束当天将物料搬至企划部。

活动后

活动后第一个工作日9：00

物料归还及入库

企划部与活动负责人一同按清单清点物料并统计物料损坏及遗失情况，并由负责人签字确认；

企划部负责物料入库。

注:如活动负责人未按要求提前向企划部申请活动，企划部无法保证完成活动物料筹备及场地布置方案。

三、活动流程：

阶段

时间

事项

要求

前期

活动前7-10工作日

活动总负责与企划部工作对接

活动负总责人主动联系企划部沟通活动具体情况（时间、地址、会场大小、参会人数、所需物料）；

执行负责人安排车辆联系企划部到活动现场进行勘察；

企划部列出活动所需物料礼品进行筹备；

活动前第2个工作日

到场人员分类，确定人数

工作人员分工

活动总负责人确定客户类名单及数量；

活动总负责人对工作人员分工，填写人员分工表

活动前第1工作日

现场活动全程演练：

所有活动流程演练

检核活动的漏点

规范客服专员、设计师与客户沟通礼仪：握手、递名片等

按现场活动实际，以时间为序，所有环节演练：

迎客、引导、对到场客户和总监到场实时播报；

砸金蛋活动演练；

现场活动程序及氛围营造、相应的各项预案准备

会场布置：

物料申领及运输

会场布置

执行负责人申领物料，按清单签字领取；

执行负责人安排车辆将物料运往活动现场并进行会场布置；

会场布置最少完成90%；

执行负责人对活动所需设备进行调试

中期

活动日8:30前

全员到岗，完善会场布置

员工着装检查

会场检查

A、执行负责人完善会场布置，再次清点活动所需物料；

B、执行负责人检查员工着装情况，保证全员着装统一规范，佩戴工牌及胸贴标志，精神饱满，态度积极；

C、执行负责人对会场环境进行最后的检查，调整布置；

D、执行负责人安排活动视频、音乐等文件播放，营造活动气氛

活动日

8:30-9:00

战前动员

明确目标

A、活动总负责人召开活动前动员会；

B、明确目标：老客户转签，新客户收定金、直签；

参考图：悬挂在大门门楣上

参考图：悬挂在签到处背后

1.2POP导视牌布置

在酒店大门通往会场的路上，设置导视牌，为客户指示方向。

要求：导视牌应摆放在分路、楼梯或电梯口等客户容易迷路的位置，导视牌画面根据具体情况制作。若酒店方能提供导视牌，则提前一天通知酒店方制作导视画面，若需公司带导视牌，至少提前3天通知企划部制作导视牌画面。文档来自于网络搜索

1.3地毯铺设

地毯可以给客户营造一种非常隆重的感觉，让客户提前感受到热情活跃的活动氛围。如果酒店方的公共区域很大，且无直达会场的专用通道，或者通道非常长，则不适合铺设地毯。如果有通往会场的专用通道，且通道较短，地毯铺设总长度小于20米，则可以铺设地毯。文