企业文档归档与信息管理标准化流程.docVIP

企业文档归档与信息管理标准化流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程适用于各类企业内部各类文档（含电子文档与纸质文档）的全生命周期管理，覆盖制度文件、项目资料、合同协议、会议纪要、人事档案、财务凭证、技术图纸等文档类型。典型应用场景包括：新制度/规范发布后的归档、重大项目结题资料整理、员工入职/离职档案移交、年度审计资料备查、跨部门协作文档共享、历史档案追溯查询等。通过标准化流程，保证文档管理规范、高效、安全，支撑企业运营决策与合规管理。

二、标准化操作流程

1.文档创建与分类

操作说明：

（1）文档创建时，需明确文档类型（如“制度类”“项目类”“合同类”）、密级（如“公开”“内部”“秘密”“机密”）及所属部门，依据《企业文档分类编码规则》（可另附）赋予唯一文档编号（格式：部门代码-年份-文档类型代码-流水号，例如“HR-2024-01-001”）。

（2）电子文档需在命名时包含文档编号、标题、版本号（如“V1.0”）、创建日期，避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊命名；纸质文档需在首页右上角标注文档编号及密级。

（3）部门文档管理员（可指定专人或由部门文秘兼任）负责本部门文档的分类初审，保证文档内容完整、格式规范（如字体、字号、页边距等符合企业模板要求）。

2.审核与审批

操作说明：

（1）根据文档类型与密级，确定审批层级（示例）：

公开类文档：部门负责人*审批；

内部类文档：部门负责人+分管领导审批；

秘密/机密类文档：部门负责人+分管领导+总经理*审批。

（2）审核重点包括：内容是否符合企业制度与法律法规、数据是否准确无误、格式是否规范、是否涉及敏感信息等。审核不通过的，需退回修改并重新提交审批。

（3）电子文档通过企业OA系统或协同审批平台流转审批，审批完成后自动审批记录；纸质文档需在审批页签署姓名、日期及审批意见，由部门文档管理员留存审批原件。

3.归档存储

操作说明：

（1）电子文档归档：审批完成后，由部门文档管理员将文档至企业指定的电子文档管理系统（EDMS），按“部门-年份-文档类型”建立文件夹层级结构，时需关联审批记录、文档编号及关键词标签（如“项目名称”“涉及部门”），保证系统可检索。

（2）纸质文档归档：审批完成后，部门文档管理员将文档整理装订（去除订书针等金属物，使用牛皮纸文件夹封装），在档案盒封面标注“部门名称”“文档类型”“归档日期”“文档编号范围”“盒号”，并填写《纸质文档归档清单》（详见模板1），一式两份（一份留存部门，一份交档案室）。

（3）存储要求：电子文档需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），存储介质需防病毒、防篡改；纸质文档存放于档案室专用铁柜，需防火、防潮、防虫、防鼠，秘密及以上密级文档需单独存放于带锁保密柜。

4.日常管理与检索

操作说明：

（1）电子文档管理：档案管理员（可设专职或由行政部兼任）负责维护电子文档管理系统，定期检查文档完整性，更新分类规则；员工通过系统权限（按部门、密级划分）申请查阅文档，查阅需记录“查阅人、查阅时间、查阅事由”，秘密及以上密级文档查阅需经部门负责人及分管领导审批。

（2）纸质文档管理：档案室建立《纸质档案总台账》，记录档案盒编号、存放位置、归档日期、保管期限；员工查阅纸质档案需填写《纸质文档查阅申请表》（详见模板2），经审批后在档案管理员监督下查阅，查阅后及时归位，不得涂改、抽取、撤换。

（3）检索方式：电子文档通过系统关键词（文档编号、标题、作者、日期等）检索；纸质文档通过《档案总台账》或《归档清单》检索，档案管理员协助定位档案盒位置。

5.定期清理与销毁

操作说明：

（1）档案管理员依据《企业文档保管期限表》（可另附），每年末对到期文档进行鉴定，区分“继续保管”“到期销毁”两类。

（2）“到期销毁”文档需填写《文档销毁审批表》（详见模板3），列明销毁文档清单、保管期限、销毁原因，经部门负责人、档案管理员、分管领导审批后，方可执行销毁。

（3）电子文档销毁：通过系统彻底删除（需覆盖存储介质，保证无法恢复），并销毁记录（包含销毁时间、操作人、文档编号）；纸质文档销毁：由2人以上监销，使用碎纸机销毁，监销人需在《文档销毁记录表》签字确认，记录保存不少于5年。

三、核心工具模板清单

模板1：纸质文档归档清单

档案盒编号

部门名称

文档类型

归档日期

文档编号

文档标题

页数

保管期限

备注

HR-2024-001

人力资源部

人事档案

2024-03-15

HR-2024-02-001

劳动合同

5

10年

含附件

HR-2024-001

人力资源部

人事档案

2024-03-15

HR-2024-02-002

离职证明

2

5年

模板2：纸质文档查阅申请表

申请人

部门

联系方式

查阅日期

查阅时间

市场部

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20