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企业文件资料管理规范与流程

一、规范适用范围与管理目标

本规范适用于企业内部各类文件资料（含纸质与电子形式）的全生命周期管理，涵盖行政、人事、财务、业务等各部门产生的制度、合同、报表、档案等资料。旨在通过标准化流程实现文件资料的有序管理，保证资料完整性、安全性及可追溯性，提升工作效率，降低信息泄露与丢失风险。

二、文件资料管理全流程操作说明

（一）文件分类与编号规则

分类标准

按部门属性：行政类（如会议纪要、通知）、人事类（如劳动合同、考勤记录）、财务类（如报销凭证、审计报告）、业务类（如合同方案、客户资料）等。

按密级程度：公开级（内部全员可阅）、内部级（部门内或指定岗位可阅）、保密级（需经分管领导*审批可阅）。

按载体形式：纸质文件、电子文件（含文档、表格、图片、音视频等）。

编号规则

文件编号统一为“部门代码-年份-文件类型代码-流水号”，例如“XZ-2024-ZD-001”（行政部2024年制度文件第1号）。部门代码与类型代码由行政部*统一制定并维护，保证编号唯一性。

（二）文件创建与审批

文件创建

文件起草需使用企业统一模板（见“关键管理工具”部分），内容准确、格式规范，注明起草人、所属部门、创建日期。

电子文件命名需包含编号及核心关键词（如“XZ-2024-ZD-001-考勤管理制度”），避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称。

审批流程

普通文件：起草人→部门负责人→行政部备案（如部门周报、工作计划）。

重要文件：起草人→部门负责人→分管领导→总经理*（如管理制度、重大合同）。

涉密文件：需额外标注“保密”字样，审批流程增加法务部审核，最终由总经理签字确认。

审批环节需在1-3个工作日内完成，逾期未反馈视为默认通过，但需在审批表中备注原因。

（三）文件存储与归档

存储要求

纸质文件：使用统一规格档案盒，标注编号、名称、密级、归档日期，存放于文件柜中，按类别分区存放；涉密文件需锁入专用保密柜，钥匙由部门负责人*保管。

电子文件：存储至企业指定服务器或云盘（如企业OA系统、企业微盘），禁止存储于个人电脑、私人U盘或非加密邮箱；涉密电子文件需加密处理，密码由责任人保管。

归档标准

日常文件按月度整理，次月5日前由部门文员汇总至行政部；年度重要文件（如年度总结、审计报告）需在次年1月15日前完成归档。

归档时需填写《文件归档登记表》（见模板），核对文件数量、编号、完整性，双方签字确认。

（四）文件借阅与使用

借阅权限

公开级文件：员工可直接通过企业OA系统查阅或申请借阅。

内部级文件：需经本部门负责人*审批，电子文件通过OA系统提交申请，纸质文件填写《文件借阅申请表》。

保密级文件：需经分管领导*书面审批，借阅期限不超过3个工作日，借阅期间不得转借、复制。

借阅流程

借阅人填写申请表→审批人签字→行政部*（或文件保管人）核对信息→借出/开通查阅权限→归还时检查文件完整性（纸质文件无涂改、缺页，电子文件无篡改）。

借阅文件需在指定场所使用，不得带离办公区域；保密级文件借阅需全程由陪同人员监督。

（五）文件更新与销毁

文件更新

文件内容需修订时，由原起草部门发起更新流程，重新履行审批程序，新文件生效后原文件自动废止，原文件需标注“已废止”并单独存放（保存期不少于1年）。

文件销毁

超过保存期限（如普通文件保存3年、重要文件保存5年、涉密文件保存10年）或无保存价值的文件，由行政部编制《文件销毁清单》，经分管领导审批后统一销毁。

纸质文件使用碎纸机销毁，电子文件彻底删除（需覆盖存储介质3次以上），销毁过程需由2人以上监督，并在《文件销毁记录表》签字确认，禁止私自丢弃或转卖。

三、关键管理工具（模板表格）

表1：文件分类目录表（示例）

部门

文件类型

密级

保存期限

编号规则示例

负责人

行政部

管理制度

内部级

5年

XZ-YYYY-ZD-X

行政部*

人事部

劳动合同

保密级

10年

RS-YYYY-HT-X

人事部*

财务部

报销凭证

内部级

3年

CW-YYYY-PZ-X

财务部*

业务部

客户合同

保密级

合同终止后5年

YW-YYYY-HT-X

业务部*

表2：文件审批流转表

文件编号

文件名称

起草人

所属部门

创建日期

审批节点

审批人

审批意见

签字日期

XZ-2024-ZD-001

考勤管理制度

张*

行政部

2024-03-01

部门负责人

李*

同意

2024-03-02

分管领导

王*

同意

2024-03-03

总经理

赵*

同意

2024-03-04

备注说明

本制度自2024年4月1日起执行

表3：文件借阅登记表

借阅日期

文件编号

文件名称

借阅人

所属部门

借阅事由

审批人

归还日期

归还确认

备注

2024-03-05

RS-2024-HT-001

劳动合同（张*）

刘*

业务部

办理员