企业采购申请与审批标准操作表.docVIP

适用业务场景

本操作表适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖办公用品采购、生产物料采购、固定资产采购、服务类采购（如咨询、维修）等场景。无论是常规日常采购还是紧急临时采购，均需通过标准化流程保证采购需求合规、预算可控、审批高效，同时规范采购责任与追溯机制，避免采购过程中的随意性及资源浪费。

标准操作流程

一、采购需求发起

需求提出：申请人（部门员工或部门负责人）根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途及期望交付时间等信息。

填写申请表：登录企业采购管理系统或填写《采购申请审批表》（模板详见第三部分），如实填写上述信息，并附上相关支撑材料（如采购需求说明、比价报价单、技术参数要求等，若为紧急采购需标注“紧急”原因）。

部门初审：申请人将申请表提交至部门负责人处，部门负责人需核对采购需求的必要性、合理性及是否符合部门年度预算，确认无误后签字初审通过，若不符合则注明退回理由并反馈给申请人调整。

二、采购部门审核

材料完整性检查：采购部门专员*接收申请材料后，重点审核申请表信息是否完整（如名称、规格、数量、预算等是否填写清晰）、支撑材料是否齐全（如大额采购需提供至少3家供应商的报价单）。

合规性审查：

核查采购物品/服务是否属于企业《采购目录》范围，若超目录范围需额外说明理由并提交分管领导审批；

确认采购预算是否在部门可用额度内，若超预算需申请人补充预算说明或走预算调整流程。

专业评估：对技术参数较高的采购（如专业设备、软件系统），采购部门可组织技术部门进行参数可行性评估，保证采购需求与实际工作匹配。

审核结果反馈：审核通过后，采购部门*将申请表流转至下一审批环节；若审核不通过，注明原因并退回申请人补充或调整。

三、财务部门复核

预算符合性复核：财务专员*重点复核采购申请的预算金额与部门年度预算、季度预算的匹配度，确认预算来源是否合法、充足。

成本合理性分析：对大额或高频采购，财务部门可参考历史采购价格或市场均价，评估预估单价的合理性，若价格明显偏离市场水平，要求采购部门补充供应商比价说明。

资金支付方式确认：根据采购类型及企业财务制度，明确资金支付方式（如预付款比例、货到付款、分期付款等），并同步至采购部门*。

复核意见签署：复核通过后，财务专员签字确认；若需调整预算或价格，与申请人及采购部门沟通后修改，重新进入审核流程。

四、领导审批

分级审批：根据采购金额及重要性，实行分级审批：

小额采购（如金额≤5000元）：由分管采购副总*审批；

中等金额采购（如5000元＜金额≤50000元）：由总经理*审批；

大额采购（如金额＞50000元）或战略物资采购：需提交总经理办公会集体审议，由总经理*签署最终审批意见。

审批要点：审批领导*重点审核采购的必要性、预算合理性、审批流程合规性，以及是否符合企业战略发展目标。

审批时限：各级审批人*应在收到申请材料后1-2个工作日内完成审批，紧急采购可适当缩短时限（如4小时内），但需注明“紧急审批”字样。

五、采购执行与结果反馈

采购任务下达：审批通过后，采购部门*根据申请表内容向指定供应商下达采购订单，明确交付时间、质量标准、验收要求等条款。

订单跟踪：采购专员负责跟踪供应商备货、发货进度，保证按时交付，若遇延期风险及时反馈至需求部门及财务部门。

到货验收：物品/服务送达后，由需求部门、采购部门、财务部门*（若为固定资产或大额采购）共同验收，核对数量、规格、质量等是否与订单一致，填写《采购验收单》三方签字确认。

结果通知：采购部门*将审批结果、采购进度及验收情况同步反馈至申请人，完成采购闭环。

六、资料归档

整理归档：采购部门*负责将《采购申请审批表》《供应商报价单》《采购订单》《验收单》等资料整理成册，按“申请单号-采购日期”分类存档（电子档及纸质档）。

保存期限：采购档案保存期限不少于3年，重要或大额采购档案保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

采购申请审批表模板

申请单号

申请部门

申请人

申请日期

期望交付日期

采购类型

□日常办公用品□生产物料□固定资产□服务类□其他

采购物品/服务信息

序号

名称

规格型号

单位

数量

1

2

合计预算金额（元）

大写

附件清单

□比价报价单（≥3家）□技术参数要求□需求说明□其他：

审批流程

审批人

审批意见

审批日期

部门负责人审核

*

采购部门审核

*

财务部门复核

*

分管领导审批

*

总经理审批

*

采购执行结果

供应商名称

订单号

实际交付日期

实际采购金额（元）

验收结论

□合格□不合格（不合格原因：）

验收人签字

备注

操作要点与风险提示

信息准确性要求：申请人需保证采购物品/服务的名称、规格、数量、预算等信息真实准确，避免因信息错误导致采购失误或资源浪费；若信息