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采购管理与供应商评估流程模板

一、适用范围与常见应用场景

日常采购补货：生产原材料、办公用品等常规物料的供应商选择与管理；

新项目供应商引入：新产品研发、工程项目等新合作方的前期筛选与评估；

战略供应商年度复评：长期合作供应商的年度绩效审核与分级调整；

供应商问题整改跟进：合作中出现质量、交期等问题后的整改验证与重新评估。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：采购需求确认与发起

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、预算上限、交付时间、质量标准等核心信息；

需求部门负责人审核需求合理性（如数量是否匹配生产计划、预算是否符合部门预算额度）；

采购部门接收需求后，确认采购类型（常规采购/紧急采购/单一来源采购），并启动供应商寻源流程。

关键输出：《采购需求申请表》（需需求部门负责人、采购经理*签字确认）。

步骤2：供应商寻源与初步筛选

操作内容：

采购部门通过公开渠道（如采购平台、行业招标网站、供应商自荐）、定向邀请（向行业内3家以上潜在供应商发出邀请）或内部推荐（由其他合作部门推荐优质供应商）收集供应商信息；

基于供应商基本资质（如营业执照、行业准入许可、生产/经营规模）进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商（如无相关资质、产能不足）；

对初步合格的供应商，发放《供应商信息调查表》，收集其财务状况（如资产负债率、营收规模）、生产能力（如设备数量、产能利用率）、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作案例等信息。

关键输出》：《供应商信息调查表》（供应商盖章版）、《初步合格供应商名录》。

步骤3：供应商资质审核与现场考察

操作内容：

采购部门联合质量部、法务部对供应商提交的资质文件（营业执照、税务登记证、相关行业认证证书、产品检测报告等）进行严格审核，保证资质真实、有效且在有效期内；

对关键物料或战略供应商，组织跨部门考察小组（含采购、质量、生产负责人）进行现场考察，重点核查：

生产/服务环境是否符合行业标准（如洁净车间、仓储条件）；

生产设备与工艺先进性、质量控制流程（如来料检验、过程监控、成品检测）；

供应链稳定性（如原材料来源、物流合作方）；

售后服务能力（如响应时间、技术支持团队）。

现场考察后，填写《供应商现场考察评估表》，明确考察结论（推荐/不推荐/需整改）。

关键输出》：《供应商资质审核表》、《供应商现场考察评估表》。

步骤4：商务谈判与合同签订

操作内容：

采购部门与资质审核及现场考察通过的供应商进行商务谈判，重点明确：

价格（含单价、总价、折扣条款、价格调整机制）；

交付（交货周期、交付地点、运输方式、风险转移节点）；

付款方式（账期、预付款比例、结算周期）；

质量要求（验收标准、不合格品处理流程、质保期限）；

违约责任（延期交货、质量不达标等情形的赔偿条款）。

谈判达成一致后，由法务部门审核采购合同条款，保证合规性（如符合《民法典》《招标投标法》等法规）；

合同经双方授权代表签字（供应商盖章、采购经理及总经理签字）后生效，副本分发至采购、财务、质量等部门存档。

关键输出》：《采购合同》、《商务谈判记录》。

步骤5：供应商绩效评估与分级管理

操作内容：

采购部门联合质量部、生产部建立供应商绩效评估体系，设定量化指标（权重可根据采购类型调整）：

质量指标（40%）：来料批次合格率、质量问题发生次数、客户投诉率；

交期指标（30%）：订单准时交付率、紧急订单响应速度；

服务指标（20%）：售后问题解决及时率、沟通配合度；

成本指标（10%）：价格竞争力、成本优化贡献。

每月/每季度收集供应商绩效数据（如质量部提供来料检验报告、生产部提供交付记录），填写《供应商绩效评估表》，计算综合得分；

根据综合得分将供应商分为四级：

A级（≥90分）：优秀供应商，优先分配订单，可考虑长期战略合作；

B级（80-89分）：合格供应商，维持正常合作，定期优化；

C级（70-79分）：待改进供应商，发出《改进通知书》，30日内提交整改计划并跟踪验证；

D级（70分）：不合格供应商，启动淘汰流程，终止合作。

关键输出》：《供应商绩效评估表》、《供应商分级名录》、《改进通知书》（针对C级供应商）。

步骤6：供应商动态调整与档案管理

操作内容：

每年年底对A级、B级供应商进行年度复评，结合年度绩效、市场变化（如供应商经营状况波动）调整供应商等级；

对连续两次评为C级或出现重大质量问题（如批量不合格、安全）的供应商，直接降为D级并终止合作；

采购部门建立供应商档案库，分类存储供应商资质文件、合同、评估报告、沟通记录等资料，保证档案完整、可追溯（保存期限不少于合作结束后3年）；

定期（如每半年）更新《合格供应商名录》，剔除不合格供应商，补充新引入的合格供应商。

关键输出》：《年度供