办公设备使用管理：电话与机使用.pdfVIP

协和科技办公设备使用管理规定

为加强公司行政管理，促进办公设备管理制度化、规范化，特制定本规定。

一、办公设备是指在工作过程中所使用的设备，通常包括：、复

印机、传真机和计算机等。

二、使用及管理要求

1.使用要求

(1)使用（市内直线）应坚持“长话短说、降耗节支”的原则，

严格控制通话时间，做到：简明扼要，拨打声讯或私人。

(2)长途限主管级以上人员挂拨，员工需拨打长途时，须经部门经

理以上人员批准。

(3)合理控制通话时间。国内直拨一般超过8分钟，国际直拨一般

超过5分钟。

(4)使用前，应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。

2.管理要求

(1)的管理由（行政部）总筹负责。使用则由主管负责督

导与控制。

(2)的费严格按预算指标限额使用，若发生超支现象，超支费用

将划入次月预算之内。

(3)直线在

(4)严格遵守公司管理制度，在通话中涉及公司。若发生泄密

或违犯使用管理要求者，将按公司有关规定予以处理。

三、复印机使用及管理要求

1.复印范围

(1)上报的各类文件、工作及财务报表、年度工作计划、总结、

调研报告等。

(2)申报、申办各类、所需的资料、文件等。

(3)对部门、以及其他单位所下发的文件、信函。

(4)有重要保存价值的、资料。

(5)公司所使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等。

(6)与公司业务有关的资料文件等。

2.使用程序及要求

(1)一般文件、资料复印量超过50页，应由部门主管签字、报（行

政部）经理批准后复印。

(2)凡是带密级的文件、资料复印（如：各类合同、协议、财务和人事报表、

资料等），须由部门主管签署意见，报副总经理批准后方可复印。

(3)对第1条(1)、(2)、(3)、(4)、(6)款所规定的内容可用空张双面复印；

第1条(5)款规定的内容可利用再生纸张复印。

3.管理要求

(1)复印机由（行政部）统一管理，一般的保养由该处自己负责，

发生故障则由该处联系维修部门进行修复。

(2)严格遵守公司管理制度，在复印中制度和使用管理要求

者，将按公司有关规定予以处理。

四、传真机、E-mail使用及管理要求

1.传真机使用及管理要求

(1)凡接收方有E-mail地址码的所有文件或资料传递均不提倡使用传真，可

直接用E-mail。遇特殊情况（如或特急处理事情）需用传真联系的，须经部

门主管批准后方可使用。

(2)传真机由（行政部）负责管理，严格按说明书要求正确使用，定

期保养，发生故障时应及时（行政部）联系维修人员进行修复。

2.E-mail使用及管理要求

(1)E-mail收件为正式批件、合同、公函等应在空张上打印；若收件为

草稿或修改件等则用再生纸张打印。

(2)严格遵守公司制度，凡在传真、E-mail收发中违犯制度或使用

管理要求者，将按公司有关规定予以处理。

五、计算机使用及管理要求

1.计算机使用要求

(1)部门主管，计算机内装载或更改软件；随意改换计算

机配置及搬动计算机。

(2)当计算机处于工作状态时，摆动主机，以免造成磁盘和主机板损伤；

关闭计算机前，须先系统再关闭电视，以免造成硬盘损伤。

(3)为防止计算机