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办公室文书档案管理办法范本

一、总则

为规范本单位办公室文书档案的管理工作，确保文书档案的真实、完整、安全和有效利用，提高工作效率，为单位各项工作提供可靠的历史依据和信息支持，特制定本办法。

本办法所称文书档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有查考利用价值的，以文字、图表、声像等不同形式记录下来的历史材料。

文书档案管理工作是单位行政管理的重要组成部分，全体员工均有保护文书档案的义务，并应遵守本办法的各项规定。

二、文书的形成与办理

文书的草拟应遵循规范的格式和要求，内容力求准确、简明、精炼。涉及重要事项的文书，起草部门应进行充分调研和论证。

文书在流转过程中，应严格履行签收、登记手续。承办人员应及时处理，不得积压、延误。对于需要多级审批的文件，应按照既定流程逐级报批。

各类文书在办理完毕后，承办人员应负责将其整理齐全，包括正本、附件、处理意见、相关图表等，确保材料的完整性。

三、档案的收集与归档

文书档案的归档范围主要包括：单位对外发出的正式文件、重要函件；上级单位发来的需要贯彻执行或备案的文件；本单位内部形成的各类管理规定、工作计划、总结报告、会议纪要、调研材料、合同协议、统计报表等具有保存价值的材料。

归档的文件材料应符合以下要求：文件用纸规格统一，字迹清晰、耐久，手写材料应使用蓝黑或碳素墨水；复印件须注明原件保管处；破损文件应予以修复。

各部门应指定专人负责本部门文书材料的收集、整理和预归档工作。一般情况下，日常工作中形成的文书材料应在办理完毕后的规定期限内整理归档。对于年度性、阶段性工作，应在工作结束后及时归档。

档案管理人员对接收的归档材料应进行认真核对、检查，对不符合要求的应退回形成部门补充完善。交接双方应履行签字手续。

四、档案的保管与保护

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等基本条件。配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并保持库房整洁有序。

档案应按照分类方案进行系统排列和存放。不同保管期限的档案应分开存放，并易于识别。档案柜、档案盒应有明确的标识，包括类别、年度、保管期限等信息。

档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。

严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员离开库房时，应确保门窗锁好，切断不必要的电源。

五、档案的利用与借阅

单位内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经本部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导或主要领导批准。

外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位相关领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。

查阅档案时，应在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。

档案一般不得带出阅档室。确因工作需要借出档案的，须经单位主要领导批准，严格限定借阅期限，并由借阅人签字负责。档案借出期间，借阅人应妥善保管，确保档案安全，不得转借他人或携带至公共场所。

归还档案时，档案管理人员应仔细核对，确认档案材料完整无损后，方可办理归还手续。

六、档案的鉴定与销毁

对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对其进行价值鉴定。

经鉴定仍有继续保存价值的档案，应重新划定保管期限；确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。

销毁档案须填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、年度、数量、保管期限等，并报单位主要领导批准。销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。

七、责任与奖惩

各部门负责人是本部门文书档案管理工作的第一责任人，应加强对本部门文书档案工作的领导和监督。

档案管理人员应认真履行职责，严格遵守档案管理各项规章制度，确保档案的安全与完整。

对于在文书档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位应给予表彰或奖励。

对违反本办法规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

八、附则

本办法未尽事宜，参照国家有关档案管理的法律法规和行业标准执行。

各单位可根据本办法，结合自身实际情况，制定具体的实施细则。

本办法由单位办公室（或档案管理部门）负责解释。

本办法自发布之日起施行。以往有关文书档案管理的规定与本办法不一致的，以本办法为准。