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会议组织与会议纪要撰写工具包

一、适用场景说明

本工具包适用于各类职场会议场景，包括但不限于：

部门常规例会：周/月度工作总结与计划同步，需明确任务分工与进度跟踪；

项目专项会议：项目启动、阶段评审、问题复盘等，需聚焦目标达成与风险应对；

跨部门协调会：资源调配、流程对接、职责划分等，需促进协同共识；

客户/stakeholder沟通会：需求确认、方案汇报、反馈收集等，需体现专业性与行动闭环；

紧急事务会议：突发问题处理、应急决策等，需高效传递信息并明确执行步骤。

二、会议组织与纪要撰写全流程

（一）会议组织：从筹备到落地的标准化步骤

1.会前准备：明确目标，夯实基础

Step1：定义会议核心目标

召集人需明确“通过会议解决什么问题”“期望达成什么结果”，例如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作卡点”，避免为开会而开会。

Step2：确定参会人员与角色

必邀人员：与议题直接相关的决策人（如部门负责人）、执行人（如项目专员）、信息提供者（如数据分析师*）；

可选人员：需知晓情况的支持人员（如行政*）；

角色：主持人（控制节奏，引导讨论）、记录人（同步记录要点，后续撰写纪要）、参会人（提前准备材料，积极参与）。

Step3：制定会议议程

按逻辑顺序排列议题，明确每个议题的“讨论目标”“负责人”“预计时长”，示例：

序号

议题

负责人

预计时长

目标

1

Q2项目复盘

项目经理*

20分钟

总结经验教训，明确改进点

2

Q3项目排期讨论

产品经理*

30分钟

确定关键节点与资源分配

3

跨部门协作机制优化

各部门负责人*

40分钟

达成流程共识

议程需提前至少1天发送给参会人，提醒其准备相关材料（如数据报表、方案初稿）。

Step4：准备会议物料与场地

线上会议：提前测试视频/音频工具（如腾讯会议、Zoom），共享屏幕权限，发送会议；

线下会议：预定会议室（保证容量、设备齐全），准备投影仪、白板、马克笔、签到表、纸质议程等。

2.会中管理：聚焦目标，高效推进

Step1：开场与议程确认（5分钟）

主持人开场，重申会议目标、议程及时长，确认参会人员到齐情况，提醒“手机静音、积极发言、围绕议题讨论”。

Step2：按议程推进讨论

每个议题由负责人先简要介绍背景，再引导参会人发言，主持人控制节奏，避免偏离主题或陷入细节；

关键讨论点需记录人实时捕捉，包括“不同观点”“争议焦点”“初步共识”；

需决策的议题，主持人需明确“决策方式”（如投票、负责人拍板），并当场宣布结果。

Step3：记录关键信息

记录人需同步记录：

讨论要点：核心观点、数据支撑（如“用户调研显示，70%用户认为功能A需优化”）；

决议事项：明确结论（如“同意Q3项目排期方案一”）；

行动项：负责人、具体任务、截止时间（如“市场部*负责完成竞品分析报告，8月15日前提交”）。

Step4：会议总结与收尾（5-10分钟）

主持人总结“达成共识的决议”“需跟进的行动项”，明确“纪要提交时间”（如会后24小时内），并询问“是否有补充意见”。

3.会后跟进：闭环管理，保证落地

Step1：整理会议纪要

记录人根据会中记录，按“模板表格”结构梳理纪要，保证内容客观、准确、无遗漏，重点突出“行动项”。

Step2：审核与分发纪要

纪要完成后交由主持人审核（确认决议与行动项无误），于会后1个工作日内发送给所有参会人及相关方，并抄送存档。

Step3：跟踪行动项进展

责任人需按截止时间完成任务，提前1天提醒主持人或记录人；

记录人每周更新“行动项跟踪表”，在下次会议前同步进展，未完成的需说明原因及调整计划。

（二）会议纪要撰写：结构化表达，突出价值

会议纪要的核心是“让未参会人快速知晓会议核心内容，明确后续行动”，需遵循“客观、简洁、可执行”原则，结构

1.标题

格式：【会议类型】+主题+日期，例如：“2023年8月10日市场部Q3项目排期会纪要”。

2.基本信息

会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM（时区，如线上会议需注明）；

会议地点：线下会议室名称/线上会议平台+会议号；

召集人：主持人姓名*；

记录人：记录人姓名*；

参会人员：列出所有参会人姓名及部门（如“（产品部）、（技术部）”）；

缺席人员：注明缺席者姓名、部门及原因（如“*（设计部）因出差请假”）。

3.会议议程回顾

简要列出会议主要议题及对应负责人，无需展开细节，示例：

“本次会议围绕3项议题展开：1.Q2项目复盘（负责人：项目经理）；2.Q3项目排期讨论（负责人：产品经理）；3.跨部门协作机制优化（负责人：各部门负责人*）。”

4.讨论要点

按议题顺序记录核心讨论内容，重点呈现“不同观点”与“争议焦点”，避免流水账，示例：

议题1：Q2项目复盘

优势