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项目部合同管理制度

一、总则

为规范项目部合同管理工作，明确合同管理职责，防范合同风险，保障项目合法权益，确保项目顺利实施，依据国家相关法律法规及公司合同管理相关规定，结合项目部实际情况，特制定本制度。

本制度旨在通过对合同从立项、谈判、起草、评审、签订、履行、变更、解除直至归档的全过程进行有效管控，实现合同管理的规范化、标准化和精细化，提高合同履约率，降低合同纠纷发生率，为项目目标的实现提供坚实保障。

项目部在项目实施过程中对外发生的各类经济往来，凡涉及权利义务关系的确立、变更或终止的，均应依照本制度执行。

二、合同管理的基本原则

合同管理工作应遵循以下基本原则：

1.合法性原则：合同的订立、履行、变更和解除等行为必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度的要求，确保合同的法律效力。

2.审慎性原则：在合同谈判、签订和履行的各个环节，均应保持高度谨慎，充分评估潜在风险，采取有效措施防范和化解风险。

3.效益性原则：合同管理应以实现项目整体效益最大化为目标，在维护合法权益的前提下，力求合作共赢，促进项目顺利推进。

4.规范性原则：合同管理应遵循规定的流程和标准，确保合同文本规范、条款明确、手续完备。

5.责任追究原则：明确各岗位在合同管理中的职责，对因失职、渎职或违规操作造成损失的，应追究相关人员责任。

三、合同管理机构与职责

项目部合同管理工作实行统一领导、分级负责的管理体制。

项目部经理是合同管理的第一责任人，对项目部的合同管理工作负全面责任。

项目部应根据项目规模和管理需求，指定专人（可兼职，通常为项目商务或法务相关岗位人员）负责合同管理的日常工作，该岗位人员在项目部经理领导下开展工作，其主要职责包括：

*协助组织合同的初步谈判与起草工作；

*负责合同文本的流转、评审协调及相关资料的收集；

*参与合同的评审，并对评审意见进行汇总；

*负责已签订合同的登记、分发与存档管理；

*跟踪合同的履行情况，协助处理合同履行中出现的问题；

*负责合同变更、解除的初步审核与办理；

*参与合同纠纷的处理；

*负责合同台账的建立与维护；

*定期对合同管理情况进行统计分析，并向项目部经理汇报。

项目部各相关职能人员（如技术、质量、安全、物资、财务等）在各自职责范围内参与合同管理工作，对合同中涉及本专业的条款进行审核，并对合同履行中本专业相关的事项负责。

四、合同的订立

（一）合同策划与准备

在合同订立前，合同承办人员应进行充分的市场调研和对方主体资格审查，了解合作方的资信状况、履约能力、商业信誉等。必要时，可要求对方提供相关证明文件。同时，应明确合同的主要标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任等核心要素，并进行可行性分析。

（二）合同谈判

合同谈判应基于平等互利的原则进行。重要合同的谈判应有项目部经理或其授权人员参加，并根据需要组织相关专业人员参与。谈判过程中应做好记录，对达成的共识和存在的分歧进行明确。涉及重大利益或复杂条款的，建议形成谈判纪要。

（三）合同文本起草

合同文本应优先采用公司发布的标准合同范本或行业通用范本。如无范本，应根据谈判结果和相关法律法规起草。合同条款应力求明确、具体、严谨，避免使用模糊、歧义的表述。合同文本一般应包括以下主要内容：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。

（四）合同评审

合同在正式签订前必须经过评审。评审的主要内容包括：

*合同主体的合法性、真实性和履约能力；

*合同内容的合法性、合规性，是否符合国家法律法规及公司规定；

*合同条款的完整性、严谨性、公平性和可操作性；

*合同价格的合理性，是否经过必要的比价或招投标程序；

*违约责任是否明确、对等；

*争议解决方式的选择是否适当；

*合同履行的风险评估及应对措施。

合同评审应履行规定的审批流程，相关评审人员应在评审记录上签署明确意见。对于评审中提出的修改意见，合同承办人员应与对方协商进行修改完善。

（五）合同签订

合同经评审通过后，由法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理人必须持有有效的授权委托书，明确授权范围和权限。合同签署应使用公司指定的合同专用章，严禁使用其他印章代替。合同文本一般应一式多份，确保各方当事人均持有正本。

五、合同的履行

合同签订后，项目部应严格按照合同约定全面履行己方义务，并积极督促对方履行合同义务。

（一）履约跟踪

合同管理人员应建立合同履行跟踪台账，对合同的履行进度、付款情况、交付情况、质量情况等进行动态跟踪，并定期向项目部经理汇报。各相关职能人员应将合同履行中的相关信息及时反馈给合同管理人员。

（二）