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《新编秘书实务(第三版)》训练提示

第章办公环境管理

1

第一节办公环境的构成

训练1：

可结合开放式办公室布局的优缺点来分析0

设计办公结构和布局需要考虑很多因素，包括：职工的人数；购买或租用的面积；机构的建制和办公空间的分

类；组织经营的性质或内容，如接待区一般安排在离门较近的地方，总经理办公室一般不安排在门边等；部门

间的工作联系；办公室的间隔方式应既符合工作的需要也符合保密的需要；办公布局随组织发展变化而变化，

要有一定的灵活性。

某公司在上海开办的销售分公司，产品展厅采用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区域中的各个部门

全部采用全开放式和半开放式办公室就不合适了。例如大量销售会使财务部门工作量很大，现金和支票的交流

及保管极为重要，这些工作都应该在安全和保密的封闭式办公室中操作。

训练2：

建议将同学分成几组来完成并形成电子及纸质文档，每组成员都要有任务，在完成这个训练的同时训练大家的

合作能力、沟通能力、写作能力、计算机操作能力等。

训练3：

略。

训练4：

略。

训练5：

小张的做法是不是我们很多人工作、生活中的“通病”，请“自我治疗”，最起码这也是一个习惯的好与坏的

问题吧。

一个有序、完备的办公环境对办公室工作来说是十分必要的。如果电话就在电脑旁边，小张不用动就可以接电

话，如果电话旁事先摆好笔和便笺，小张也不用临时乱找纸，如果资料柜就在电脑附近，小张更不用刚坐下又

站起来。秘书小张正是由于对办公室的工作环境问题没有很好地把握，也没有采取行动优化自己的工作环境，

从而导致自己的工作效率不高，也使办公室显得十分凌乱，没有秩序，同时，还有许多潜在的危险(如水杯)有

待解决。可以说，优化自己的工作环境对一个秘书来说是十分必要的。

训练6：

注意现代秘书工作范围的“宽泛”，可以这么说，秘书不只是“秘书”。

训练7：

请通过网络等途径查找。

训练8：

请同学们讨论讨论。

第二节办公环境的管理

训练I：

文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用。

(1)

公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于

(2)

取用，并做到用后归位。

一些常用的公用物品，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架

(3)

上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。

接待区提供给访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志等应整齐地摆放或码放，并经常整理，保持接待窗

(4)

口的良好对外形象。

训练2：

略。

训练3

首先要解决一个认识问题：这事该不该你管？

训练4：

从保密的角度想一想。

训练5：

办公环境安全与责任的问题，别人可以不管，秘书能不管吗？

训练6：

示例：

XX公司隐患记录及处理表

地造成隐患的原隐患的危害

时间发现的隐患处理人采取的措施

序号点因和后果

研

靠窗一排电脑行政主管张

111月4日发无窗帘遮阳有损眼睛装窗帘

屏幕耀眼X

部

研

接待人员离有安全和失行政主管张强调接待处职

211月19日发一名外来人员3冈

密隐患X责要求

部没有访客胸k