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企业借款凭证标准编写与管理规范

借款凭证是记录借款业务核心信息的法律性文件，其内容的完整性、准确性和规范性直接关系到后续管理的有效性。

（一）借款凭证的基本要素

一份标准的企业借款凭证，无论其载体是纸质还是电子形式，均应包含以下核心要素：

1.凭证名称：应明确标识为“借款凭证”或根据业务性质标注为“临时借款单”、“专项借款申请书”等。

2.凭证编号：采用企业统一规定的编码规则进行编制，确保唯一性，便于检索与追溯。编码规则可包含年份、部门代码、业务类型码及顺序号等。

3.填制日期：精确到年、月、日，反映借款业务发生的具体时间。

4.借款人信息：

*若为个人借款（如员工公务借款），需填写借款人姓名、所属部门、职务、联系方式及有效身份证件号码。

*若为单位借款（如企业间拆借、向金融机构借款），需填写借款单位全称、统一社会信用代码、法定代表人姓名、经办人姓名及联系方式、单位开户银行及账号。

5.出借人信息：

*通常为本企业全称。若涉及委托贷款或其他特殊情况，应明确实际出借主体。

6.借款金额：

*同时填写大小写金额，二者必须一致。小写金额前应加币种符号（如“￥”），大写金额应顶格书写，以防涂改。

7.借款事由/用途：清晰、具体地说明借款的原因和资金的预定用途，如“采购原材料”、“支付项目前期费用”、“员工差旅费备用金”等。

8.借款期限：明确借款的起始日期和预计归还日期。若为不定期借款，需注明还款条件或协商方式。

9.借款利率及计息方式（如适用）：

*若为有息借款，需明确年利率（或月利率）、计息起始日、结息方式（按月、按季、按年或利随本清）及利息支付方式。

*若为无息借款，亦应在此处注明“本借款为无息借款”。

10.还款方式：注明是一次性还款、分期还款，或是其他约定方式。分期还款需列明每期还款金额和日期。

11.资金支付方式：明确是现金、银行转账（需填写收款方户名、开户行、账号）、票据等。

12.担保方式（如适用）：若借款有抵押、质押或保证等担保措施，需简要列明担保物名称、担保人信息或另行附件说明。

13.审批意见及签字：

*完整的审批流程签字，包括借款人签字（或盖章）、部门负责人审核意见及签字、财务部门审核意见及签字、有权审批人批准意见及签字。根据企业内控权限设置，可增删审批环节。

14.财务处理信息：由财务部门在办理放款或记账时填写，如记账日期、会计凭证号等。

15.备注：用于填写上述要素未尽但需补充说明的事项。

（二）借款凭证的填制要求

1.真实完整：凭证所列各项内容必须真实、准确，不得虚构、隐瞒，要素填写应齐全无遗漏。

2.字迹清晰：手工填制时，应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹工整、清晰可辨，不得使用铅笔或易褪色的墨水。电子填制的，应确保打印清晰。

3.不得涂改：凭证填制如需更正，应采用规范的更正方法（如划线更正并加盖更正人印章），原则上不允许随意涂改，关键要素（如金额、日期、收款人）的更改需经原审批人同意并签字确认。

4.一联多份：根据业务需要，借款凭证可设计为一式多联，如存根联、借方联、贷方联、通知联等，各联次用途应明确，并在凭证上注明。

5.规范性引用：若借款依据合同或协议，应在凭证上注明合同/协议编号。

二、企业借款凭证管理规范

借款凭证的规范管理是确保其法律效力、防范操作风险、实现会计信息质量的重要保障。

（一）凭证的设计与印制

1.企业借款凭证的格式标准由财务部门牵头设计，会同法务、内控等部门审核，确保符合国家财经法规及企业内部管理制度要求。

2.重要的、常用的借款凭证应统一印制，指定专人负责保管和领用登记。电子借款凭证模板由财务部门统一维护和发布。

（二）凭证的领用与保管

1.各部门因业务需要领用空白纸质借款凭证时，应办理领用登记手续，记录领用部门、领用人、领用日期、凭证种类及起止编号。

2.空白借款凭证应视同现金进行管理，妥善保管，防止遗失、被盗或被非法使用。作废的纸质凭证，应加盖“作废”戳记，按规定手续保管或销毁，不得随意丢弃。

（三）凭证的填制与审核

1.借款人或经办人应根据实际借款业务，按照本规范第一部分的要求如实、完整填制借款凭证。

2.借款凭证填制完毕后，应按照企业内部授权审批流程逐级提交审核与审批。各级审批人员应对凭证内容的真实性、合规性、完整性及借款的必要性、可行性进行严格审核。

3.财务部门是借款凭证的最终审核关口，应对凭证的要素完整性、审批手续完备性、金额计算准确性及支付方式合规性进行复核。审核无误后方可办理后续放款手续。

（四）凭证的流转与使用

1.经审批通过的借款凭证是企业支付借款资金的直接依据。财务部门据此办理款项支付，并作为会计核算的原始凭证。