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会议纪要撰写规范与会议决议执行模板

一、适用场景与核心价值

本工具适用于企业内部各类工作会议（如战略决策会、项目推进会、跨部门协调会、问题复盘会等）的纪要撰写及后续决议执行管理。通过标准化流程与模板工具，可实现会议信息的准确沉淀、决议责任的明确划分、执行过程的可视化跟踪，避免“议而不决、决而不行”的问题，提升会议效率与组织执行力。

二、会议纪要撰写规范与操作步骤

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标与议题

提前与会议发起人（如总、经理）确认会议目的（如项目决策、问题解决、进度同步等），梳理核心议题清单（建议不超过5个，避免发散），并提前3天发送至参会人员。

示例：议题1=Q3营销方案评审；议题2=客户投诉处理流程优化；议题3=新项目资源协调。

收集并梳理背景资料

收集与议题相关的数据、报告、方案（如上次会议纪要、项目进度表、市场分析报告等），整理成简要摘要，随会议通知同步，帮助参会人员提前准备，减少现场讨论冗余。

确认会议基础信息

明确会议时间（精确到分钟，如“14:00-16:30”）、地点（线上会议需注明平台及会议号，如“腾讯会议，ID：56”）、参会人员（主会人、列会人、记录人，标注缺席人员及原因）。

（二）会中记录：保证关键信息无遗漏

结构化记录核心要素

按“基础信息+议题内容+决议事项”框架记录，重点捕捉“谁提出”“什么问题”“结论是什么”“谁负责”“何时完成”等关键信息，避免流水账式记录。

基础信息模板：

会议名称：[公司Q3营销方案评审会]

会议时间：[2023年X月X日14:00-16:30]

会议地点：[3楼会议室/腾讯会议ID:56]

参会人员：[总]、[经理]、[主管]、[专员]（共8人）

缺席人员：*[某]，[原因：客户出差]

主持人：*[总]

记录人：*[专员]

精准记录讨论与争议点

对各议题的讨论过程，需记录主流观点、分歧点及最终达成共识的逻辑（如“针对方案预算，*提出‘线上投放占比过高，需增加线下试点’，经讨论，同意将线上预算占比从70%调至60%，新增10%用于线下3个城市试点”）。

对未达成一致的事项，需标注“待议”及后续安排（如“客户投诉处理流程优化需法务部进一步审核，下次会议专题讨论”）。

实时确认决议事项

每个议题讨论结束后，复述决议内容（如“关于Q3营销方案，决议为：①总预算50万元，按线上60%、线下30%、备用金10%分配；负责协调设计部3月X日前完成物料设计；负责5月X日前完成试点城市落地”），避免理解偏差。

（三）会后整理：形成标准化纪要文档

梳理纪要结构与内容

按以下框架整理初稿，保证逻辑清晰、语言简练：

一、会议基本信息（含会前准备的3要素）

二、会议议题及讨论情况（按议题分点，每点包含“讨论内容+决议/待议事项”）

三、决议事项清单（汇总所有明确结论，突出责任人与时间节点）

四、附件清单（如会议PPT、方案文档等）

五、分发范围与抄送（明确需知会的部门/人员，如“抄送：财务部、人力资源部”）

语言规范与审核校对

使用中性、客观语言，避免主观评价（如“的方案获得一致认可”而非“的方案非常优秀”）；数据、日期、人名等关键信息需二次核对，保证准确无误。

纪要初稿完成后，于会后24小时内提交主持人（*总）审核，根据反馈修改后，于48小时内正式分发至相关人员。

三、会议决议执行跟踪与落地管理

（一）决议分解：将目标转化为可执行任务

拆解决议为具体任务

将每个决议事项拆解为可量化、可跟进的子任务，明确“任务名称、责任部门/人、计划完成时间、交付物”四要素。

示例：决议“Q3营销方案落地”拆解为：

任务名称

责任部门/人

计划完成时间

交付物

线上投放素材制作

市场部/*主管

3月15日

3套广告素材终稿

线下试点城市对接

销售部/*经理

3月20日

试点城市合作协议

预算审批提交

财务部/*专员

3月10日

预算审批单（盖章版）

明确任务优先级与协同关系

对跨部门任务，标注主责部门与协同部门（如“线下试点城市对接：主责销售部，协同市场部提供物料支持”），避免责任推诿；根据任务依赖关系确定优先级（如“预算审批完成前，素材制作可暂存草稿”）。

（二）执行跟踪：动态监控任务进展

建立决议执行跟踪表

使用标准化跟踪表（见“四、标准化模板工具”），实时更新任务状态（未开始/进行中/已完成/延期），记录实际完成时间与备注（如延期原因、需协调资源等）。

更新频率：常规任务每周更新1次，关键任务每3天更新1次，保证信息实时同步。

定期复盘与风险预警

每周召开决议执行短会（15-30分钟），由责任部门汇报进展，主持人协调解决卡点（如“市场部素材制作延期，因设计部人手不足，协调*临时支援”）；对逾期2天以上未完成的任务，启动预警机制，要求责任人提交《延期说明及赶工计划》。

（三）闭环管理