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企业资产管理系统及流程手册

前言

本手册旨在规范企业资产的全生命周期管理，明确各环节操作流程与责任分工，保证资产安全、高效利用，降低管理成本。手册适用于企业各部门涉及资产采购、领用、转移、盘点、报废等工作的相关人员，请严格按流程执行。

一、资产入库管理

（一）典型应用场景

当企业新采购办公设备（如电脑、打印机）、生产设备、工具用具等资产时，需完成入库登记，纳入资产管理系统统一管理，保证资产信息准确可追溯。

（二）操作流程

提交入库申请

采购部门根据采购合同或订单，填写《资产入库申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、采购金额、供应商信息、预计到货日期等，提交至资产管理部门审核。

资产验收

资产管理部门组织使用部门、采购部门共同到货验收：

核对实物与采购清单是否一致（数量、规格型号等）；

检查资产外观、功能是否完好，配件（如电源线、说明书）是否齐全；

验收合格后，三方在《资产验收单》签字确认；验收不合格的，联系供应商退换货。

资产信息登记

资产管理部门根据验收合格的《资产验收单》，在资产管理系统中创建资产档案，录入以下信息：

资产编号（按规则自动，如“ZC-部门代码-年份-流水号”）；

资产名称、规格型号、品牌、序列号；

采购日期、原值、供应商、保修期限；

使用部门、责任人（默认为部门负责人，后续领用时可变更）；

资产状态（“在库”）。

贴标入库

资产管理部门打印资产标签（包含资产编号、名称），粘贴于资产显眼位置，随后将资产移交至指定仓库或使用部门，更新系统状态为“在用”或“待领用”。

（三）表单模板

《资产入库申请表》

申请部门

申请日期

采购订单号

资产名称

规格型号

单位

采购金额

供应商

预计到货日期

入库原因（可附采购合同页）

采购部门负责人签字：

日期：

资产管理部门审核意见：

签字：

日期：

《资产验收单》

资产编号

资产名称

规格型号

验收数量

序列号

供应商

采购日期

验收项目

结果（合格/不合格）

说明

外观检查

功能测试

配件完整性

验收结论：

□合格□不合格（不合格需注明处理意见）

采购部门签字：

使用部门签字：

资产管理部门签字：

日期：

日期：

日期：

（四）操作提示

资产编号需唯一，一旦不得随意修改；

验收环节必须三方在场，保证责任明确；

系统录入信息需与实物完全一致，尤其是序列号等唯一标识信息；

资产标签需粘贴牢固，避免脱落导致信息丢失。

二、资产领用管理

（一）典型应用场景

员工因新入职、岗位调动或工作需要，需领用办公设备（如笔记本、手机）、工具、家具等资产时，需通过领用流程申领，明确资产责任人。

（二）操作流程

提交领用申请

员工填写《资产领用申请表》，注明所需资产名称、规格型号、数量、领用原因、预计归还时间（如适用），经部门负责人审批后提交至资产管理部门。

审核与配发

资产管理部门审核申请的合理性（如是否符合部门配置标准、库存是否充足）；

审核通过后，从仓库或资产存放点调取资产，核对资产信息与申请表一致；

更新系统信息：将资产状态从“待领用”或“在库”变更为“在用”，使用部门变更为申领部门，责任人变更为申领员工。

签字领用

申领员工核对资产实物与系统信息无误后，在《资产领用登记表》签字确认，同时签署《资产保管责任书》（明确资产保管义务、损坏赔偿责任等）。

（三）表单模板

《资产领用申请表》

申领人

部门

岗位

申领日期

资产名称

规格型号

数量

领用原因

预计归还时间（如适用）

部门负责人审批意见：

签字：

日期：

资产管理部门审核意见：

签字：

日期：

《资产领用登记表》

资产编号

资产名称

规格型号

领用日期

预计归还日期

责任人

使用部门

领用人签字

监交人（部门负责人）

日期

资产状况（领用时）

□完好□有瑕疵（注明：_________）

（四）操作提示

领用资产需符合企业资产配置标准，超标准或非必需资产需提交专项说明；

员工离职时，需先完成资产归还手续，方可办理离职流程；

《资产保管责任书》一式两份，员工与资产管理部门各执一份。

三、资产转移管理

（一）典型应用场景

因部门调整、员工调动、资产共享等原因，资产需在不同部门或责任人之间转移时，需办理转移手续，保证资产信息实时更新。

（二）操作流程

提交转移申请

资产转出部门（或原责任人）填写《资产转移申请表》，注明资产编号、名称、转移原因、转入部门（或新责任人）、转移日期，经转出部门负责人和转入部门负责人审批后提交至资产管理部门。

资产交接与信息更新

资产管理部门核对资产信息与申请表一致，确认资产状态为“在用”；

转出部门与转入部门（或原责任人与新责任人）共同清点资产，确认实物完好，双方在《资产交接单》签字确认；

资产管理部门在系统中更新资产信息：使用部门变更为转入部门，责任人变更为新责任人，转移日期记录备案。

（三）表单模板

《