采购流程标准操作手册.docxVIP

采购流程标准操作手册

前言

本手册旨在规范公司采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司资产安全与供应链稳定。所有参与采购活动的相关人员均须严格遵守本手册规定，并在实际操作中不断优化与完善。

一、采购需求提出与确认

1.1需求发起

各部门根据实际业务需要，由需求申请人填写《采购需求单》。需求单应清晰、准确地列明所需物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、期望交付日期、用途及必要性说明等核心信息。如涉及技术性较强的物品或服务，应同时提供相关技术参数或规格说明书作为附件。

1.2需求审核与确认

《采购需求单》首先由部门负责人进行初审，重点审核需求的合理性、必要性及预算匹配情况。初审通过后，提交至采购部门。采购部门接到需求单后，会同相关技术部门（如需要）对需求的技术规格、质量标准等进行复核，确保需求描述清晰、无歧义，避免后续采购过程中出现误解。对于大额或重要采购项目，需报请公司相关管理层进行最终审批确认。只有经过完整审批流程的采购需求，方可进入后续采购环节。

二、采购计划编制

2.1采购需求汇总

采购部门定期（如每周、每月）对各部门提交的、已确认的采购需求进行汇总整理，合并同类项，初步判断采购的紧急程度和优先级。

2.2采购方式确定

根据采购物品或服务的特性、金额大小、市场供应情况以及公司相关规定，采购部门确定适宜的采购方式。常见采购方式包括但不限于：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。具体采购方式的选择标准参照公司《采购管理办法》执行。

2.3采购计划制定

采购部门依据已确认的采购需求和确定的采购方式，编制《采购计划书》。计划书应包含采购项目名称、需求部门、采购方式、预算金额、采购时间表、潜在风险及应对措施等内容。《采购计划书》需按审批权限报相关领导审批。

三、供应商寻源与评估

3.1供应商信息收集

采购部门根据采购项目特点，通过多种渠道收集潜在供应商信息。渠道包括但不限于：行业协会推荐、专业展会、供应商自荐、合作伙伴介绍、公开市场调研等。建立并维护公司《供应商信息库》，确保信息的准确性和时效性。

3.2供应商初步筛选

对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求（如资质不全、产能不足、信誉不良等）的供应商。筛选标准应至少包括：合法经营资质、必要的生产或服务能力、良好的商业信誉和财务状况等。

3.3供应商实地考察与评估（如适用）

对于重要的或长期合作的供应商，采购部门可组织相关部门（如技术、质量）进行实地考察。考察内容包括生产环境、设备状况、工艺流程、质量控制体系、管理水平等。结合考察结果及其他相关信息，对供应商进行综合评估，评估结果作为是否纳入合格供应商名录的重要依据。

3.4合格供应商名录管理

经过评估合格的供应商，纳入公司《合格供应商名录》。名录应定期更新，对不合格或长期不合作的供应商及时进行清理。原则上，同类物资或服务应保持一定数量的合格供应商，以形成有效竞争。

四、采购执行与合同管理

4.1采购文件准备

根据确定的采购方式，采购部门负责编制相应的采购文件，如招标文件、询价单、谈判文件等。采购文件应包含采购项目的全部实质性要求和条件，以及合同的主要条款。文件需经过法务部门或相关专业人员审核。

4.2组织采购活动

按照既定采购方式组织采购活动，包括发布采购信息、接收投标/报价文件、组织开标/评标/谈判等。整个过程应遵循公平、公正、透明的原则，相关记录需妥善保存。

4.3合同谈判与签订

根据采购结果，采购部门与选定的供应商进行合同谈判。合同内容应包括：标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同文本需经法务部门审核，确保合法合规。合同签订需按照公司授权审批流程执行，双方签字盖章后生效。

五、订单下达与履约跟踪

5.1采购订单生成

合同签订后，或对于无需签订长期合同的零星采购，采购部门根据审批通过的采购需求及合同约定，向供应商下达《采购订单》。订单应明确产品/服务信息、数量、价格、交付日期、交付地点、付款方式等。

5.2生产/备货跟踪

对于重要或周期较长的采购项目，采购部门应主动与供应商保持沟通，了解生产进度或备货情况，及时发现并协调解决可能影响交付的问题。

5.3物流与交付协调

关注供应商的发货安排，协调物流运输事宜，确保物品或服务按约定时间送达指定地点。如遇不可抗力或其他特殊情况导致交付延迟，应及时通知需求部门并协商解决方案。

六、货物接收与质量验收

6.1到货通知与核对

供应商发货后应及时通知采购部门及需求部门。物品到达后，需求部门或仓库管理人员应首先核对送货单与采购订单、合同是否一致，检查外包装是否完好。

6.2数量清点与外观检查

对到货物品进行数量