记录控制程序：管理体系记录管理.pdfVIP

修订履历

修订日期版本修订内容修订人

1目的

对记录的标识、、保管、检索、保存期限和处置做出明确规定，确保管

理体系运行产生的记录得到有效控制。

2范围

适用于管理体系运行产生的记录。

3术语和定义

无

4职责

4.1综合负责记录的统一标识和管理控制。

4.2负责本部门记录的格式设计、填写、、保管和销毁。

5工作程序

4.1记录格式的设计

自行设计记录格式，经本部门后，报综合确认。

4.2记录的标识、部门代码见《文件控制程序》

4.3记录的填写要求

4.3.1记录的内容必须及时、、准确、全面、字迹工整、清晰，重要记录需

经校对、审核和批准。

4.3.2记录随意更改，确需更改时，采取划改的方式，并在更改处签名。

4.3.3记录以表格要求的或电子档形式为主，按表格的要求进行填写、数据

信息和，如各电子平台系统的数据和。

4.4记录的保管和要求

4.4.1应负责本部门记录进行归档，并记录在《记录》上。便于存取

和检索。

4.4.2记录的环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等。

4.4.2计算机软件里记录要防潮、防变形、防划伤，且应有备份，并注意保

留原始信息，信息部人员充分应用，具体按《运行管理程序》

执行。

4.5记录的保存期限

应根据法律、和认证要求，追溯期限等因素来规定保存期限，保存期限

低于一年。具体保存期限记录在《记录》上，应识别电子记录的保存期

限等管理要求。

4.6记录的借阅

4.6.1借阅记录时，涉及记录的，需求部门填写《文件借阅申请表》，经权

责人员批准后后方可借阅。

4.6.2借阅的记录更改、遗失、损坏和拆页。

4.6.3合同要求时，在商定期内，记录可给顾客(或其代表)、供方查阅。

4.7记录的处理

过期的或没有必要保存的记录，经本部门，管理者代表批准后销

毁。

4.8使用电子平台进行记录的，应根据不同的对象开通相应的平台权限，以方便

人员数据信息、共享等，也可使记录信息文件得到充分的保护，如防止文件

泄密、等。

6相关文件

6.1文件控制程序

6.2运行管理程序

7相关记录

7.1《记录》

7.2《文件借阅申请表》