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公司内部沟通协作流程标准化工具手册

为规范公司内部沟通协作行为，减少信息传递误差，提升团队工作效率，特制定本手册。本手册涵盖日常沟通、项目协作、跨部门联动及紧急事务处理四大核心场景，通过标准化流程、模板工具及关键提示，为全体员工提供清晰、可操作的协作指引。手册适用于公司各部门、各层级员工，自发布之日起执行，后续将根据实际使用情况定期修订完善。

目录

一、日常沟通标准化流程

二、项目协作标准化流程

三、跨部门协作标准化流程

四、紧急事务处理标准化流程

五、附录（工具模板汇总）

一、日常沟通标准化流程

适用情境

适用于部门内部例会、工作汇报、日常问题对接等非项目型常规沟通场景，保证信息传递及时、准确，避免沟通盲区。

操作流程（以部门周例会为例）

会前准备

会议组织者（部门负责人或指定对接人）需提前1个工作日确定会议目标（如同步上周工作进展、明确本周重点任务等）、参会人员（部门全体成员，必要时邀请协作部门接口人*）、会议时长（建议控制在60分钟内）。

准备会议材料：包括上周工作完成情况表（模板见附录1）、本周工作计划表、需讨论议题清单（每个议题明确背景、目标及预期成果）。

会议通知

通过企业通讯工具（如钉钉/企业）发送会议通知，内容需包含：会议主题（如“XX部门第X周工作例会”）、时间（精确到分钟，如“周一9:00-10:00”）、地点（线下会议室/线上会议）、参会人员、会议议程及需提前阅读的材料。

会议召开

主持人开场（3分钟）：重申会议目标及议程，提醒会议纪律（如手机静音、聚焦议题）。

逐项讨论议程：

上周工作回顾：各成员简述任务完成情况（重点说明未完成项及原因，如“XX任务因客户需求延迟，预计周三完成”）；

本周工作计划：各成员明确任务内容、负责人、完成时限（如“完成产品原型设计，负责人*，周五17:00前提交”）；

议题讨论：针对需协作事项（如“市场部需支持活动素材”，由技术部确认需求细节及交付时间）。

主持人总结（5分钟）：提炼会议决议、待办事项（明确“做什么、谁负责、何时完成”），避免模糊表述（如“尽快处理”需替换为“周三12:00前反馈初步方案”）。

会后跟进

会议结束后2个工作小时内，主持人或指定人员整理会议纪要（模板见附录2），通过通讯工具发送至参会人员，并抄送部门负责人*。

待办事项负责人需在纪要要求时限内反馈进展，未按时完成的需提前说明原因，保证闭环管理。

关键提示

避免信息过载：单个会议议题建议不超过3个，非紧急事项不占用例会时间；

聚焦解决方案：讨论问题时优先提出可行方案，而非单纯反馈问题；

纪要需“一事一记”：每项决议明确责任主体、完成标准及时间节点，避免歧义。

二、项目协作标准化流程

适用情境

适用于公司内部项目全生命周期管理（如新产品开发、市场活动策划、系统升级等），保证项目目标清晰、分工明确、进度可控。

操作流程（以项目周例会为例）

会议发起

项目经理*每周五12:00前发起项目周例会，通知内容需包含：本周项目进展（已完成任务、未完成风险）、下周核心计划、需协调资源及议题。

进度同步

各模块负责人（如产品组、开发组、测试组*）依次汇报：

本周完成工作（需可量化，如“完成用户登录模块开发，覆盖5个测试用例”）；

未完成任务及原因（如“支付接口联调失败，因第三方接口文档更新延迟，已对接技术部*跟进”）；

风险预警（如“若下周一前接口问题未解决，将影响整体测试进度”）。

计划对齐

项目经理组织讨论下周任务优先级，明确各模块负责人、交付物及时限（如“产品组需周三前提交需求变更文档，开发组*同步启动功能开发”）。

跨模块协作事项需当场确认接口人（如“设计组需向开发组提供UI切图，格式要求为PNG，尺寸1920x1080”）。

风险与决策

针对汇报中的风险，组织现场讨论解决方案（如“接口问题由技术部牵头，协调第三方支持，项目经理每日同步进展”）；

需上级决策的事项（如“项目预算调整”“资源增补”）明确提交材料及时限（如“下周一前提交预算调整申请表，由部门负责人*审批”）。

纪要与归档

会议结束后24小时内，项目经理输出项目周报（模板见附录3），内容包括：本周总结、下周计划、风险清单、需支持事项，发送至项目组及各协作部门负责人；

项目关键文档（如需求文档、会议纪要、进度报告）需统一归档至公司共享平台（如“项目-XX项目-2024年”文件夹），便于追溯。

关键提示

进度可视化：建议使用甘特图或项目管理工具（如飞书项目、Teambition）实时更新任务状态，保证信息透明；

风险“早发觉、早处理”：每周例会需同步风险等级（高/中/低），高风险事项需制定应急预案；

避免“议而不决”：每个议题需明确结论及下一步行动，避免会议无输出。

三、跨部门协作标准化流程

适用情境

适用于跨部门资源协调、流程优化、联合任务推进等场景，