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工作联系函格式

在日常的商业往来与事务协调中，工作联系函扮演着不可或缺的角色。它是单位或部门之间进行非指令性沟通、询问、告知、商洽或请求协助时所使用的一种规范性文书。一份结构清晰、表述准确的工作联系函，不仅能高效传递信息，更能体现发函方的专业素养与工作态度，从而促进事项的顺利推进。本文将详细阐述工作联系函的标准格式与撰写要点。

一、工作联系函的基本构成要素

一份规范的工作联系函，通常包含以下核心组成部分。这些部分的有机结合，共同确保了函件的完整性和有效性。

（一）标题

标题应简明扼要，准确概括函件的核心内容，让收函方能够迅速了解函件主旨。通常由“关于+事由+的函”构成。例如，“关于商请协助举办行业研讨会的函”或“关于询问XX项目进展情况的函”。标题应置于函件首行居中位置，字体可略大于正文。

（二）主送单位/称谓

明确函件的接收对象，可以是具体的单位全称、部门名称，或相关负责人。顶格书写，其后加冒号。例如，“XX有限公司：”或“XX局办公室：”。在实际操作中，务必确保主送单位名称的准确性，以避免延误或错发。

（三）正文

正文是联系函的核心内容，应清晰、准确、有条理地阐述发函目的、事项详情、具体要求及期望等。

1.开头部分：通常先引述背景或依据，说明发函的缘由和目的。例如，“为顺利推进XX工作/根据XX会议精神/就贵我双方合作项目中出现的XX问题，特致此函。”

2.主体部分：详细说明具体事项、相关情况、存在问题、提出的建议或需求等。这部分应层次分明，逻辑清晰，必要时可分点阐述，但需注意避免过度琐碎。若涉及数据或具体细节，应力求准确无误。

3.结尾部分：一般提出希望对方给予答复、予以协助、予以考虑或告知相关情况等。常用表述如“恳请贵单位予以支持为盼”、“请贵单位协助解决为感”、“以上事项，请予函复”或“特此函告，敬请知悉”等。

（四）附件（如适用）

若函件内容涉及较为复杂的说明、数据、图表或其他支撑性材料，可作为附件随函发送。在正文结束后，另起一行注明“附件：1.XXXX（文件名）”，如有多个附件，依次列明。

（五）发文单位落款与成文日期

1.发文单位落款：即发函单位的全称，应与单位公章一致。位于函件右下角。若为部门发函，可署部门名称并加盖部门公章，或在单位名称下行注明部门名称。

2.成文日期：指函件发出的日期，用中文大写或阿拉伯数字书写均可，规范用法为中文大写（如：二〇二四年五月二十日）或阿拉伯数字加“年、月、日”（如：2024年5月20日）。位于发文单位落款下方或右侧。

（六）联系方式（建议添加）

为方便对方及时沟通与反馈，建议在落款下方或成文日期旁，注明发函单位的联系人、联系电话及电子邮箱等信息。这一点在实际工作中尤为重要，能有效提升沟通效率。

二、撰写要点与注意事项

1.语气得体：根据函件的性质和内容，选择恰当的语气。通常应保持谦逊、礼貌、尊重的态度，即使是提出要求或指出问题，也应措辞委婉，避免生硬或命令式的语气。

2.逻辑清晰：函件内容应层次分明，条理清晰，让人易于理解。避免东拉西扯，主题分散。

3.内容简洁：文字力求简明扼要，突出重点，避免不必要的客套和冗余表述。

4.事实准确：涉及的时间、地点、人物、事件、数据等信息必须核实准确，确保无误。

5.格式规范：严格按照上述格式要求进行排版，字体、字号、行距等应保持整洁、专业。

6.核对无误：发出前务必仔细校对，检查有无错别字、表述不当、逻辑不清或信息错误等问题。

三、参考范例

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XX研究院：

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以上事宜，盼予协助为感。如需我方提供其他信息，请随时联系。

联系人：王XX

联系电话：XXXXXXXXXXX

特此函达。

XX有限公司（公章）

二〇二四年五月二十日

结语

工作联系函作为一种重要的书面沟通工具，其规范性与专业性直接影响沟通效果和工作效率。在实际应用中，应根据具体情境灵活掌握，既要遵循基本格式要求，也要注重内容的清晰表达与语气的恰当把握，以期达到有效沟通、解决问题的目的。