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建筑公司档案管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，确保公司各项业务活动的连续性、可追溯性，依据国家有关档案管理的法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称档案，是指公司在各项经营管理、工程建设、技术研发、行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条档案管理工作是公司重要的基础性工作，是公司信息资源的重要组成部分。全体员工均有保护公司档案的义务和责任。

第四条档案管理工作遵循统一领导、分级管理、全程控制、安全保密、便于利用的原则。公司档案实行集中管理与分散管理相结合的方式，核心档案由公司档案管理部门统一保管，各部门形成的专业性档案在规定期限内由各部门负责管理并定期向档案管理部门移交。

第二章管理机构与职责

第五条公司档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。

1.公司层面：由公司总经理办公室（或指定专门部门，如行政部）作为档案工作的归口管理部门，负责统筹规划、制度建设、组织协调、监督指导全公司的档案管理工作。

2.各部门层面：各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，应指定专人（可兼职）担任部门档案员，负责本部门日常档案的收集、整理、保管、移交和提供利用。

3.项目部层面：各项目经理部应设立兼职档案员，负责项目从立项到竣工全过程形成的各类文件材料的收集、整理、归档和向公司档案管理部门的移交工作。

第六条公司档案管理部门的主要职责：

1.贯彻执行国家及行业有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理规章制度及工作细则。

2.负责公司各类档案（包括纸质、电子及其他载体形式）的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。

3.组织开展档案业务培训，指导和督促各部门、各项目部做好档案的形成、积累、整理和预归档工作。

4.负责档案库房的规划、建设和维护，确保档案存储环境安全。

5.组织档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供服务。

6.监督和检查各部门、各项目部档案管理工作的执行情况。

第七条各部门及项目部档案员的主要职责：

1.负责本部门（或项目）在各项活动中形成的文件材料的及时收集、初步整理、规范组卷。

2.按照规定时间和要求，向公司档案管理部门移交符合标准的档案。

3.负责本部门（或项目）临时保管档案的安全，防止遗失、损坏和泄密。

4.协助公司档案管理部门开展档案利用和编研工作。

第八条档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，具备良好的职业道德和保密意识，努力提高业务水平和管理能力。

第三章档案的形成与收集

第九条公司各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均为档案收集范围。各部门及员工在工作中应注意收集、积累相关材料，确保档案的齐全与完整。

第十条档案收集范围主要包括但不限于：

1.行政管理类：公司设立、变更、发展相关文件，股东会、董事会、监事会文件，各类管理制度、工作计划、总结、会议纪要、请示、批复、通知、报告、合同协议、法律文书等。

2.经营管理类：市场调研、招投标文件、经营合同、客户资料、成本核算、财务报告、审计文件等。

3.工程技术类：

*项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环评安评等。

*设计文件：勘察测绘资料、初步设计、施工图设计、设计变更、技术交底记录等。

*施工文件：施工组织设计、施工方案、开工报告、技术交底、隐蔽工程验收记录、材料设备检验报告、施工日志、质量评定、安全记录、竣工图等。

*竣工验收文件：竣工验收报告、竣工结算、备案文件等。

4.财务类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务文件等。

5.人事类：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、薪酬、职称、社保、离职等文件材料。

6.其他类：声像资料（照片、录音、录像）、荣誉资质、知识产权、重要电子文件等。

第十一条文件材料的收集应及时、准确、完整。对于工程技术档案，特别是项目档案，应实行全过程跟踪收集，确保从项目立项到竣工验收的各个环节文件材料不遗漏。

第十二条凡需归档的文件材料，应字迹清晰、内容真实、手续齐全。手写材料应使用蓝黑或碳素墨水，禁用铅笔、圆珠笔及易褪色墨水。复印件须注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。

第四章档案的整理与归档

第十三条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十四条档案分类应采用统一的分类方案。公司档案一般按年度-机构（或部门）-类别进行分类，工程技术档案可按项目-阶段-专业进行分类。分类方案