跨部门协作沟通会议记录及执行跟进表.docVIP

跨部门协作沟通会议记录及执行跟进表工具说明

一、适用工作情境

在跨部门协作项目中，常因信息传递不畅、责任边界模糊、执行进度不透明等问题导致效率低下。本工具适用于以下场景：

跨部门项目启动会、阶段推进会、问题解决会等需要同步信息、明确任务的会议；

涉及多部门资源协调、流程优化、目标对齐的协作场景；

需要跟踪决议落地情况、保证跨部门任务闭环的长期协作过程。

通过结构化记录会议内容并实时跟进执行，可减少沟通成本，提升协作效率，保证跨部门目标一致、责任到人。

二、操作流程指引

1.会前筹备：明确目标与准备材料

确定会议核心目标：根据协作需求明确本次会议需解决的关键问题（如项目里程碑确认、资源分配方案、卡点问题解决等），避免议题发散。

梳理参会人员：邀请与议题直接相关的部门负责人及执行人员，提前确认参会名单（如市场部-张、技术部-李、运营部-王*等），并同步会议议程。

准备背景材料：整理与议题相关的数据、文档（如项目计划书、问题清单、历史会议记录等），提前1-2天发送给参会人员，保证各方充分知晓背景。

2.会中记录：聚焦决议与责任划分

实时记录讨论要点：围绕会议议程，记录各部门的核心观点、分歧点及共识内容，重点标注关键数据（如时间节点、资源数量、量化目标等）。

明确决议事项与责任人：对达成一致的决议，逐项明确“具体任务”“负责人”“完成时限”“交付标准”四要素，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体日期，“优化流程”需明确输出物）。

记录待办事项与下一步计划：对未当场解决的问题，记录待办事项、后续跟进人及下次沟通时间，保证问题不悬置。

3.会后整理：核对与分发记录

记录核对与完善：会后2个工作日内，根据会议录音（需提前告知参会人员）及笔记，整理会议记录初稿，重点检查决议事项的责任人、时限、标准是否准确无误，发送给参会人员确认。

正式文件分发：确认无误后，形成最终版会议记录，抄送所有参会人员及相关领导，同步至共享文档平台（如企业钉钉群），保证信息可追溯。

4.执行跟进：动态跟踪与闭环管理

任务分解与认领：负责人收到记录后，若需进一步分解任务，需在1个工作日内明确子任务及执行人，并同步至跟进表。

进度跟踪机制：设置固定反馈节点（如每日站会、每周周报），负责人在跟进表中更新任务状态（“未开始”“进行中”“已完成”“延期”），并说明当前进展及风险点。

闭环反馈与复盘：任务完成后，负责人需提交交付物（如文档、报告、成果截图等），由发起部门验收；对延期任务，需说明原因及调整计划；对周期性协作，每月组织简短复盘，优化协作流程。

三、模板表格

跨部门协作沟通会议记录及执行跟进表

会议基本信息

会议名称

（例：项目Q3季度启动会）

会议时间

（例：2023年X月X日14:00-16:00）

会议地点/线上

（例：1号会议室/腾讯会议）

主持人

（例：项目管理部-赵*）

记录人

（例：行政部-钱*）

参会部门及人员

（例：市场部-张、技术部-李、运营部-王、财务部-孙等）

会议议程

1.项目目标及里程碑回顾；2.各部门资源需求对接；3.当前问题及解决方案讨论

讨论内容及决议

序号

议题

——

——————–

1

项目目标确认

2

跨部门协作流程

3

数据同步问题

执行跟进情况

任务编号（对应决议序号）

任务描述

1-1

提交技术部资源需求明细

2-1

制定需求提报新流程SOP

3-1

制定用户数据规范V1.0文档

备注与总结

1.本次会议共形成3项决议，涉及5个待办任务；2.技术部资源需求需财务部X月X日前反馈，否则影响项目整体进度；3.下次跟进会时间：X月X日14:00，地点：1号会议室。

四、使用注意事项

记录客观准确：会议记录需忠实反映讨论内容，避免主观臆断，决议事项需经参会人员确认，避免歧义。

责任到人、时限明确：每个任务必须指定唯一负责人，且完成时限需具体到“年/月/日”，避免“尽快”“适时”等模糊表述。

跟进动态化：执行跟进表需实时更新，建议每周固定时间（如周五17:00前）同步进度，对延期任务需24小时内说明原因及调整计划。

信息透明共享：会议记录及跟进表需通过共享平台向所有协作部门开放，保证信息同步，减少重复沟通。

闭环管理：任务完成后需由验收人确认交付物，未通过的任务需明确整改要求，直至完成，避免“半截子工程”。

定期复盘优化：对周期性协作，每月可结合跟进表数据复盘协作效率，优化流程（如减少不必要的会议、简化审批环节等）。