行政文件归档与资料保存标准化工具.docVIP

行政文件归档与资料保存标准化工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政文件归档与资料保存管理工作，主要解决文件散乱、查找困难、管理不规范等问题。典型应用场景包括：

年度文件系统整理：每年末对全年形成的行政文件（如通知、报告、会议纪要、合同等）进行集中归档；

部门日常文件管理：各部门在业务处理过程中形成的文件，按标准流程及时归档，避免积压；

项目资料专项归档：针对重大项目从立项到验收的全周期文件，进行分类整理与长期保存；

人员交接资料移交：员工离职或岗位变动时，其经手的行政文件需按标准完成交接归档；

审计/检查资料备查：配合内外部审计、检查时，快速调取所需的完整文件资料。

二、标准化操作流程详解

（一）文件收集与初步筛选

明确收集范围：根据《行政文件归档范围及保管期限表》（参考国家《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》），收集具有保存价值的行政文件，包括但不限于：

上级单位发来的需办理的文件（如通知、批复）；

本单位形成的正式文件（如请示、报告、会议纪要、规章制度）；

部门间往来的重要函件、协议；

具有凭证价值的材料（如合同、验收单、统计报表）。

剔除无效文件：对重复文件、草稿（除非有重要修改痕迹）、无保存价值的临时性通知（如活动预告）等进行清理，仅保留最终版本或正式版本。

（二）文件分类与价值鉴定

分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证逻辑清晰：

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年度”；跨年度文件（如项目周期跨年的）归入办结年度；

二级分类（机构）：按文件形成或承办部门划分，如“综合管理部”“财务部”“项目部”；

三级分类（问题）：按文件内容主题划分，如“综合类”（含通知、会议纪要）、“人事类”（含招聘、培训）、“业务类”（含合同、项目报告）。

价值鉴定：根据文件的重要性确定保管期限，分为：

永久：如单位发展规划、年度工作报告、重大合同协议、机构设立/撤销文件；

长期（10-30年）：如规章制度、财务凭证、项目验收文件、重要会议纪要；

短期（10年以下）：如一般性通知、工作总结、临时性活动方案。

（三）文件编码与编号规则

为每份归档文件赋予唯一编码，便于检索与管理，编码格式为：“部门代码-年度-分类代码-流水号”，示例：“ZHB-2024-01-001”（ZHB为综合管理部代码，2024为年度，01为综合类分类代码，001为流水号）。

部门代码：按单位内部部门简称设定（如综合管理部-ZHB、财务部-CWB、项目部-XMB）；

分类代码：按三级分类的主题设定（如综合类-01、人事类-02、业务类-03）；

流水号：同部门、同年度、同分类文件按形成时间顺序从001开始连续编号。

（四）文件整理与装订

排序与编页：同份文件按“-附件-审批流程”顺序排列，用铅笔在右上角编写页码（单编文件页码，附件连续编号）；

去除金属物：去除文件中的订书钉、回形针等金属物，避免氧化损坏纸张；

装订方式：采用“三孔一线”装订法（左侧三个装订孔，用棉线装订），或使用档案夹、文件夹固定，保证文件平整、不散页；

破损修复：对破损、字迹褪色的文件，采用复印或扫描后修复原件，复印件/扫描件与原件一并归档并标注“复印件/扫描件与原件一致”。

（五）登记与信息录入

填写《行政文件归档登记表》（见模板1），逐项录入文件信息，保证内容准确、无遗漏；

电子档案同步录入：将文件信息录入单位档案管理系统（如OA系统、档案管理软件），电子版文件（扫描件分辨率不低于300DPI，格式为PDF或JPG），实现纸质与电子档案双轨管理。

（六）存放与保管

存放位置：按“年度-部门-分类”顺序依次放入档案盒，档案盒正面标注“年度-部门-分类名称”（如“2024-综合管理部-综合类”），侧面标注起止文件编码；

存放环境：档案柜应放置在干燥、通风、避光的场所，温度控制在18-22℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防虫、防鼠、防盗设施；

标识清晰：档案柜外张贴年度-部门分类索引表，注明每个档案盒的存放位置（如“1号柜-1层-2024年综合管理部”）。

（七）借阅与归还管理

借阅审批：借阅人需填写《行政文件借阅申请表》（见模板2），经部门负责人经理审批（涉密文件需经单位分管领导主任审批）；

借阅登记：档案管理员*核对申请表后，按要求提供文件，借阅人签字确认，并明确归还期限（一般不超过5个工作日，涉密文件不超过3个工作日）；

归还检查：文件归还时，档案管理员*检查文件是否完整、有无涂改，确认无误后注销借阅记录，归还原档案盒。

（八）定期清理与销毁

到期鉴定：每年末对保管期限已满的文件进行鉴定，对仍有保存价值的（如需作为历史依据），重新划定保管期限；对确无保存价值的，编制《行政文件销毁清册》（见模板3）；

销毁审批：