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采购成本控制与供应商管理检查清单

一、适用工作场景

本检查清单适用于企业采购管理全流程中的关键环节，具体包括但不限于以下场景：

新供应商准入评估：对首次合作或潜在供应商的资质、成本竞争力、服务能力进行全面审查，保证引入优质合作伙伴。

年度供应商绩效审计：对现有供应商的合作表现（如交货准时率、质量合格率、成本控制效果等）进行年度复盘，优化供应商结构。

采购成本专项优化：针对重点品类或高成本支出项目，梳理成本构成，识别降本空间，推动供应商降价或流程优化。

重大采购项目复盘：对金额较大、影响深远的采购项目（如设备采购、原材料战略采购）进行成本与供应商管理复盘，总结经验教训。

供应商合作关系维护：定期检查供应商合作中的问题（如沟通效率、响应速度），保证合作稳定性，防范供应链风险。

二、操作流程指引

（一）检查准备阶段

明确检查目标与范围

根据具体场景（如新供应商准入或年度审计），确定检查重点（如成本控制、资质合规、服务质量等）。

定义检查范围：涉及哪些供应商、采购品类、时间段（如近1年或近3个项目）。

组建检查小组

小组角色建议：采购经理（牵头）、财务专员（成本数据审核）、质量工程师（质量指标评估）、法务专员（合同合规性审查），必要时邀请业务部门代表参与。

明确分工：各成员根据专业领域负责对应模块检查，保证结果客观全面。

收集基础资料

供应商资料：营业执照、资质证书、合作合同、过往绩效评估报告、报价单、成本构成明细（如原材料价格、加工费）。

采购数据：历史采购订单、交货记录、质量检验报告、付款记录、成本分析表（如与市场均价对比数据）。

内部制度：采购管理制度、成本控制目标、供应商准入标准、绩效考核办法。

（二）实施检查阶段

资料审核

供应商资质合规性：核查营业执照、行业资质证书（如ISO认证）是否在有效期内，经营范围是否匹配采购需求。

合同与成本条款：检查合同中价格条款（是否含浮动机制、降本责任）、付款条件（账期合理性）、违约责任是否明确；对比供应商报价与市场均价（如通过第三方平台数据或行业调研），评估价格合理性。

绩效数据真实性：核对交货准时率（实际交货日期与订单约定日期对比）、质量合格率（退货/换货次数与总采购量对比）等数据是否与记录一致。

现场或访谈检查（如适用）

对新供应商或高风险供应商，可进行现场考察，重点关注生产规模、设备状况、库存管理、质量控制流程。

与供应商对接人*（如销售经理、生产负责人）访谈，知晓其成本控制措施（如原材料采购策略、生产效率优化方案）、服务响应机制（如紧急订单处理流程）。

数据验证与风险识别

通过交叉验证（如对比采购订单与入库单、发票）保证数据准确无误。

识别潜在风险：供应商财务状况恶化（如连续亏损）、单一供应商依赖度过高、成本异常波动（如某品类采购成本连续3个月上涨超10%）。

（三）问题评估与分级

分类汇总问题

将检查中发觉的问题分为“供应商管理类”（如资质过期、交货延迟）和“成本控制类”（如价格虚高、成本核算不清晰）。

判定问题等级

严重问题：可能导致重大损失（如供应商无资质合作、成本超标影响项目利润）；

一般问题：影响效率或成本可控性（如文档记录不全、响应速度略慢）；

改进建议：非违规但可优化项（如建议供应商提供更详细的成本breakdown）。

（四）报告输出与整改跟踪

编制检查报告

内容包括：检查概况、各维度评分（如供应商资质20分、成本控制30分，总分100分）、主要问题清单、风险等级、整改建议及责任方、完成时限。

示例：供应商A“质量合格率仅85%（标准≥95%）”，判定为一般问题，整改建议为“要求1个月内提交质量改进计划，后续3个月增加抽检频次”。

整改跟踪与闭环

向责任方（供应商或内部部门）发送整改通知，明确要求及时限。

定期（如每周/每月）跟踪整改进度，整改完成后复核结果，保证问题关闭。

对重复出现的问题（如某供应商多次交货延迟），升级为高风险供应商，启动淘汰或替换流程。

三、检查清单明细表

（一）供应商管理检查表

检查项目

检查标准

检查方法

检查结果（合格/不合格/不适用）

问题描述

整改建议

资质文件完整性

营业执照、行业资质证书（如ISO9001）在有效期内，覆盖采购品类范围

查阅供应商档案原件

要求过期证书在15日内更新，未覆盖资质的需补充

合同执行规范性

交货准时率≥95%，质量合格率≥98%，无重大违约记录（如未按合同交货导致停产）

核对近6个月交货/质检记录

对延迟交货的供应商扣减当月合作份额，要求提交改进方案

服务响应效率

投诉处理时效≤24小时，技术支持需求响应≤48小时

查看投诉记录、访谈对接人*

建立供应商服务响应分级机制，对超时响应的进行约谈

合作稳定性

合作年限≥2年（或新供应商通过3个月试用期），无法律纠纷

查看合同、法务审查记录

对有法律纠纷的供