行业采购申请审批流程模板成本控制型.docVIP

适用范围与业务场景

流程操作步骤详解

一、采购申请发起

操作主体：采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）

需求部门根据实际业务需求（如生产计划、办公设备老化、项目物料短缺等），填写《采购申请审批表》，明确以下内容：

采购物品名称、规格型号、数量、单位、预估单价及总价；

采购需求背景（如“因生产线设备故障，需紧急采购型号配件1件，保障生产连续性”）；

成本预估依据（如“参考近期3家供应商报价，均价元/件，或历史采购数据元/件”）；

成本优化初步建议（如“可考虑替代型号，成本降低约15%”）。

需求部门负责人（如生产部经理*）对申请的必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

二、采购初审（需求与成本合理性核查）

操作主体：采购部专员

核查采购需求的真实性：与需求部门沟通，确认物品是否为必需、数量是否合理（如“生产部申请100件原材料，但月均用量仅50件，需说明批量采购必要性”）。

审核成本预估的合理性：

要求需求部门提供至少3家供应商的书面报价单或市场询价记录；

对比历史采购价格、行业均价，判断预估单价是否存在虚高（如“预估单价元，高于历史采购价10%，需说明原因”）；

检查成本优化建议是否可行（如“替代型号是否符合质量标准，是否影响使用效果”）。

初审通过后，在《采购申请审批表》中填写初审意见，提交至财务部复核；若不通过，注明原因并退回需求部门调整。

三、采购复核（成本控制与预算符合性审查）

操作主体：财务部成本控制专员

审查采购预算匹配度：核对申请采购金额是否在部门年度/季度预算范围内，超预算部分需说明资金来源（如“动用预备金或申请预算调整”）。

评估成本控制方案：

分析比价记录中的供应商资质（如营业执照、行业认证）、价格构成（是否含运费、税费等隐性成本）；

判断是否存在更优采购方案（如“集中采购可享受折扣5%，或租赁比购买更划算”）。

复核通过后，签署复核意见；若发觉成本控制漏洞（如未询比价、预算超支无说明），要求采购部补充材料或退回重新申请。

四、采购审批（权限分级与最终确认）

操作主体：根据采购金额分级审批

小额采购（≤1万元）：采购部经理*审批，重点关注需求紧急性和成本合理性；

中额采购（1万-5万元）：分管副总*审批，需结合财务部复核意见，确认成本控制措施是否落地；

大额采购（＞5万元）：总经理*审批，重点评估采购对企业整体成本的影响及战略必要性。

审批通过后，审批人在《采购申请审批表》签字确认，流程进入采购执行环节。

五、采购执行与成本监控

操作主体：采购部专员、财务部

采购部根据审批结果选择供应商，签订采购合同（明确价格、质量标准、交付时间、付款方式等成本相关条款）；

执行过程中跟踪实际采购成本，若发觉价格波动（如原材料市场价格上涨超过5%），需及时反馈至财务部并启动成本调整审批；

物品验收时，需求部门、采购部、财务部共同核对数量、质量，确认无误后签署《验收单》，作为付款依据。

六、采购归档与成本分析

操作主体：采购部、财务部

采购部将《采购申请审批表》《报价单》《采购合同》《验收单》等资料整理归档，保存期限不少于3年；

财务部每季度汇总采购数据，分析实际成本与预估成本的差异（如“类物品实际成本超预估8%，主要因供应商临时加价”），形成《成本分析报告》，提出改进建议（如“拓展备用供应商、签订长期价格协议”）。

采购申请审批表模板

基本信息

申请单号

采购日期

年月日

申请部门

需求部门

申请人

联系方式

采购需求明细

物品名称

规格型号

数量

需求描述

（如“用于项目生产，需满足技术标准”）

成本预估依据

（如“供应商A报价元、供应商B报价元、历史采购价元”）

成本优化建议

（如“可选用替代型号，成本降低%，功能差异说明”）

审批流程

初审意见

需求部门负责人签字：日期：（审核需求必要性、数量合理性）

复核意见

财务部签字：日期：（审核预算匹配度、成本控制方案）

审批意见

采购部经理签字：日期：小额采购审批意见：分管副总签字：日期：中额采购审批意见：总经理签字：日期：大额采购审批意见：

执行与归档

实际采购金额

元

供应商名称

验收情况

需求部门签字：日期：（数量、质量确认）

成本差异分析

归档编号

采购部填写：日期：

执行要点与风险提示

成本与需求平衡：避免因过度追求成本降低而影响物品质量或使用效果，如“采购原材料时，需保证符合行业标准，严禁选用劣质低价品导致后续生产损耗增加”。

比价记录真实性：要求供应商提供正式报价单（加盖公章），严禁虚构供应商或虚报价格，财务部需定期抽查比价记录的真实性。

审批权限刚性执行：严禁越权审批，大额采购必须经总经理签字，避免因人情关系或紧急情况规避成本控制流程。

成本差异及时反馈：实际采购成本与预估成本差异超过±5%时，需重新启动审批流程，说明原因并调整预算，保证成本可控。