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招标采购档案管理规范指引

第一章总则

1.1目的与依据

为规范招标采购档案管理工作，确保招标采购活动的真实性、完整性、规范性和可追溯性，有效保护和利用招标采购档案资源，依据国家相关法律法规及行业管理要求，结合实际工作情况，制定本指引。

1.2适用范围

本指引适用于各类组织和机构在开展招标采购活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录的管理。

1.3基本原则

招标采购档案管理应遵循以下原则：

真实准确原则：档案内容必须真实反映招标采购活动的全过程和结果，数据准确无误。

完整系统原则：档案材料应齐全完整，能够系统反映招标采购项目的各个环节和要素。

规范有序原则：档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节应符合规定程序和标准。

安全保密原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止失泄密事件发生。

依法利用原则：档案的利用应在法律法规允许的范围内进行，维护相关方的合法权益。

第二章管理职责

2.1单位职责

各单位应明确招标采购档案管理的分管领导和牵头部门，将招标采购档案管理纳入单位整体档案管理体系和招标采购管理制度中，保障必要的人员、经费和设施设备投入。

2.2招标采购部门职责

招标采购部门是招标采购档案形成的直接责任部门，负责：

本部门招标采购活动中产生的文件材料的收集、积累、初步整理和移交。

确保移交档案材料的真实性、完整性和规范性。

配合档案管理部门开展档案利用和检查工作。

2.3档案管理部门职责

档案管理部门是招标采购档案的专业管理部门，负责：

指导和监督招标采购部门及相关人员做好档案的形成、收集、整理工作。

负责招标采购档案的接收、分类、编目、保管、统计、鉴定、利用和销毁工作。

负责档案管理系统中招标采购档案数据的维护和管理。

组织档案管理人员的业务培训。

第三章归档范围与内容

3.1立项与审批阶段

项目立项申请、可行性研究报告及批复文件。

资金来源证明、财政或上级主管部门的资金审批文件。

招标采购方式核准或备案文件。

3.2招标阶段

招标文件（包括资格预审文件、招标公告/邀请书、招标文件澄清或修改通知等）及其编制、审核、备案记录。

潜在投标人的资格审查资料及审查结果。

招标文件发售记录。

3.3投标阶段

投标文件（包括正本、副本、电子版）。

投标保证金缴纳凭证复印件及退还记录。

投标人质疑材料及答复记录。

3.4开标与评标阶段

开标会议记录、唱标记录。

评标委员会组成人员名单、专家抽取记录。

评标报告（含评分汇总表、各评委评分表、评标委员会意见等）。

废标情况说明及相关依据。

中标候选人公示材料。

3.5中标与合同阶段

中标通知书。

未中标通知书（如有必要）。

招标采购合同（含补充协议、附件等）及其签订、审批记录。

3.6履约与验收阶段

合同履约过程中的相关文件（如变更签证、进度报告、付款凭证复印件等）。

项目验收报告、验收纪要及相关证明材料。

质量保证金相关文件。

3.7其他文件

与招标采购活动相关的请示、报告、批复、会议纪要。

投诉处理决定及相关材料。

其他具有保存价值的文件材料（如录音录像资料、电子数据备份等）。

第四章档案整理与编目

4.1整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

4.2分类与组卷

通常按招标采购项目进行分类。一个独立的招标采购项目可作为一个基本立卷单位。

项目内文件可按阶段（如立项、招标、投标、开标评标、中标合同、履约验收等）或文件性质进行二级分类组卷。

卷内文件材料应按照形成时间或逻辑顺序排列，一般是批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，印件在前、定稿在后。

4.3编目与装订

卷内文件目录：逐件填写卷内文件的顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息。

备考表：填写卷内文件的总件数、总页数，以及在整理、利用过程中需要说明的问题。

案卷封面：注明项目名称、案卷题名、卷号、起止日期、保管期限、形成单位等。

装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。纸张过大的应折叠，过小的应粘贴在标准尺寸的衬纸上。破损文件应修复。

4.4电子档案整理

电子文件的整理应参照纸质文件整理规则，并符合电子文件管理的特殊要求。

确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

重要的电子档案应同时保存其纸质副本或具有长期保存价值的载体。

第五章保管与利用

5.1档案保管

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。

配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等。

建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。

定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

对电子档案，应定期进行备份和检测，确保数据安全。

5.2档案利用